2015_GR_00609 - Budgethouderschap - Jaarlijkse rapportering. 2014 - Kennisneming

Volgens artikel 167 van het Gemeentedecreet rapporteert de secretaris minstens éénmaal per jaar aan het college over de uitvoering van het budgethouderschap. De met budgethouderschap belastte personeelsleden rapporteren minstens éénmaal per jaar aan de gemeentesecretaris over de uitvoering van hun budgethouderschap.

Artikel 168 van het Gemeentedecreet bepaalt dat het college eenmaal per jaar aan de gemeenteraad rapporteert over de uitvoering van het budgethouderschap.

In de zitting van 31 augustus 2007 (jaarnummer 11164) besliste het college om met ingang van 1 oktober 2007 de stadssecretaris aan te stellen als budgethouder voor de bestellingen gewone dienst onder 5.500,00 EUR (exclusief btw) en alle meerkosten op zulke bestellingen die 10% niet overschrijden, met de bedoeling dit budgethouderschap verder te delegeren aan de bedrijfsdirecteurs, de bestuurscoördinatoren van de districten en de directeurs van de onafhankelijke diensten.

In de zitting van 26 november 2010 (jaarnummer 14662) besliste het college om met ingang van 1 januari 2011 de stadssecretaris aan te stellen als budgethouder voor de bestellingen gewone dienst onder 67.000,00 EUR (exclusief btw) die betrekking hebben op de voorraadartikelen van het magazijn van de gemeenschappelijke aankoopcentrale en die vervat zijn in door het college goedgekeurd raamcontracten. Dit met de bedoeling dat de stadssecretaris dit budgethouderschap verder delegeert aan de bedrijfsdirecteur van de gemeenschappelijke aankoopcentrale.

Bestelbons 2014
De delegatie van het budgethouderschap houdt concreet in dat bestelbons voor bestellingen onder de 5.500,00 EUR voor het exploitatiebudget door de gedelegeerde budgethouders worden goedgekeurd. Voor alle andere bestellingen is een goedkeuring door het college als hoofdbudgethouder vereist.

Tabel 1 geeft het overzicht van de bestelbons onder de verantwoordelijkheid van bijhorende budgethouder die zijn goedgekeurd in kalenderjaar 2014.

Tabel 1:

In het bedrag waarvoor het college als budgethouder is opgetreden zitten ook de toelagen en de dotaties aan districten, politie en OCMW. In het totaalbedrag zijn leninglasten en de lonen niet mee opgenomen. Hiervoor is geen afzonderlijke goedkeuring door het college meer vereist na goedkeuring van het budget door de gemeenteraad.

De eindtotalen bevatten 136 bestelbons voor een bedrag van 13.841.475,00 EUR die betrekking hebben op enkele raambestellingen, waaronder elektriciteit, keuring personenliften en controle hoogspanningskabines. Omwille van hun specifieke aard zijn deze bons in bulk opgeladen op basis van gegevens van vorige jaren. Er is in 2014 geen goedkeuring van een individuele budgethouder geweest. Afhankelijk van het bedrag van elke bon afzonderlijk is deze ofwel toegevoegd aan het college als budgethouder hetzij aan een specifieke budgethouder. 

Van alle bestelbons, zijn er 145 bestelbons die een goedkeuring bevatten met betrekking tot volgende jaren. Dit vertegenwoordigt een bedrag van 18.199.658,00 EUR op het totaal.

Facturen 2014
De delegatie van budgethouderschap in het kader van facturen houdt enerzijds in dat wanneer een bestelbon is goedgekeurd door een gedelegeerd budgethouder, de bijhorende factuur door diezelfde budgethouder goedgekeurd wordt, voor zover deze facturen geen meerkosten van meer dan 10% met zich meebrengen. Anderzijds keurt een gedelegeerd budgethouder ook (deel)facturen goed onder de 5.500,00 EUR die voortvloeien uit een bestelbon die door het college als budgethouder is goedgekeurd.

Op basis van het collegebesluit van 8 oktober 2010 (jaarnummer 12307) verleent het college zijn goedkeuring als budgethouder van de facturen waarvoor 2- en 3-way matching optreedt.  De facturen die volgens dit principe zijn goedgekeurd, zitten vervat in de lijn van budgethouder college.

In het bedrag waarvoor het college als budgethouder is opgetreden zitten ook de toelagen en de dotaties aan districten, politie en OCMW. In het totaalbedrag zijn leninglasten en de lonen niet mee opgenomen. Hiervoor is geen afzonderlijke goedkeuring door het college meer vereist na goedkeuring van het budget door de gemeenteraad.

Tabel 2 geeft het overzicht van de facturen die in 2014 werden betaald onder de verantwoordelijkheid van de bijhorende budgethouder.

Tabel 2:

Volgens artikel 158 van het Gemeentedecreet is budgethouderschap de toegekende bevoegdheid tot beheer van een budget dat taakstellend is om bepaalde doelstellingen te realiseren. Budget omvat in dit kader meer dan geldelijke middelen. Het gaat onder andere over het gebruik van een gebouw, materieel, beroep kunnen doen op competent personeel en dergelijke.

Volgens het Gemeentedecreet artikel 159 § 1 is het (districts)college hoofdbudgethouder. Dit betekent dat het budgethouder is voor alle gevallen die niet specifiek aan een ander orgaan / personeelslid zijn toegewezen.

De budgethouder (Gemeentedecreet artikel 159 §2) is persoonlijk verantwoordelijk voor de uitvoering van het aan hem gedelegeerde budgethouderschap, dat de normale aansprakelijkheidsregeling volgt.