2016_RVBAGSO_00026 - AG Stedelijk Onderwijs - Financiën - Uitstel jaarrekening 2015 - Goedkeuring

De Vlaamse regering heeft op 23 november 2012 beslist dat de BBC-reglementering vanaf 1 januari 2014 wordt toegepast op de autonome gemeentebedrijven van publiek recht. Deze verplichting maakt het onder andere noodzakelijk te werken met een boekhoudpakket dat aan de wettelijke BBC verplichtingen kan voldoen. Met het boekhoudpakket waarmee het Autonoom Gemeentebedrijf Stedelijk Onderwijs Antwerpen (AG SO) toen werkte, kon het AG SO niet voldoen aan de wettelijke verplichtingen van de BBC reglementering. Het AG SO heeft uitstel gekregen van minister Bourgeois tot 1 januari 2015.

Op 21 maart 2014 nam het college (jaarnummer 3100) kennis van de resultaten van het onderzoek naar de implementatie van het Gemeenschappelijk Financieel Platform (GFP). Uit onderzoek bleek dat er geen onoverkomelijke functionele en technische breekpunten zijn, als de voor AG SO noodzakelijke ontwikkelingen en configuraties aan GFP (SAP en diverse randsystemen) kunnen gerealiseerd worden. Op 28 maart 2014 deed de raad van bestuur van het AG SO hetzelfde en besliste GFP te implementeren in het AG SO.

Op 15 december 2014 (jaarnummer 965) keurde de gemeenteraad de beheersovereenkomst tussen de stad en het AG SO goed. De raad van bestuur van het AG SO keurde op zijn beurt de beheersovereenkomst goed op 19 december 2014.

Het college keurde op 8 januari 2016 (jaarnummer 10593) de aanpak, werkwijze en planning goed met betrekking tot de stedelijke restmiddelen van autonome gemeentebedrijven en het transitiefonds.

Het AG SO had negen maanden (inclusief twee maanden zomervakantie) om samen met Digipolis de nodige ontwikkelingen en aanpassingen te doen aan GFP én deze te testen. In diezelfde periode moesten ook alle betrokken medewerkers worden geïnformeerd en opgeleid. Bovendien impliceerde de implementatie van GFP een uitgebreide aanpassing aan de organisatie van het proces financiën in alle entiteiten van het AG SO. Het voornaamste gevolg van deze procesaanpassing was een meer gecentraliseerde werking van de boekhoudkundige procesonderdelen. Dit veranderingstraject (nieuw boekhoudsysteem en nieuwe procesorganisatie) heeft een grote invloed op een uitgebreide groep medewerkers van het AG SO.

Ondanks de beperkte implementatietijd is het AG SO er, samen met Digipolis, toch in geslaagd tijdig te kunnen starten in GFP. Verschillende onderdelen van het boekhoudkundig proces zijn in de loop van het jaar geïmplementeerd. Bovendien zijn er nog verschillende optimalisaties en aanpassingen aan procedures, systemen en structuren doorgevoerd tijdens het boekjaar. Dit ganse traject heeft een grote impact gehad op de betrokken medewerkers. Bovendien heeft het er toe geleid dat pas in het laatste kwartaal van 2015 eerste controles konden uitgevoerd worden in de boekhouding. Begin 2016 is uit deze controles en uit de voorbereiding op de jaarafsluit gebleken dat de kwaliteit van de in de boekhouding opgenomen gegevens er voor zorgt dat er zeer veel correcties moeten uitgevoerd worden, alvorens kan overgegaan worden tot het afsluiten van het boekjaar. Na één jaar werken in GFP blijkt ook dat de impact van de specifieke AG SO structuur en werking op GFP groter is dan oorspronkelijk kon worden ingeschat. Daarom is deze impact onvoldoende ondervangen door de ontwikkelingen en aanpassingen aan GFP. Dit zorgt voor bijkomende vertraging in de voorbereidingen op de jaarafsluit.

In uitvoering van het Gemeentedecreet en van de beheersovereenkomst tussen de stad en het AG SO wordt de jaarrekening voorgelegd ter goedkeuring aan het college en de gemeenteraad uiterlijk op 30 juni die volgt op het boekjaar waarop de jaarrekening betrekking heeft. Om tijdig de jaarrekening op de raad van bestuur van het AG SO, het college en de gemeenteraad te agenderen, is voorzien dat de revisor medio maart 2016 de controlewerkzaamheden start. Omwille van bovenstaande argumentatie is het onmogelijk om tijdig kwaliteitsvolle data op te leveren aan de revisor. Bijgevolg is het onmogelijk om tijdig een kwaliteitsvolle jaarrekening op te maken. Daarom wordt voorgesteld om de agendering van de jaarrekening 2015 uit te stellen naar de raad van bestuur van september 2016 en de gemeenteraad van oktober 2016.

Het AG SO heeft hierover contact gehad met het Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB) van de Vlaamse overheid. Daaruit blijkt dat er verschillende entiteiten zijn die in het eerste jaar van de toepassing van de BBC regelgeving de deadline voor het indienen van de jaarrekening niet halen omwille van de eraan verbonden complexiteit. Er zijn geen expliciete sancties voorzien als de termijn waarbinnen de jaarrekening moet vastgesteld worden, niet gehaald wordt. De jaarrekening moet echter wel vastgesteld zijn voordat de aanpassing van het meerjarenplan en het budget 2017 wordt vastgesteld. Deze laatste moet ten laatste op de gemeenteraad van december 2016 worden goedgekeurd. De jaarrekening 2015 moet dus hiervoor vastgesteld worden.

Het AG SO zal door deze beslissing van uitstel van vastlegging van de jaarrekening niet tijdig aan het college kunnen voorleggen welke restmiddelen van 2015 er volgens de beslissing van het college van 8 januari 2016 dienen herbestemd te worden. Het AG SO zal een ontwerpbeslissing over de restmiddelen 2015 dan ook op een later tijdstip aan het college voorleggen. Conform de collegebeslissing van 8 januari 2016 zal dit gebeuren voorafgaandelijk aan de opmaak van de jaarrekening.

Besluit van de Vlaamse Regering van 25 juni 2010 betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn.

Besluit van de Vlaamse Regering van 23 november 2012 betreffende de toepassing van de beleids- en beheerscyclus op de autonome gemeentebedrijven van publiek recht.

Volgens artikel 243 bis, §2 van het Gemeentedecreet stelt de raad van bestuur van het autonoom gemeentebedrijf de jaarrekening vast in de loop van het eerste semester van het financiële boekjaar dat volgt op het financiële boekjaar waarop de rekening betrekking heeft. Volgens artikel 243 bis, §3 van het Gemeentedecreet keurt de gemeenteraad de jaarrekening goed. Als de gemeenteraad geen besluit verzonden heeft aan het autonoom gemeentebedrijf binnen een termijn van vijftig dagen die ingaat op de derde dag die volgt op de verzending van de jaarrekening aan de gemeenteraad, wordt hij geacht de jaarrekening goed te keuren.

Volgens artikel 11 §2 van de beheersovereenkomst legt het autonoom gemeentebedrijf  de jaarrekening voor aan de gemeenteraad uiterlijk op 30 juni die volgt op het boekjaar waarop de jaarrekening betrekking heeft.