2016_CBS_06860 - Sport. Sportevenementen 2016 - Wielrennen. Schaal Sels. Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

De vzw Antwerpen Sportstad voorziet een toelage van 40.000,00 EUR. Dit bedrag wordt betaald vanuit de werkingstoelage die de vzw Antwerpen Sportstad ontvangt van de stad Antwerpen. 

Op 18 december 2015 (jaarnummer 10489) keurde het college de kalender van de bovenlokale sportevenementen 2016 goed. De Schaal Sels is één van de sportevenementen vermeld in dit collegebesluit. Voor dit evenement werd een toelage van 40.000,00 EUR voorzien. Dit werd goedgekeurd door het college op 25 maart 2016 (jaarnummer 2486).

De Koninklijke Wielrijdersclub van Merksem, Monnikenhofstraat 6, 2040 Berendrecht vraagt goedkeuring om op zondag 28 augustus 2016 de wielerwedstrijd Schaal Sels te organiseren met start en aankomst op de Bredabaan in Merksem, ter hoogte van het Sint-Eduarduscollege. Tevens vraagt de organisatie logistieke ondersteuning van de stad Antwerpen.

De wielerwedstrijd is ondertussen aan haar 91^ste editie toe en staat op de internationale wielerkalender geklasseerd als een Men Elite 1.1 wedstrijd. Tijdens de wedstrijd zal op de Bredabaan ook een feestmarkt, de Stroboerenmarkt, plaatsvinden.

Net als in 2015 situeert heel de start- en aankomstzone zich op de Bredabaan ter hoogte van het Sint-Eduarduscollege en net als vorig jaar zal er opnieuw gebruik gemaakt worden van de trambedding als onderdeel van het parcours.

Na de start in Merksem zet het peloton koers richting haven om via het noorden van Antwerpen naar Nederland te rijden. Na terugkeer op Antwerps grondgebied en passages in Berendrecht, Zandvliet en Ekeren wordt koers gezet naar Merksem waar een aantal plaatselijke ronden worden gereden. Tijdens de wedstrijd is er ook nog een afwachtingswedstrijd voor nieuwelingen. Deze wedstrijd wordt gereden op het plaatselijk parcours.

Om de veiligheid tijdens de wedstrijd te garanderen zal op het tram- en bustraject van de Bredabaan geen openbaar vervoer rijden op zondag 28 augustus 2016. Vervoersmaatschappij De Lijn voorziet de nodige alternatieven voor de bus- en tramlijnen die hinder zullen ondervinden. Het tramverkeer wordt de dag voordien, op zaterdag 27 augustus 2016, al stilgelegd zodat de organisatie tijdig kan aanvangen met het leggen van rubberen invoegstroken in de tramsporen. Er is echter nog onduidelijkheid over het exacte uur van afsluiten. 

Naast de wielerwedstrijd zal er op zondag dus ook een feestmarkt georganiseerd worden op de Bredabaan, naast het afgesloten parcours van de wedstrijd. De organisatoren van de wielerwedstrijd Schaal Sels hebben hiervoor eveneens een aanvraag gedaan.

Tenslotte heeft de organisator van de Schaal Sels ook nog het idee om op zaterdag 27 augustus 2016 om 19.00 uur een loopwedstrijd te organiseren. Dit is echter nog niet concreet dus het is op dit ogenblik niet mogelijk om meer info te geven.

De afdeling mobiliteit en verkeer moet nog een finaal advies geven maar heeft dit evenement al bekeken en reeds een voorlopig advies geformuleerd. De organisatie werkt voor dit evenement sowieso een aangepast mobiliteitsplan uit. Van zodra het definitief advies er is, wordt de organisator hiervan op de hoogte gebracht.

De adviezen van het gemeentelijk havenbedrijf, de brandweer en de districten Ekeren en Berendrecht/Zandvliet/Lillo zijn in aanvraag en worden overgemaakt aan de organistor wanneer beschikbaar.

De aanvraag voor dit evenement werd ingediend voor 1 april 2016 zodat dit sportevenement niet onder het nieuwe opportuniteits- en bevoegdhedenkader evenementen valt.

In het kader van de Schaal Sels werd met de organisator een sportcharter afgesloten.

Om de wielerwedstrijden, feestmarkt en mogelijk ook de loopwedstrijd in optimale omstandigheden te laten plaatsvinden, vraagt de organisatie het volgende: 

• inzet van de lokale politie/openbare orde/evenementen voor:
  - afsluiten van de gevraagde straten en locaties noodzakelijk voor de organisatie van het evenement;
  - visuele aanwezigheid in de start- en aankomstzone;
  - begeleiding van de wielerwedstrijd op grondgebied Antwerpen;
  - toelating voor het plaatsen van nadarbarelen op het parcours;
  - mobiliteitsafspraken met De Lijn;
  - medewerking verlenen bij de uitwerking van een veiligheidsplan in samenwerking met de organisatie en de
    betrokken overheidsdiensten.
• inzet van de dienst stadsbeheer/logistiek/bijzondere opdrachten en feestmateriaal voor:
  - het gratis gebruik van het beschikbare feestmateriaal, nadarbarelen en vlaggen;
  - het gratis ter beschikking stellen van stroom- en watervoorziening.
• inzet van de dienst stadsbeheer/stadsreiniging/bijzonder interventieteam voor:
  - reiniging van de Bredabaan (start- en aankomstzone) voor en na het evenement;
  - gratis ter beschikking stellen van de nodige vuilniscontainers.
• de toelating voor het plaatsen van promostanden en publibogen op het plaatselijk parcours;
• het inrichten van de vip-zone aan het Sint-Eduarduscollege;
• de buurtbewoners rond het parcours te informeren aan de hand van een bewonersbrief;
• de bekendmaking van het evenement door inzet van de stedelijke communicatiekanalen;
• een trofee om aan de winnaar te overhandigen;
• de afvaardiging van de schepen voor publiek domein, sport, diamant, markten en foren en personeel voor de start om 11.00 uur en de prijsuitreiking omstreeks 16.30 uur.

De Schaal Sels is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke- en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide publieksopkomst en interessante communicatie- en mediawaarde.

De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en hospitality).

Het project kadert in het bestuursakkoord 2013-2018 en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid cultuur, sport, jeugd en onderwijs.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) gedurende de ganse periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden door de organisator.

De volgende aanvraagstukken worden ingediend, voor uiterlijk 30 september 2016, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Francis Wellesplein 1, 2018 Antwerpen:

• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, met andere woorden het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad dient over te schrijven;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• de financiële afrekening met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag.