Op 14 januari 2016 diende de Lions Club Antwerpen Haven vzw, De Winkelhaak te 2520 Emblem, vertegenwoordigd door Dirk Ghysen, een aanvraag in voor de organisatie van Jazzmaatjes Festival op 7 juni 2016 op het binnenplein en het terras van het Middelheim Kasteel te Antwerpen.
De organisatie is in handen van Lions Club Antwerpen Haven. Het is een netwerkevenement waarbij de opbrengsten dienen om de sociale projecten van Lions Club Antwerpen Haven verder te ondersteunen en uit te breiden. Door de vorige editie kon de club voor 450.000,00 EUR projecten van Antwerpse instellingen en organisaties steunen.
Lions Antwerpen Haven vzw vraagt om op dinsdag 7 juni 2016 voor het Jazz Maatjes Festival te mogen beschikken over de ruimte tussen het documentatiecentrum Lode Craeybeckx en de dienstwoning.
Ondernemen en stadsmarketing/Visit Antwerpen/Evenementen geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement. Het heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen. Het evenement heeft een behoorlijke uitstraling en zet Antwerpen op de kaart als bruisende stad.
Het evenement werd aangevraagd voor 01 april 2016 en valt niet onder het nieuwe opportuniteitskader.
Op 21 maart 2016 (jaarnummer 180) keurde de gemeenteraad het nieuw retributiereglement voor inname van openbaar domein voor evenementen en manifestaties goed.
Op 4 maart 2016 (jaarnummer 01659) keurde het college de nieuwe procedure voor evenementenaanvragen - opportuniteits- en bevoegdhedenkader evenementen goed.
Op 16 december 2013 (jaarnummer 760) keurde de gemeenteraad het gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen. Aangezien dit evenement werd aangevraagd voor 1 april 2016 geldt dit volgens artikel 7 van het voorgaande retributiereglement (gemeenteraadsbeslissing 19 november 2013, jaarnummer 00673) waarbij geen retributierecht aangerekend wordt.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Aflevering van een gedetailleerd draaiboek van evenement, inclusief opbouw en afbraak (1 maand op voorhand).
Inachtneming van timing opbouw en afbraak, maximum 1 dag voor en 1 dag na het evenement.
Aflevering van inplantingsplan (tenten, koelwagens, enz.) met respect voor de kunstwerken (afstand van min. 2 meter van de kunstwerken houden).
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18.606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten in staan voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:
Het college keurt de effectieve organisatie van het Jazzmaatjes Festival 2016, zoals hierboven beschreven, op 7 juni 2016 aan het Kasteel Middelheim goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.