Op 18 januari 2016 diende Jazz en Muziek vzw, Sint Jacobsnieuwstraat 50 te 9000 Gent een aanvraag in om Jazz Middelheim te organiseren in Park Den Brandt in Antwerpen van 12 tot en met 15 augustus 2016.
Gedurende 4 dagen kan de muziekliefhebber afzakken naar Park Den Brandt om de grote namen van de jazz wereld aan het werk te zien. Naast internationale bekendheden staan er verschillende Belgische artiesten op het programma. Het festival, waarop alle jazz stromingen aan bod komen, heeft een internationale reputatie verworven. Het richt zich niet alleen tot de echte jazzliefhebbers, maar profileert zich ook als een breed cultureel familiefeest met een gemoedelijke sfeer.
Gespreid over de 4 dagen hoopt Jazz Middelheim 16.000 festivalgangers te verwelkomen in Park Den Brandt. De opbouw gaat van start op 25 juli 2016, de afbraak wordt afgerond op 24 augustus 2016. In deze periode (uitgezonderd de festivaldagen) moet het park altijd toegankelijk blijven voor bezoekers. Omwille van veiligheidsredenen mag de organisator bezoekers wel tijdelijk tegenhouden of omleiden tijdens de opbouw en afbraak.
Jazz Middelheim voorziet een shuttledienst van de universiteitsparking naar het festival. De organisatoren vragen om maximum de helft van de publieke parking aan de Beukenlaan, naast de ingang van het Nachtegalenpark, voor te behouden voor opslagruimte van het festival, een afvalverzamelplaats voor het festival en de inrichting van een veilige stopplaats en keerpunt voor de shuttles. Ter hoogte van de ingang van het park Den Brandt worden in totaal 6 parkeerplaatsen voorbehouden voor mindervaliden en 2 parkeerplaatsen voor glasbollen.
Een vierdaags festival in een park is niet vanzelfsprekend en vraagt om de nodige maatregelen. De volledige inplanting en opbouw en afbraak van het festival gebeurt dus in nauw overleg met de groendienst van de stad Antwerpen. Zij geven gunstig advies met zeer specifieke voorwaarden. De organisatie ondertekent een afsprakennota en er wordt voor en na het evenement een plaatsbeschrijving opgemaakt.
Het evenement werd aangevraagd vóór 1 april 2016, het huidige opportuniteitskader is nog niet van toepassing.
Vanaf volgend jaar wordt dit evenement volgens het opportuniteits- en bevoegdhedenkader evenementen ingedeeld in categorie 3, naamversterkende evenementen, geselecteerd voor het evenementenfonds, met een gunstige begroting maar passend binnen de marketingstrategie van de stad.
De vorige edities werden gunstig geëvalueerd.
De dienst Ondernemen en Stadsmarketing/Visit Antwerpen/Evenementen geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement Jazz Middelheim.
Het evenement heeft een internationale uitstraling. Jazz Middelheim is één van de oudste jazzfestivals van het land en heeft een uitstekende reputatie in binnen- en buitenland. Het festival richt zich niet alleen tot de jazzliefhebber, maar weet met zijn gemoedelijke en ongedwongen sfeer ook de harten van families en jongeren te veroveren. Het heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen.
Op 16 december 2013 (jaarnummer 760) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
Op 21 maart 2016 (jaarnummer 180) keurde de gemeenteraad het retributiereglement voor inname van openbaar domein voor evenementen en manifestaties goed.
Op 4 maart 2016 (jaarnummer 01659) keurde het college de nieuwe procedure voor evenementenaanvragen - opportuniteits- en bevoegdhedenkader evenementen goed.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18.606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten in staan voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement.
Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:
Er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen;
Als er gebruik gemaakt wordt van feestcontainers dan gelden de volgende voorwaarden:
In de kostprijs van een feestcontainer zitten de verwerkingskosten van het aangeboden afval en de personeelskost voor het brengen en weghalen van de container. Elke aangevraagde container zien we als één eenheid en rekenen we zo aan.
De retributie per geleverde container bedraagt 7,00 euro voor 240 liter en 27,00 euro voor 1.100 liter inhoud.
Voor elke lediging tijdens het evenement, rekenen we een bijkomend bedrag van 7,00 euro of 27,00 euro aan per geledigde container.
U zorgt voor het beheer en de bewaking van de feestcontainers. Dat doet u voor de periode die in het aanvraagformulier staat. U levert de containers in goede staat terug aan de ophaaldienst van het bedrijf Stadsbeheer.
Bij verlies of onherstelbare beschadiging van een container betaalt u een nieuwe container.
Er mag geen afval in de containers gedumpt worden dat een risico inhoudt voor de gezondheid en veiligheid van het verwerkend personeel. Dit gaat over klein gevaarlijk afval, olie, gasflessen en glas.
Als u de container fout hebt gebruikt en dat brengt kosten mee voor de stad, dan rekenen we de kosten door in de eindfactuur.
De feestcontainers worden geleverd op een werkdag tijdens de week vóór de festiviteit.
Stadsdiensten en stedelijke vzw’s zijn vrijgesteld van retributie, alsook evenementen die ondersteund worden door de burgemeester en het schepencollege van de Stad Antwerpen.
VOOR HET FLYEREN - Het is verboden geschriften, drukwerken of pamfletten uit te delen die de netheid in het gedrang brengen. Iedere verdeler moet zelf of via een helper instaan voor het oprapen van de door het publiek in de omgeving weggeworpen exemplaren of voorwerpen.
Bij het niet naleven van deze voorafgaande afspraak zal de verdeler, de verantwoordelijke uitgever en organisator van de activiteit waarvoor reclame wordt gemaakt hoofdelijk aansprakelijk worden gesteld.
Er is een beperkte hulppost vereist. De aanwezigheid van verpleegkundige, ziekenwagen of MUG is hier niet nodig. U dient wel te voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in de bijlagen van Volksgezondheid.
Het terrein dient na afloop netjes te worden achtergelaten.
Voorwaarden om de kans op gehoorschade bij bezoekers te vermijden:
Het maximale geluidsniveau mag 95 dB(A) LAeq,15min niet overschrijden. Als het maximale
geluidsniveau, gemeten als 102 dB(A) LAmax,slow niet overschreden wordt, wordt geacht hieraan te
zijn voldaan;
Het geluidsniveau geldt ter hoogte van de meetplaats. De meetplaats bevindt zich tussen 1,5 en 3
meter boven de vloer. De meetplaats bevindt zich ter hoogte van de mengtafel voor zover de
mengtafel zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers bevindt. Indien de
mengtafel zich op een andere plaats bevindt situeert de meetplaats zich tussen het publiek en
centraal tussen de belangrijkste luidsprekers;
Op initiatief en op kosten van de exploitant wordt ofwel LAeq,15min, ofwel LAmax,slow continu
gemeten door middel van meetapparatuur die voldoet aan de vereisten, vermeld in artikel 2 van
bijlage 5.32.2.2bis van Vlarem titel II. Dit houdt in dat:
1° De meet- en registratieapparatuur voldoet aan de eisen gesteld voor klasse 2-meetinstrumenten in de
NBN-normen (NBN EN 60651 1996 of recenter).
2° De meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat die niet kan worden
gemanipuleerd door derden. Dit geldt ook voor de meetmicrofoon.
3° De meetmicrofoon van de meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat hij niet
afgeschermd wordt voor het geluid waaraan bezoekers worden blootgesteld.
4° De meet- en registratieapparatuur moet zo uitgerust zijn dat gedurende de volledige activiteit kan
gemeten worden.
Het geluidsniveau is tijdens de muziekactiviteit continu zichtbaar voor en wordt continu bewaakt
door de exploitant of door een door hem aangestelde persoon.
De meetplaats is toegankelijk voor de toezichthoudende overheid. De meet- en registratieapparatuur
kan te allen tijde gecontroleerd worden door de toezichthoudende overheid.
Let wel: de verplichting tot het meten van het geluidsniveau geldt niet als door de exploitant een
geluidsbegrenzer gebruikt wordt die zo is afgesteld dat de toegestane norm gerespecteerd wordt. De
geluidsbegrenzer moet voldoen aan de vereisten inzake meet- en registratieapparatuur zoals hiervoor
vermeld.
Voorwaarden om geluidshinder bij omwonenden te beperken:
Het maximaal geluidsniveau dat wordt waargenomen aan de rand van het festivalterrein mag niet hoger zijn dan 80 dB(A) en 90 dB(C);
de organisator/initiatiefnemer zorgt ervoor dat tijdens de muziekactiviteit steeds een verantwoordelijke, die in staat is het geproduceerde geluid te wijzigen op aanduiding van de toezichthoudende ambtenaren van handhaving en toezicht/milieu of politie, steeds telefonisch bereikbaar is. De gegevens betreffende deze verantwoordelijke, zoals naam en gsm-nummer, worden vooraf bezorgd aan de toezichthouders (melding.milieutoezicht@stad.antwerpen.be) en aan de lokale politie leefmilieu (leefmilieu@politie.antwerpen.be);
De organisator/initiatiefnemer dient zich strikt te houden aan de onderrichtingen van de toezichthouders zoals bepaald in artikel 16.3.1 van het decreet algemene bepalingen milieubeleid. In geval van overlast kunnen deze steeds strengere normen opleggen;
Het is raadzaam om bij voorbaat, door middel van een kort bericht in de brievenbussen, de omwonenden op de hoogte te stellen van de geplande activiteiten, met vermelding van datum, tijdsduur en eventuele hinder (bereikbaarheid van garages, geluidsoverlast) evenals de vermelding van de naam en het telefoonnummer van de verantwoordelijke inrichter(s).
Voorwaarden ter bescherming tegen brand- en paniekrisico's
De organisator dient de standaardvoorwaarden, die hij of zijn vertegenwoordiger Bram Loosveldt heeft aangeduid in de digitale evenementenaanvraag, alsook de hieronder bijgevoegde extra voorwaarden van de brandweer, strikt na te leven.
Het veiligheidsplan, inclusief grond- en inplantingsplan, moet ten laatste 10 dagen vóór de openingsdag van het evenement worden voorgelegd aan de brandweer ter evaluatie. Op eenvoudige vraag van de hulpdiensten zal de organisator hen meerdere exemplaren van het veiligheidsplan en/of het grond- en inplantingsplan bezorgen, teneinde hen toe te laten zich tijdig en degelijk voor te bereiden.
Extra voorwaarde bij standaardvoorwaarden nr. 1601: plaatsen van materialen of tijdelijke opstellingen op (of over) de openbare weg, openbaar domein of publiek toegankelijk terrein.
De 3 toegangswegen tot aan de bruggen over de gracht moeten minimaal 4 meter doorgang bieden voor de voertuigen van de hulpdiensten.
Afwijking op standaardvoorwaarden nr. 1624: grote tijdelijke inrichting (kraam, tent, container, wagen, kermisexploitatie, tribune, podium of gelijkaardig) met meer dan een gelijkvloers niveau of een totale oppervlakte groter dan 60 m² (meer dan 100 personen) of - voor een tribune - met meer dan 100 zit of staanplaatsen
Als de tenten te allen tijde en in alle (weers)omstandigheden over minimaal 50% van de volledige lengte van de wanden open en toegankelijk is, dan is voldaan aan de vereisten m.b.t. de uitgang van een grote tijdelijke inrichting.
Bijkomende voorwaarde op standaardvoorwaarden nr. 1624: grote tijdelijke inrichting (kraam, tent, container, wagen, kermisexploitatie, tribune, podium of gelijkaardig) met meer dan een gelijkvloers niveau of een totale oppervlakte groter dan 60 m² (meer dan 100 personen) of - voor een tribune - met meer dan 100 zit of staanplaatsen
De organisator zal de concerttent voorafgaand aan de start van het evenement laten keuren door een erkend en onafhankelijk keuringsorganisme. Een geldig keuringsattest moet ten allen tijde voorgelegd kunnen worden.
Afsprakennota in bijlage.
Het college keurt de effectieve organisatie van Jazz Middelheim, zoals hierboven beschreven, op 12, 13, 14 en 15 augustus 2016 in Park Den Brandt in Antwerpen goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| SB/L/BOF |
om logistieke ondersteuning te bieden volgens order B603337; |
| SB/SR/BIT |
om een grofvuilcontainer te plaatsen op de parking in de Beukenlaan ten behoeve van de afbraak van het evenement. De container wordt geplaatst op 16 augustus 2016 en opgehaald op 24 augustus 2016; |
| LP/OO/E |
om parkeervrij te maken: |