2016_CBS_06396 - Dienstreizen - Optimalisatie procedure meerdaagse dienstreizen - Goedkeuring

In de zitting van 22 maart 2004 (jaarnummer 495) keurde de gemeenteraad het reglement voor de receptie- en representatiekosten goed. 

Dienstnota D2007.153 van 8 augustus 2007 bepaalt dat buitenlandse dienstreizen ter goedkeuring op het college en ter kennisgeving op het managementteam geagendeerd dienen te worden. Nog volgens deze dienstnota is na afloop van de dienstreis een schriftelijk verslag vereist dat ter kennisgeving aan het managementteam wordt voorgelegd.

In het kader van het opleidingsprogramma 'Masterclass Business Process Management' in 2012 werkte de toenmalige kwaliteitscoördinator van Bestuurszaken een individuele case uit over buitenlandse dienstreizen door medewerkers. In de zitting van 4 september 2012 (jaarnummer 370) kreeg het managementteam een toelichting over deze studie en nam het kennis van de aanbevelingen.

In de zitting van 25 maart 2016 gaf het college de opdracht aan Bestuurszaken om in overleg met het kabinet van de burgemeester en de stadssecretaris een eigentijdse procedure uit te werken voor de dienstreizen.

De Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking (FOD BuZa) publiceert jaarlijks een ministerieel besluit dat de verblijfsvergoedingen vaststelt voor zijn ambtenaren die naar het buitenland gaan. De FOD BuZa baseert zich hiervoor op de bedragen die de Verenigde Naties toekent en die als internationale norm gelden. De FOD BuZa legt voor elk land enerzijds een maximale logementsvergoeding vast, en anderzijds een dagelijkse forfaitaire vergoeding voor kleine onkosten. Ook andere overheden (Federale overheid, Vlaamse overheid, Provincie Antwerpen) gebruiken de tarieflijst van FOD BuZa. In Nederland bestaat een gelijkaardig systeem met een tarieflijst die behalve bij de rijksoverheid ook wordt toegepast bij steden als Amsterdam en Rotterdam.

Dit besluit werd verdaagd in de collegezittingen van 8 juli 2016 en 12 juli 2016 (jaarnummer 6015).

De procedure voor meerdaagse dienstreizen door zowel mandatarissen als medewerkers is vatbaar voor verbetering. Dit wordt uitgebreid beargumenteerd in de nota die bijgevoegd is bij dit besluit.

De procedure voor medewerkers kan vereenvoudigd worden als volgt:

1. E-formulier: De medewerker vraagt een dienstreis aan via een e-formulier. Hij of zij vermeldt daarbij de randvoorwaarden voor het vervoer en verblijf (categorie hotel, begin- en einddatum, nabijheid hotel, vervoermiddel …). Het formulier wordt doorgestuurd naar de bedrijfsdirecteur, en na goedkeuring vervolgens naar Bestuurszaken.

2. Centralisatie: Bestuurszaken boekt de treinrit of vlucht en het hotel. Dit kan rechtstreeks online of via een raamcontract met enerzijds een alliantie van luchtvaartmaatschappijen en anderzijds een groep van hotels. Bij het zoeken van een hotelkamer zal de norm van FOD BuZa waar mogelijk als richtlijn gehanteerd worden. De centralisatie bij Bestuurszaken zorgt voor een efficiëntere inzet van het budget voor dienstreizen.

3. Transportmodi: Bij intercontinentale vluchten is klassediversifiëring mogelijk (business, premium economy, ...) wanneer extra's gerechtvaardigd zijn (zoals gebruik van de werklounge op de luchthaven, snel inschepen, ...) omwille van ofwel professionele redenen (bijvoorbeeld wanneer iemand werkt aan boord of onmiddellijk aan het werk moet na een nachtelijke vlucht) ofwel een fysieke conditie (zwangerschap, handicap, letsel of ziekte).

4. Goedkeuring: Bestuurszaken agendeert alle geplande dienstreizen van medewerkers wekelijks op het managementteam en college met een lijstbesluit en vermeldt daarbij de dagelijkse forfaitaire vergoeding voor kleine onkosten op basis van de norm van FOD BUZA.

5. Verzekering: Naast de reeds bestaande arbeidsongevallenverzekering sluit Bestuurszaken een specifieke reisverzekering af. Deze verzekering dekt zaken als bagageverlies, omboeken bij vertraging, annulering, ...

6. Telecomabonnement: Voor wie in het buitenland verblijft, wordt tijdelijk een telecomabonnement met internationale formule afgesloten. Hiermee kan optimaal digitaal gewerkt worden zonder dat de kosten voor telefonie en mobiel internetgebruik exuberant stijgen.

7. Reisadvies: Indien gewenst en steeds voor intercontinentale bestemmingen biedt Bestuurszaken het nodige reisadvies en ondersteuning voor het regelen van practica (bijvoorbeeld het aanvragen van een visum, een informatiefiche over de bestemming, protocollaire of culturele gebruiken ...). Ook extern reisadvies (verzekeraar of FOD BuZa) zal mee in overweging genomen worden.

8. Verslaggeving: Na afloop van de dienstreis maakt de deelnemer een schriftelijk verslag dat ter kennisgeving geagendeerd wordt op het managementteam en digitaal opgenomen wordt in de vakbibliotheek. Relevante inzichten na een dienstreis kunnen op vraag van het managementteam, college of op initiatief van de directeur worden gepresenteerd.

9. Evaluatie: Elk kwartaal licht Bestuurszaken samen met Inspectie Financiën en Interne Audit de afgelopen dienstreizen van medewerkers door. Deze doorlichting wordt gerapporteerd aan het managementteam.

De procedure voor collegeleden kan vereenvoudigd worden als volgt:

1. Melden: Het kabinet meldt de geplande dienstreis aan Bestuurszaken via een e-formulier en vermeldt daarbij de randvoorwaarden (categorie hotels, begin- en einddatum, nabijheid hotel, vervoersmiddel …), het programma en een motivatie.

2. Boeken: Bestuurszaken boekt de treinrit of vlucht en het hotel. Dit kan rechtstreeks online of via een raamcontract met enerzijds een alliantie van luchtvaartmaatschappijen en anderzijds een groep van hotels.

3. Transportmodi: Bij intercontinentale vluchten is klassediversifiëring mogelijk (business, premium economy, ...) wanneer extra's gerechtvaardigd zijn (zoals gebruik van de werklounge op de luchthaven, snel inschepen, ...) zijn omwille van ofwel professionele redenen (bijvoorbeeld wanneer iemand werkt aan boord of onmiddellijk aan het werk moet na een nachtelijke vlucht) ofwel een fysieke conditie (zwangerschap, handicap, letsel of ziekte).

4. Goedkeuring: Bestuurszaken agendeert de dienstreis op het college en vermeldt daarbij de dagelijkse forfaitaire vergoeding voor kleine onkosten op basis van de norm van FOD BUZA. Wie dit wenst, kan vragen om dit als voorschot te laten uitbetalen. 

5. Verzekering: Naast de reeds bestaande arbeidsongevallenverzekering sluit Bestuurszaken een specifieke reisverzekering af. Deze verzekering dekt zaken als bagageverlies, omboeken bij vertraging, annulering, ...

6. Telecomabonnement: Voor wie in het buitenland verblijft wordt tijdelijk een telecomabonnement met internationale formule afgesloten. Hiermee kan optimaal digitaal gewerkt worden zonder dat de kosten voor telefonie en mobiel internetgebruik exuberant stijgen.

7. Reisadvies: Indien gewenst en steeds voor intercontinentale bestemmingen biedt Bestuurszaken het nodige reisadvies en ondersteuning voor het regelen van practica (bijvoorbeeld het aanvragen van een visum, een informatiefiche over de bestemming, protocollaire of culturele gebruiken ...). Ook extern reisadvies (verzekeraar of FOD BuZa) zal mee in overweging genomen worden.

8. Onkosten: Na de dienstreis wordt een onkostennota (cfr het reglement op de receptie- en representatiekosten) ingediend ter verantwoording van de gemaakte onkosten. Indien de onkosten hoger uitvallen dan de dagelijkse forfaitaire vergoeding voor kleine onkosten op basis van de norm van FOD BUZA wordt dit ter goedkeuring aan het college voorgelegd. Het saldo van de goedgekeurde onkosten zal uitbetaald worden, of teruggestort worden.

9. Rapportering: Elk kwartaal agendeert Bestuurszaken op het college een overzicht van de dienstreizen van collegeleden, inclusief de gemaakte onkosten en bijhorende motivering voor afwijking ten opzichte van de norm van FOD BUZA.

• meer dan 200 besluiten minder per jaar;

• goedkopere verplaatsingen en overnachtingen;

• transparante en genivelleerde kosten voor de hele organisatie;

• personeelsoptimalisatie door centralisatie;

• conformering aan nationale en internationale normen;

• administratieve vereenvoudiging voor zowel de organisatie als de deelnemer;

• transparantie bij collegeleden;

• actief en optimaal gebruik van de bestaande regeling rond representatiekosten;

• de opportuniteit van elke dienstreis worden periodiek geëvalueerd door het management;

• de effectieve kosten van dienstreizen worden gerapporteerd.

Artikel 70 van het Gemeentedecreet bepaalt dat de burgemeester en schepenen buiten hun wedde geen aanvullende vergoedingen genieten ten laste van de gemeente. De Vlaamse Regering bepaalt de nadere regels voor terugbetalingen van specifieke kosten. 

Artikel 34 van het besluit van de Vlaamse Regering van 5 juni 2009 houdende de bezoldigingsregeling van de lokale en provinciale mandataris preciseert dat alleen kosten kunnen worden terugbetaald die verband houden met en noodzakelijk zijn voor de uitoefening van het mandaat. Artikel 35 vult aan dat deze kosten worden verantwoord met bewijsstukken, en het bestuur reis- en verblijfkosten enkel terugbetaalt als een onkostenstaat is voorgelegd.

Artikel 4 van het reglement op de receptie- en representatiekosten van de stad Antwerpen bepaalt dat enkel de burgemeester, de schepenen, de stadssecretaris, de stadsontvanger, de bedrijfsdirecteurs en de districtscoördinatoren de terugbetaling kunnen vragen van gemaakte en bewezen onkosten indien de normale bestelprocedure te lang is of bij onvoorziene omstandigheden.