2016_CBS_09661 - Organisatie en logistieke ondersteuning. - Sintintrede - zaterdag 12 november 2016 - binnenstad - Goedkeuring

Voor het voorzien van een hulppost werd offerte gevraagd bij Falck Benelux N.V./Ambumed vzw, het Rode Kruis en het Vlaamse Kruis. 
Het Rode Kruis diende de meest gunstige offerte in (1.533,61 EUR).

Voor het voorzien van doventolken wordt een beroep gedaan op vzw SignUp. Zij zijn een unieke leverancier (875,00 EUR).

Voor het plaatsen van lichtkranten werden offertes gevraagd aan de firma's group Janssens, Triledgy/Promobiel bvba en Trafiroad N.V.
De bestelling werd geplaatst bij de firma Triledgy/Promobiel bvba, zij bezorgde een offerte (1.007,93 EUR). 

De kindermutsen werden besteld bij Van Bavel bvba. Deze firma heeft een raamcontract met de stad Antwerpen voor het leveren van gadgets (5.324,00 EUR).

Voor het inhuren van hostessen werden er offertes gevraagd aan Fashion - Hostess bvba, Agence C, The Frontline Company en Monsterscore.
De firma Fashion - Hostess bvba deed de gunstigste offerte (879,86 EUR).  

Voor de bedeling van de bewonersbrieven heeft de stad Antwerpen een raamcontract met de firma Windistributie (72,12 EUR).

Artikel 57 § 3,4 van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

In zitting van 27 mei 2013 (jaarnummer 303) keurde de gemeenteraad de samenwerkingsovereenkomst met VRT goed om de Sinterklaasintredes te organiseren van 2013 tot en met 2018.
In zitting van 18 maart 2016 (jaarnummer 2317) nam het college kennis van de vastlegging van de datum van de Sintintrede 2016.

Dit jaar komt de Sint op zaterdag 12 november 2016 aan in Antwerpen. De effectieve aankomst is voorzien om 13.50 uur. 
De officiële ontvangst en begroeting door de burgemeester gebeurt op het ponton. Hierna wandelt de Sint over het Steenplein en wordt de gebruikelijke stoet gevormd.
Dit jaar worden in de stoet ook verschillende zegewagens van het maritiem erfgoed van de stad mee opgenomen. De productie zal op een ludieke wijze deze wagens integreren. Op deze manier kunnen de bezoekers en de kijkers kennismaken met een klein onderdeel van de Antwerpse folklore. De parade start naast het Steen en gaat over de Ernest Van Dijckkaai en Suikerrui naar de Grote Markt. 
Tot slot is er de speech op het balkon van het stadhuis.

Tijdens de intrede zal een promotieteam mutsen uitdelen aan de toeschouwers als gadget van de stad Antwerpen. 

Om de veiligheid van het publiek te waarborgen worden er extra trappen geplaatst over de waterkeringsmuur. Om het publiek zo goed mogelijk te informeren wordt de weg van het Steenplein naar de Grote Markt aangeduid door pijlen en infoborden. Deze route zal zowel op de website van VRT als van de stad Antwerpen vermeld worden.

Op de Grote Markt wordt een scherm geplaatst om iedereen de mogelijkheid te bieden de aankomst van de Sint goed te volgen.
Er staat eveneens een podium waar de kinderen vanaf 13.00 uur kunnen genieten van een optreden van de KetnetBand. De beelden op de Grote Markt zijn zonder geluid aangezien op dat moment de KetnetBand daar optreedt.
Er zullen ook 2 tolken Vlaamse gebarentaal aanwezig zijn op de Grote Markt die instaan voor een simultane vertaling van zowel de liedjes van de KetnetBand, als van de speech van de Sint.  

Programma:

De intrede van de Sint wordt op zaterdag 12 november 2016 live uitgezonden op één vanaf 13.35 uur. Er zijn herhalingsuitzendingen op zaterdag 12, zondag 13 en woensdag 16 november 2016, deze laatste uitzending wordt getolkt voor doven en slechthorenden.

Een volledig veiligheidsdossier wordt opgesteld door de firma To B-Seen in overleg met politie en brandweer. VRT biedt aan een aantal genodigden na afloop van de Sintintrede een receptie aan in het stadhuis.

De stad Antwerpen verleent haar medewerking door:

• inzet van personeel en middelen;
• het betalen van de vergoeding voor de inzet van de eerste hulppost, het huren van lichtkranten, het opstellen en verdelen van de bewonersbrieven en de tolken Vlaamse gebarentaal;
• het gratis ter beschikking stellen van een aantal omkleedruimtes voor de deelnemers aan de stoet in het Stedelijk Instituut voor Sierkunsten en Ambachten in de Cadixstraat en in het stadhuis.

Verkeersmaatregelen

Parkeerverbod:

• van donderdag 10 november 2016 tot en met zaterdag 12 november 2016 op het Steenplein;
• op donderdag 10 november 2016: 2 parkeerplaatsen op de Ernest Van Dijckkaai (ter hoogte van de te plaatsen trap);
• op zaterdag 12 november 2016 de volledige Scheldekaaien tussen Sint-Jansvliet en Sint-Pietersvliet.

 Algemeen rijverbod:

• van donderdag 10 november 2016 tot en met zaterdag 12 november 2016 op het Steenplein;
• zaterdag 12 november 2016, tussen 13.00 uur en 16.00 uur: de volledige Scheldekaaien tussen Sint-Jansvliet en Sint-Pietersvliet.

Op vraag van de lokale politie zal de ondergrondse parking 'Grote Markt' tijdens de intrede niet bereikbaar zijn, zowel voor het in- als het uitrijden op de Scheldekaaien.
Afhankelijk van de werfsituatie rond het stadhuis tijdens de Sintintrede, is het inrijden langs de Zilversmidstraat misschien nog mogelijk. De organisatie neemt contact op met de uitbater en de stadsdiensten zorgen voor biprints om de gebruikers van deze parking hierop attent te maken. De parking 'Noorderterras' zal wel bereikbaar blijven. De gebruikers van deze parking worden door de politiediensten beperkt toegelaten tijdens de Sintintrede.  

De voorbije jaren waren er tijdens de intrede bedrijven die in de onmiddellijke omgeving van de evenementensite reclame maakten zonder betalend partnership aan te gaan. Dit is vanzelfsprekend oneerlijke concurrentie ten opzichte van de bedrijven waarmee VRT wel een partnership heeft aangegaan.
Betalende partners zijn nodig om het evenement betaalbaar te houden. Daarom wordt toestemming gevraagd om binnen onderstaande perimeter op zaterdag 12 november 2016 tussen 13.00 uur en 15.30 uur geen ambulante standen of reclameacties op het openbaar domein toe te laten. 

De perimeter omvat volgende straten: Grote Markt, Kaasrui, Wisselstraat, Maalderijstraat, Suikerrui, Oude Koornmarkt, Hoogstraat, Ernest Van Dijckkaai, Steenplein.

Dit evenement wordt volgens het opportuniteits- en bevoegdhedenkader evenementen ingedeeld in categorie 2 (co-organisatie) en wordt vrijgesteld van alle kosten en retributies (inname openbaar domein, logistiek materiaal, nutsverbruik, opkuis, afvalcontainers, retributieparkeerverbodsborden en verwijderen straatmeubilair). 

Het evenement heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen. Het evenement heeft een grote uitstraling. Het is ondertussen een vaste waarde op de Antwerpse evenementenkalender geworden en bracht de voorbije jaren telkens meer dan 10.000 bezoekers (gezinnen met jonge kinderen) naar Antwerpen. Het was telkens weer een kwalitatief sterk, familie-gericht evenement. Door dit evenement en zijn rechtstreekse uitzending is onze stad ondertussen alom gelinkt aan de jaarlijkse intrede van de Sint. De uitzending heeft een breed bereik en brengt gedurende 2 uur het historisch hart van de stad Antwerpen op een heel mooie en gezinsvriendelijke manier op nationale televisie.

Op 21 maart 2016 (jaarnummer 180) keurde de gemeenteraad het nieuw retributiereglement voor inname van openbaar domein voor evenementen en manifestaties goed.

Op 4 maart 2016 (jaarnummer 1659) keurde het college de nieuwe procedure voor evenementenaanvragen - opportuniteits- en bevoegdhedenkader evenementen goed.

Op 16 december 2013 (jaarnummer 760) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen. 

Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.

In toepassing van artikel 26§1, 1° a) van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, zal deze opdracht gegund worden bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking omdat de goed te keuren uitgave niet hoger is dan het bij het artikel 105, 2° van Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 vastgelegd bedrag van 85.000,00 EUR (zonder belasting op de toegevoegde waarde).