In samenspraak tussen de financieel verantwoordelijken van bedrijfseenheid Stadsontwikkeling, de subsidiemedewerkers van bedrijfseenheid financiën, en de stedelijke Eurodesk werd een subsidiefiche opgemaakt (HOR2020_CIV_PORTIS) na ontvangst van de subsidie-overeenkomst. De ontvangsten en de uitgaven die met het project gepaard gaan, werden aan de hand van deze fiche bij budgetopmaak 2017 in het meerjarenbudget ingeschreven. De middelen voor aanwerving van personeel werden door personeelsmanagement ingeschreven op de personeelsbegroting.
Op 13 november 2015 bekrachtigde het college de deelname van de stad aan het Horizon 2020-project Civitas PORTIS (jaarnummer 9412). Het project dat door de stad Antwerpen gecoördineerd zal worden, werd vervolgens goedgekeurd voor subsidiëring door de Europese Commissie. Op 30 mei 2016 keurde de gemeenteraad (jaarnummer 344) de partnerschapsovereenkomst voor het project goed, waarin de wederzijdse rechten en plichten van de projectpartners en van de stad als coördinator worden opgesomd.
De volledige naam van het project met afgekorte naam Civitas PORTIS is PORT-cities: Integrating Sustainability. Bedoeling is om binnen het project met verschillende Europese havensteden samen te werken rond de bijzondere mobiliteitsproblematiek die kenmerkend is voor de activiteiten die zich in en rond de haven afspelen. Een mobiliteitsstructuur die zowel de groei van de haven als de ontwikkeling van een veilige, leefbare en energievriendelijke stad ondersteunt, is daarbij onontbeerlijk. Binnen het Civitas PORTIS-project zullen de deelnemende steden maatregelen op vlak van duurzame mobiliteit ontwikkelen, demonstreren en evalueren. Het project start op 1 september 2016 en zal vervolgens lopen tot 31 augustus 2020. De kick-off meeting zal plaatsvinden in Antwerpen van 6 tot 8 september 2016.
Het Antwerpse lokale partnerschap bestaat naast de stad uit het Havenbedrijf, Provincie Antwerpen, NMBS, De Lijn, Traject NV en BAM. Bovendien ondersteunt Transport & Mobility Leuven als consultant mee het consortium. Andere betrokken leading cities zijn Aberdeen (Verenigd Koninkrijk) en Triëste (Italië). Follower cities zijn Klaipeda (Litouwen), Constanta (Roemenië) en de internationale follower city Ningbo (China).
Het totale projectbudget bedraagt 17.687.400,00 euro. Het Antwerpse aandeel in het projectbudget bedraagt 2.523.370,00 euro. De financiering vanuit het Horizon 2020-programma voor publieke overheden bedraagt 100%. Er dient dus geen cofinanciering te worden voorzien. Het grootste deel van het budget betreft personeelskosten. Deze zullen aangewend worden om 0,5 VTE bestaand personeel (A1) te bekostigen en om vijf bijkomende VTE's aan te werven ter uitvoering van en gedurende de volledige looptijd van het project. De nieuwe aanwervingen omvatten:
De overige middelen zijn bedoeld om de kosten die gepaard gaan met de coördinatie van het projectconsortium te bekostigen, om internationale conferenties in het kader van het project te organiseren en bij te wonen, om reiskosten te vergoeden, voor de aankoop van testfietsen en dynamische signalisatiepanelen, om communicatie en disseminatie van de projectresultaten mogelijk te maken en om externe expertise aan te trekken (onder meer op vlak van innovatie).
De andere lokale projectpartners zetten daar gecombineerd nog een budget van 2.548.067,50 euro tegenover. In totaal wordt dus in het kader van het project een budget van 5.071.437,50 euro ingezet voor maatregelen die bijdragen aan de verduurzaming van de mobiliteit in en rond de Antwerpse stad en haven.
Ten laatste op 15 juni 2016 diende de stad in het digitale portaal de subsidieovereenkomst met de Europese Commissie te aanvaarden. Daarin staan de toelage en alle voorwaarden voor uitvoering van het gesubsidieerde project omschreven. Dit document, inclusief een vrije vertaling naar het Nederlands, gaat als bijlage bij dit besluit.
Het project wordt opgevolgd door bedrijfseenheid Stadsontwikkeling, dat zorgt voor de nodige personeelsinzet. De stedelijke Eurodesk (dienst strategisch coördinator) zorgt voor de nodige ondersteuning bij de goedkeuring van de subsidie en de opstart van het project.
De gemeenteraad keurt eenparig het volgende besluit goed.
De gemeenteraad bekrachtigt de deelname aan het Horizon2020 project Civitas PORTIS en neemt kennis van de administratieve stappen die daartoe werden gezet in het digitale portaal van de Europese Commissie.