2016_CBS_05430 - Sachsensymposium 2016 - Organisatie - Goedkeuring

De kosten voor stad Antwerpen voor de congresorganisatie bestaan uit zaalhuur, cateringkosten voor de ontvangst op het stadhuis, congrestassen, en de kosten voor een gegidst stadsbezoek. De stad stelt tevens materiaal ter beschikking voor de logistieke organisatie op de congreslocatie (tafels voor de informatiestand en tentoonstellingspanelen).

De congreslezingen vinden plaats in het FelixArchief. Volgens het retributiereglement zijn gebouweigen diensten vrijgesteld van zaalretributie. Aangezien het college op 28 maart 2014 (jaarnummer 3420) besliste het archeologisch atelier onder te brengen in het Felixarchief, kan het congres plaatsvinden als activiteit van een gebouweigen dienst, zonder dat er zaalretributie aangerekend wordt. Om alles in goede banen te leiden wordt een poolmedewerker van het Felixarchief voorzien na sluitingstijd, waarvoor personeelkosten worden aangerekend.

De receptie in het stadhuis wordt – voor wat de dranken betreft – aangeboden door de dienst Bestuurszaken/Protocol die hiervoor een collegebesluit opmaakt. De dienst Stadsontwikkeling/Onroerend Erfgoed zal de kosten opnemen om op de receptie ook hapjes aan te bieden.

De kosten voor begeleiding van het stadsbezoek door stadsgidsen zijn afhankelijk van het aantal deelnemers dat zich voor dit onderdeel zal inschrijven (1 gids per 25 personen).

De bevoegdheid voor het goedkeuren van de congresuitgaven valt onder het gedelegeerd budgethouderschap. In de begroting 2016 werden voldoende middelen voorzien om deze kosten te dragen.

De medewerkers van de dienst Stadsontwikkeling/Onroerend Erfgoed die aan het congres deelnemen zijn vrijgesteld van inschrijvingskosten.

Artikel 57 § 3,5° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het vaststellen van de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht van dagelijks bestuur.

De stad Antwerpen werd door het agentschap Onroerend Erfgoed van de Vlaamse overheid aangezocht om van 17 tot en met 21 september 2016 als gastheer en medeorganisator op te treden voor het 67ste Sachsensymposium, een toonaangevend internationaal forum voor de archeologie van de vroege geschiedenis van Noordwest-Europa.

Het Sachsensymposium is de jaarlijkse bijeenkomst van de ‘Arbeitsgemeinschaft zur Archäologie der Sachsen und ihrer Nachbarvölker in Nordwesteuropa', een vereniging van archeologen en historici uit verschillende Europese landen. Het biedt vorsers de gelegenheid op de hoogte te blijven van recente ontwikkelingen in het vakgebied door een actueel lezingenprogramma, een excursie en gelegenheid tot informele contacten.

Het thema van het congres dat als titel ‘Early medieval waterscapes. Risks and opportunities for (im)material cultural exchange’ meekreeg, is opgebouwd rond maritiem/fluviaal onderzoek en de invloed van water op de materiële en immateriële cultuur van de bevolkingsgroepen in de landen rond de Noordzee en de Oostzee in de vroege middeleeuwen. Dit thema sluit nauw aan bij de geschiedenis van de stad Antwerpen. Het voorlopig programma wordt in bijlage bij dit besluit gevoegd.

Naast de lezingen voorziet het programma een workshop met als thema ‘Micromorphological studies on early medieval black earth layers’ in het atelier van de stedelijke dienst archeologie en een excursie naar de provincie Zeeland (NL).

Het agentschap Onroerend Erfgoed staat in voor de inhoudelijke en de algemene administratieve organisatie van het congres. De stad Antwerpen zal instaan voor de logistieke ondersteuning in de vorm van de ter beschikkingstelling van de congresruimte, de inrichting van een informatiebalie en workshopruimte, het voorzien van een congrestas, een gegidst stadsbezoek. Op 20 september 2016 om 17.00 u zal aan de congresdeelnemers een ontvangst op het stadhuis worden aangeboden.

Het congres biedt de stad Antwerpen de kans om de stedelijke archeologische werking een bredere uitstraling en erkenning te geven in de vakwereld. De koppeling van dit congres aan Antwerpen zet de reputatie van Antwerpen als stad met aandacht voor een goed beheer van het archeologisch erfgoed kracht bij.