De vzw Antwerpen Sportstad voorziet de gevraagde toelage.
Op 18 december 2015 (jaarnummer 489) keurde het college de kalender van de bovenlokale sportevenementen
2016 goed, de juridische gronden inbegrepen. De Hercules Trophy is één van de sportevenementen vermeld in dit collegebesluit.
Hercules Trophy België bvba organiseert op zaterdag 21 mei 2016 de Hercules Trophy. De Hercules Trophy is een bedrijfssportenevenement met een slotfeest dat tussen 7.00 uur en 24.00 uur plaatsvindt in Park Spoor Noord, zowel in het park als in de hallen in het park (shelter, evenementenhal, sporthallen).
Een tweehondervijftigtal bedrijfsteams van vijf tot zeven deelnemers zullen het in twaalf sportproeven tegen mekaar opnemen in dit recreatieve tornooi waarin plezier en beweging centraal staan.
De organisatoren vragen om de volgende ondersteuning:
De aanvraag voor dit evenement werd ingediend voor 1 april 2016 waardoor dit sportevenement niet onder het nieuwe opportuniteits– en bevoegdhedenkader evenementen valt.
In het kader van de Hercules Trophy werd met de organisator een sportcharter afgesloten.
De Hercules Trophy is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide deelnemers- en publieksopkomst en een interessante communicatie- en mediawaarde.
De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en hospitality). Het project kadert binnen het bestuursakkoord 2013-2018 en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid Cultuur, Sport, Jeugd en Onderwijs.
De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:
De volgende aanvraagstukken worden ingediend, voor uiterlijk 30 juni 2016, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Francis Wellesplein 1, 2018 Antwerpen:
De wet betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983 en het reglement op de toelagen (gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006, jaarnummer 2730) zijn van toepassing.
Overeenkomstig artikel 57 §3, 1° van het Gemeentedecreet is het college bevoegd voor de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen.
Vermits er voor deze projecten een samenwerking is met de stad Antwerpen dient er:
Groepscharter van 26 september 2014 (jaarnummer 9727) en samenwerkingsovereenkomst tussen de stad Antwerpen en de vzw Antwerpen Sportstad van 15 december 2014 (jaarnummer 964).
Gebruiksreglement voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen van 16 december 2013 (jaarnummer 00760).
Retributiereglement betreffende de terbeschikkingstelling van logistiek materiaal, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad van 19 november 2013 (jaarnummer 683).
Collegebesluit over de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden van 18 december 2009 (jaarnummer 18606).
Standaardvoorwaarden stadsreiniging
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten in staan voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement.
Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:
• er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen;
• alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie (ook hetgene dat zich heeft verspreid naar omliggende straten en pleinen), onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd;
• alle eventuele schade wordt vergoed;
• bij het bewegwijzeren zorgen dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf,…).
Als er gebruik gemaakt wordt van feestcontainers dan gelden de volgende voorwaarden:
In de kostprijs van een feestcontainer zitten de verwerkingskosten van het aangeboden afval en de personeelskost voor het brengen en weghalen van de container. Elke aangevraagde container zien we als één eenheid en rekenen we zo aan.
De retributie per geleverde container bedraagt:
6,45 EUR voor 240 liter en 26,28 EUR voor 1.100 liter inhoud.
Voor elke lediging tijdens het evenement, rekenen we een bijkomend bedrag van 6,45 EUR of 26,28 EUR aan per geledigde container.
U zorgt voor het beheer en de bewaking van de feestcontainers. Dat doet u voor de periode die in het aanvraagformulier staat. U levert de containers in goede staat terug aan de ophaaldienst van de bedrijfseenheid stadsbeheer.
Bij verlies of onherstelbare beschadiging van een container betaalt u een nieuwe container.
Er mag geen afval in de containers gedumpt worden dat een risico inhoudt voor de gezondheid en veiligheid van het verwerkend personeel. Dit gaat over klein gevaarlijk afval, olie, gasflessen en glas.
Als u de container fout hebt gebruikt en dat brengt kosten mee voor de stad, dan rekenen we de kosten door in de eindfactuur.
De feestcontainers worden geleverd op een werkdag tijdens de week vóór de festiviteit.
Stadsdiensten en stedelijke vzw’s zijn vrijgesteld van retributie, alsook evenementen die ondersteund worden door de burgemeester en het schepencollege van de stad Antwerpen.
De organisator dient de standaardvoorwaarden te respecteren.
De aanvrager is verantwoordelijk voor de correctheid en de volledigheid van de aangeleverde informatie. Dit advies geldt daarom uitsluitend voor de opstellingen en activiteiten die door de organisator bij de toelatingsaanvraag voor dit evenement werd gevoegd.
De organisator dient de standaardvoorwaarden die bij de toelatingsaanvraag werd gevoegd, strikt na te leven.
(standaardvoorwaarden te raadplegen op https://www.antwerpen.be/nl/info/brandpreventie-evenementen )
Gunstig advies op basis van orderbevestigingen B506817, B506828, B506829, B506830, B506831, B506832.
Er is een beperkte hulppost vereist. De organisator dient wel te voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in de bijlagen van Volksgezondheid in evementenaanvraag 38517.
Het maximumgeluidsniveau (gemeten als LAmax,slow) mag niet hoger zijn dan 92dB(A). Het waargenomen geluid 1,5 meter voor de gevels van de dichtstbijgelegen woningen mag niet hoger zijn dan 80dB(A) en 90dB(C) (gemeten als LAmax,1sec).
De organisator krijgt gunstig advies onder de voorwaarden die vermeld staan in evenementenaanvraag 38517.
Het evenement kan doorgaan mits het naleven van onderstaande richtlijnen bij evenementen. Het advies is gunstig mits de inrichters van het evenement instaan voor het verwijderen van het zwerfvuil en sluikstort gedurende de hele periode van het evenement. ( van opbouw tot het definitief verlaten van het park na het beëindigen van het evenement )De inrichter staat ook in om de afvalstroom te beperken. Voertuigen van de inrichters zijn enkel toegelaten bij op en afbraak op de parkwegen waar voertuigen op toegelaten zijn. Tijdens het evenement zijn geen voertuigen gewenst in het park de inrichter ziet er op toe en treft hier de nodige maatregels voor. De inrichtende macht voorziet in een begeleiding om er op toe te zien dat de bezoekers van het evenement niet parkeren in het park. Schade aan elk element in het park voortkomend door het evenement wordt steeds verhaald op de inrichtende macht. Bij extreme weersomstandigheden mogen de grasvelden niet gebruikt worden om opstellingen van welke aard ook op te plaatsen. De kans op erge beschadiging van de grasmatten is te groot. Op geen elk ogenblik mogen er materialen van welke aard ook bevestigd worden in en aan de parkbomen. Ook de stockage van materialen onder de bomen is niet toegestaan. Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18.6) wordt voldaan. Daarin wordt ondermeer bepaald dat organisatoren zelf moeten instaan voor de (dagdagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijden en /of na de manifestatie van het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de onkosten van de reiniging bij de organisator verhaald. Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat: er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen, alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie ook hetgene dat zich verspreid heeft naar omliggende straten of pleinen onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd. Alle eventuele schade wordt vergoed.
De organisatoren dienen voor het huren van het platform rekening te houden met de concessie van de Cargo Zomerbar.
De parking aan de Kempenstraat is werfzone + er zijn werven in deze straat en aan de dokken. Organisator moet zich hierover goed inlichten!
Het college keurt de gevraagde ondersteuning goed voor de organisatie van de Hercules Trophy die plaatsvindt op zaterdag 21 mei 2016 in Park Spoor Noord indien men rekening houdt met de adviezen en de voorwaarden opgenomen in dit besluit en de afsprakenmails van de sportdienst.
Het college verleent de organisatoren, Hercules Trophy België bvba, de gevraagde toelatingen, indien men rekening houdt met:
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
|
OS |
Bekendmaking van het evenement via de beschikbare stedelijke communicatiekanalen; |
|
SB/BOF/EVM |
gratis ter beschikking stellen en plaatsen van het gevraagde feestmateriaal; |
|
LP/OO/EV |
|
|
SB/SR/BIT |
gratis leveren, ledigen en reinigen van de nodige vuilniscontainers. |