2016_CBS_06043 - Sport. Sportevenementen 2016 - Evenement Antwerpse Havenpijl (wielrennen). Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

De vzw Antwerpen Sportstad voorziet een toelage van 15.000,00 EUR voor de organisator. Dit bedrag wordt betaald vanuit de werkingstoelage die de vzw Antwerpen Sportstad ontvangt van de stad Antwerpen (budgetplaats 5116535000, budgetpositie 649434, bedrag toelage 15.000,00 EUR en functiegebied: 1SBR070102A00000; 1SBR060303A00000).

Op 18 december 2015 (jaarnummer 489) keurde het college de kalender van de bovenlokale sportevenementen 2016 goed, de juridische gronden inbegrepen. De Antwerpse Havenpijl is één van de sportevenementen vermeld in dit collegebesluit. De opvolging van dit evenement zal door de vzw Antwerpen Sportstad gebeuren en niet door het district Merksem zoals vermeld staat in deze kalender.

De vzw Het Klein Verzet, Stanislas Meeuslei 57, 2900 Schoten vraagt aan het college de toelating om op zondag 7 augustus 2016 de wielerwedstrijd Antwerpse Havenpijl te organiseren met start en aankomst op de Nieuwdreef in Merksem, ter hoogte van cc Merskem. Tevens vraagt de organisatie logistieke ondersteuning van de stad Antwerpen en de toelating tot afpijling van het parcours. 

De Antwerpse Havenpijl is een wielerwedstrijd categorie Men Elite 1.2 op de internationale wielerkalender UCI (Europe Tour). De wedstrijd staat open voor volgende ploegen: continentale profploegen UCI (van het organiserende land + 2 buitenlandse continentale profploegen), continentale UCI ploegen, nationale ploegen, regionale clubs en ploegen. In 2016 zal, gezien het succes van voorgaande jaren, de Antwerpse Havenpijl wederom kaderen in de (Belgische) Topcompetitie. Hierdoor dienen de 19 beste Belgische teams (inclusief de Belgische continentale teams) verplicht aan de start te verschijnen. Dit wordt de 26e editie van de Antwerpse Havenpijl. 

Het parcours (totaal 178,1 km) bestaat uit twee grote omlopen met start in Merksem en loopt langs Ekeren om dan via Hoevenen en Stabroek terug op Antwerps grondgebied te komen met passages in Berendrecht, Zandvliet, Ekeren en Merksem. Hierna volgen er nog vijf plaatselijke rondes door Merksem en Ekeren. 

Grote omloop: Nieuwdreef (start) - Ryenlanddreef - Lambrechtshoekenlaan - Victor Govaerslaan - Burgemeester J. Masurebrug - Havanastraat - Noorderlaan - Ekersesteenweg - De Beukelaerlaan - Markt - Groot Hagelkruis - Sprangweelstraat - Schoonbroek - Bilderdijkstraat - Kloosterstraat - Leugenberg - via Hoevenen en Stabroek - Monnikenhofstraat - Krommeweg - Steenovenstraat - Antwerpsebaan - Zandweg - Zandvlietsesteenweg - Zoutestraat - Sint Jan Baptiststraat - Schouwvegersstraat - Antwerpsebaan - Blauwhoefweg - Nooderlaan - Ekersesteenweg - De Beukelaerlaan - Veltwijcklaan - Kruidenlaan - Prinshoeveweg - De Oude Landen - Laar - Laaglandlaan - Korte Bremstraat - Lange Bremstraat - De Lunden - Ringlaan - Maantjessteenweg - Frans Adriaenssensstraat - Akkerbouwstraat - Laaglandlaan - Kroonplein - Catershoflaan - Meereigen - Bredabaan - Nieuwdreef. 

Het plaatselijke parcours (15 km) ziet er als volgt uit: Nieuwdreef - Ryenlanddreef - Lambrechtshoekenlaan - Victor Govaerslaan - Burgemeester J. Masurebrug - Noorderlaan - Ekersesteenweg - De Beukelaerlaan - Veltwijcklaan - Kruidenlaan - Prinshoeveweg - De Oude Landen - Laar - Laaglandlaan - Korte Bremstraat - Lange Bremstraat - De Lunden - Ringlaan - Maantjessteenweg - Frans Adriaenssensstraat - Akkerbouwstraat - Laaglandlaan - Kroonplein - Catershoflaan - Meereigen - Bredabaan - Nieuwdreef.  

De opbouw start op zondag 7 augustus 2016 om 6.00 uur en de afbraak start meteen na afloop van het evenement. 

Naast de goedkeuring van bovenstaand programma en het gebruik van de Antwerpse straten vraagt de organisatie tevens het volgende: 

• inzet van de dienst Lokale Politie/Openbare Orde/Evenementen voor:

- afsluiten van de gevraagde straten en locaties noodzakelijk voor de organisatie van het evenement;
- visuele aanwezigheid in de start- en aankomstzone;
- begeleiding van de wielerwedstrijd op grondgebied Antwerpen;
- bemanning van de kruispunten (politiepersoneel als seingevers) in samenwerking met de organisatie;
- toelating voor het plaatsen van nadarbarelen op het parcours;
- mobiliteitsafspraken met De Lijn;
- medewerking verlenen bij de uitwerking van een veiligheidsplan in samenwerking met de organisatie en de betrokken overheidsdiensten.

• inzet van de dienst Stadsbeheer/Logistiek/Bijzondere Opdrachten en Feestmateriaal voor:

- het gratis gebruik van het beschikbare feestmateriaal, nadarbarelen en vlaggen (inclusief plaatsen en afbreken);
- het gratis ter beschikking stellen van stroom- en watervoorziening.

• inzet van de dienst Stadsbeheer/Stadsreiniging/Bijzonder Interventieteam voor:

- reiniging van de Nieuwdreef (start- en aankomstzone) voor en na het evenement;
- gratis leveren, ledigen en reinigen van de nodige vuilniscontainers.

• de toelating voor het plaatsen van promostanden en publibogen op het plaatselijk parcours;
• het gebruik van de kleedkamers van de sporthal Rode Loop;
• de buurtbewoners rond het parcours te informeren aan de hand van een bewonersbrief;
• de bekendmaking van het evenement door inzet van de stedelijke communicatiekanalen;
• een trofee om aan de winnaar te overhandigen;
• de afvaardiging van de schepen van sport voor de start om 13.00 uur en de prijsuitreiking omstreeks 16.30 uur.

De aanvraag voor dit evenement werd ingediend voor 1 april 2016 en vindt plaats in 2016 zodat dit niet onder
het nieuwe opportuniteits- en bevoegdhedenkader evenementen valt.

De Antwerpse Havenpijl is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide deelnemers- en publieksopkomst en een interessante communicatie– en mediawaarde.

De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en hospitality).

Het project kadert in het bestuursakkoord 2013-2018 en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid Cultuur, Sport, Jeugd en Onderwijs.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) en tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden door de organisator.

De volgende aanvraagstukken worden ingediend, voor uiterlijk 7 september, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Francis Wellesplein 1, 2018 Antwerpen:

• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, met andere woorden het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad dient over te schrijven;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• maximum één maand na het evenement, de financiële afrekening met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag.

De wet betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983 en het reglement op de toelagen (gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006, jaarnummer 2730) zijn van toepassing.

Overeenkomstig artikel 57 §3, 1° van het Gemeentedecreet is het college bevoegd voor de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen.

Vermits er een samenwerking is met de stad Antwerpen dient er:

• volgens artikel 5 van het retributiereglement voor opdrachten inzake brandpreventie (gemeenteraadszitting van 19 november 2013, jaarnummer 677) geen retributie inzake brandpreventie betaald te worden;
• volgens artikel 7 van het “Retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties” (gemeenteraadsbeslissing van 19 november 2013, jaarnummer 673) geen retributierecht aangerekend te worden.

Gebruiksreglement voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen van 16 december 2013 (jaarnummer 760).

Retributiereglement betreffende de terbeschikkingstelling, laattijdige of niet correcte teruggave, verlies of beschadiging van logistiek materiaal, activatie en gebruik elektriciteit in beheer van de stad Antwerpen van 19 november 2013 (jaarnummer 683) 

Collegebesluit over de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden van 18 december 2009 (jaarnummer 18606).

Bij beslissing van 22 mei 2006 (jaarnummer 1149) keurde de gemeenteraad de tekst goed van het charter sportevenementen, dat bij de organisatie van elk evenement zowel door de stad Antwerpen als door de organisatie moet ondertekend worden. De goedkeuring en ondertekening van het charter sportevenementen wordt dan opgenomen in het collegebesluit van het evenement.