2016_CBS_06039 - Onderwijsbeleid - Terbeschikkingstelling van Meld Je Aan Applicatie basisonderwijs aan stad Leuven. Collegiale brief - Goedkeuring

De ontvangsten op de doelstelling 1SLW020102 stijgen met € 2.000,00 in 2017.  Ze zullen verwerkt worden bij de budgetopmaak 2017.

De stad Antwerpen ondersteunt sinds 2008 het Lokaal Overleg Platform (LOP) Basisonderwijs Antwerpen in het organiseren van inschrijvingen in het basisonderwijs. Die ondersteuning betreft financiering, organisatie en ontwikkeling van systemen en communicatie. Doelstelling van de stad Antwerpen is om alle kinderen in Antwerpen gelijke kansen op inschrijven in de school van hun keuze te geven. Onrechtstreeks werkt het centraal aanmeldingsregister 'MeldJeAan' ook de wachtrijen voor scholen weg en stimuleert het ouders om in de buurt van waar ze wonen een school te kiezen.

Sinds januari 2010 hanteert het onderwijs in Antwerpen een elektronisch systeem of centraal aanmeldingsregister (CAR) om leerlingen aan te melden, alvorens in te schrijven in het kleuter- en lager onderwijs.  

Op 25 november 2011, met aanvullingen in mei 2012, stemde het Vlaamse parlement een nieuw decreet betreffende inschrijvingsrecht basisonderwijs. Dit decreet verschilt in een aantal fundamentele punten van de voorafgaande regelgeving voor wat betreft de te hanteren regels voor aanmelden, voorrangsgroepen en het sorteren van kinderen voor de beschikbare plaatsen in het basisonderwijs. Dit nieuwe decreet heeft het LOP en de stad Antwerpen in juni 2012 doen besluiten dat een nieuw elektronisch systeem moest worden ontwikkeld.

Het elektronisch systeem achter CAR4 (MeldJeAan), voor het schooljaar 2012-2013 werd volledig opnieuw opgebouwd. Antwerpen en Gent werkten daarvoor samen en ontwikkelden een generiek systeem dat mogelijk ook door andere steden en gemeenten kan worden gebruikt in de toekomst. De financiering en personeelsinzet in de realisatie werd door beide steden samen gedragen. Ook werd gedurende het ontwikkelingsproces een beroep gedaan op de diensten van Digipolis Antwerpen en Digipolis Gent voor de coördinatie en ondersteuning van dit proces.

De ontwikkeling van de applicatie gebeurde met gelden van zowel Antwerpen als Gent waardoor de applicatie eigendom is van beide steden. In het totaal werd er € 439.000,00 geïnvesteerd door beide steden die elk een gelijk aandeel in de ontwikkeling hadden. Bovendien zetten Digipolis en het onderwijsbeleid van de stad personeelsleden in gedurende de hele ontwikkelingsfase van de softwaretoepassing alsook voor de technische analyse achteraf.

In oktober 2014 kreeg stad Antwerpen een brief van de stad Leuven waaruit een weloverwogen interesse bleek voor het aanmeldsysteem van Antwerpen en Gent. Toen besliste het college om het systeem éénmalig gratis ter beschikking te stellen voor schooljaar 2015-2016. De stad Leuven heeft nu de vraag gesteld om de applicatie ook het komend schooljaar te gebruiken. 

Na de aanmeldingsprocedure van 2013 kreeg de stad Gent van enkele randgemeenten de vraag om gebruik te mogen maken van de MeldJeAan-applicatie. Met het vooruitzicht van een stabiele applicatie in het voorjaar 2014 werden in april 2014 gesprekken met de stad Gent opgestart over de wenselijkheid en haalbaarheid van het vermarkten van de applicatie. Mede in het licht van een nieuw inschrijvingsdecreet onderwijs, werd een nota opgesteld waarin de visie van beide steden op de toekomst van de MJA-applicatie wordt toegelicht. Deze nota werd aan de nieuwe minister van onderwijs bezorgd met de vraag rekening te houden met de werkwijze in Antwerpen en Gent bij de opmaak van een nieuwe inschrijvingsdecreet. Uit de bekommernissen en aanbevelingen blijkt duidelijk de wens van beide steden om met de applicatie te blijven werken. Het nieuwe inschrijvingsdecreet zal mee bepalen hoe Antwerpen en Gent zullen evolueren met de applicatie. Het is echter duidelijk dat indien andere steden een beroep wensen te doen op  de MJA-applicatie, het de meest logisch optie is dat de Vlaamse overheid de software overneemt. Te meer omdat dit heel wat nieuwe opportuniteiten biedt, bijvoorbeeld de koppeling met andere onderwijsdatabanken zoals het registratiesysteem Discimus.

De vraag van Leuven om de modaliteiten te kennen om met de MJA-applicatie te werken, onderstreept de noodzaak van steden met een capaciteitsdruk om te beschikken over een efficiënt  en transparant verdeelsysteem. 

Het feit dat Leuven na een eerste verkennend onderzoek bij Antwerpen en Gent uitkomt, geeft aan dat de MeldJeAan-applicatie stilaan bekendheid verwerft als good practice.

Ingaan op de vraag van de stad Leuven zet onze vraag aan de minister kracht bij, omdat ze het belang, het toepassingsgebied en het voortbestaan van de MeldJeAan-applicatie onderstreept:

• de noodzaak van steden om met een systeem te werken;
• het is een zinvolle applicatie voor steden die op een transparante manier plaatsen willen verdelen, des te meer in gemeenten met een toenemende capaciteitsdruk (wat volgens de laatste Vlaamse demografische projecties nog zal toenemen);
• dat de applicatie overgedragen kan worden naar andere steden;
• dat andere steden het warm water niet hoeven uit te vinden, dus een besparingsmaatregel op Vlaams niveau;
• het biedt de kans op een uniforme (Vlaamse) aanpak in de centrumsteden, of gemeenten met een capaciteitsdruk.

Om die redenen lag het voor de hand om de MeldJeAan-applicatie ter beschikking te stellen aan de stad Leuven voor de organisatie van een aanmeldprocedure voor het schooljaar 2016-2017. De redenering houdt ook stand bij de nieuwe vraag van de stad Leuven om ook voor de komende aanmeldingsperiode de applicatie te kunnen gebruiken. 

Het proefproject van het afgelopen jaar werd positief geëvalueerd.  Er wordt nog geen Vlaams aanmeldingssysteem in het vooruitzicht gesteld.

Hierdoor komen volgende principes op de voorgrond:

Jaarlijks hernieuwbaar engagement tot de uitvoering van een nieuw decreet

• De applicatie wordt telkens voor een schooljaar ter beschikking gesteld tot de uitvoering van een nieuw decreet dat relevante wijzigingen aanbrengt in het inschrijvingsbeleid van basisscholen waardoor de modaliteiten van het huidige Meld je aan dienen te worden aangepast.

Geen ondersteuning

• Het gaat enkel over het gebruik van de huidige applicatie, dus geen andere dienstverlening. De applicatie is configureerbaar. Zaken die buiten de configuratie vallen kunnen we niet aanbieden.
• Er wordt geen ondersteuning door Digipolis voorzien.
• De stad treedt niet op als Helpdesk.

Financieel luik voor wat de stad betreft 

• Voor de hosting/support in Azure geven Antwerpen en Gent de uitdrukkelijke toestemming aan de leverancier voor een ‘eenmalige vermarkting’ van de software en wel onder strikte voorwaarden (op te maken in een overeenkomst): termijn = 18 maanden. Leuven moet hiervoor zelf een bestek uitschrijven. 
• Per kind dat behoort tot het potentiële contingent aanmelders rekenen Antwerpen en Gent samen € 3,33 voor het gebruik van de applicatie in andere steden. Deze inkomsten worden gelijk verdeeld over de twee steden aangezien ze beide evenveel investeerden in de ontwikkeling van de applicatie. Het lokaal overlegplatform basisonderwijs Antwerpen betaalt momenteel € 10,00 per kind dat tot het potentiële contingent aanmelders behoort. Voor dit bedrag organiseert de stad de helpdesk voor en communicatie naar ouders en stelt ze de applicatie ter beschikking.  Aangezien de stad Leuven enkel de applicatie wenst te gebruiken werd de € 10,00 per kind door 3 gedeeld.

Het is enkel in het geval de stad Gent akkoord is om volgens bovenvermelde principes de applicatie aan de stad Leuven ter beschikking te stellen dat de stad Antwerpen tot de uitvoering van dit besluit zal overgaan.

Het LOP-basisonderwijs Antwerpen is sinds het decreet betreffende het inschrijvingsrecht basisonderwijs van 25 november 2011 verplicht een vorm van aanmelden te organiseren voor het inschrijven van nieuwe leerlingen.

De stad Antwerpen is bovendien, via AG Stedelijk Onderwijs, inrichtende macht en dus ook op die wijze, gebonden aan het organiseren van de verplichte aanmelding, alvorens leerlingen in te schrijven.

Volgens het genoemde decreet mag de lokale overheid het LOP hierin ondersteunen. De stad Antwerpen ondersteunt het LOP in deze opdracht, waardoor Antwerpen voor haar burgers meer gelijkheid bij het inschrijven in het onderwijs in de stad kan realiseren.