2016_CBS_06045 - Sport. Sportevenementen 2016 - Wielrennen. Na-Tour Derny Criterium. Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

De vzw Antwerpen Sportstad voorziet een toelage van 40.000,00 EUR. Dit bedrag wordt betaald vanuit de werkingstoelage die de vzw Antwerpen Sportstad ontvangt van de stad Antwerpen. 

Op 18 december 2015 (jaarnummer 10489) keurde het college de kalender van de bovenlokale sportevenementen 2016 goed, Het Na-Tour Derny Criterium is één van de sportevenementen vermeld in dit collegebesluit. Voor dit evenement werd een toelage van 40.000,00 EUR voorzien. Dit werd goedgekeurd door het college op 25 maart 2016 (jaarnummer 2486).

Derny Events bvba, De Schans 4 bus 1, 2140 Borgerhout vraagt aan het college de toelating om op woensdag 3 augustus 2016 het sportevenement Na-Tour Derny Criterium te organiseren in de Antwerpse binnenstad.

Derny Events bvba organiseert op woensdag 3 augustus 2016 al voor de 18^de maal het Na-Tour Derny Criterium. Het parcours van deze wielerwedstrijd ziet er als volgt uit: Godefriduskaai - Zeevaartstraat - Oude Leeuwenrui - Van Schoonbekeplein - Adriaan Brouwerstraat - Korte Zeevaartstraat - Sint-Aldegondiskaai - Godefriduskaai.

Samen met de wielerwedstrijd vindt ook de Red Star Run plaats. Deze loopwedstrijd wordt opgevolgd door de sportantenne van het district Antwerpen.

Het programma van die dag ziet er als volgt uit:

• 15.30 uur - 16.10 uur   voorstelling renners;
• 16.15 uur - 16.25 uur   publiciteitskaravaan;
• 17.00 uur - 17.30 uur   eerste reeks Derny;
• 17.40 uur - 18.05 uur   Velokoers met BV's
• 18.15 uur - 18.45 uur   tweede reeks Derny;
• 18.50 uur - 19.45 uur   Red Star Run;
• 20.00 uur - 20.40 uur   finale Derny;
• 20.45 uur - 21.00 uur   huldiging podium.

De opbouw start op dinsdag 2 augustus 2016 en de afbraak start meteen na afloop van het evenement.

Naast de goedkeuring van bovenstaand programma en het gebruik van de vermelde straten vraagt Derny Events bvba concreet aan de stad Antwerpen om logistiek en promotioneel te ondersteunen. Onderstaande zaken worden gevraagd:

• gratis gebruik van de site rond het Felixpakhuis;
• gratis ter beschikking stellen en leveren van feestmateriaal;
• gratis gebruik van het stadhuis voor de persconferentie op woensdag 27 juli 2016;
• de toelating om een podium te plaatsen op de Hanzestedenplaats;
• de toelating voor het plaatsen van promostanden en publibogen langs het parcours;
• het inrichten van een vip-zone naast en voorbij de aankomst;
• het aanbrengen van luidsprekers aan lantaarnpalen;
• de buurtbewoners en horeca rond het parcours te informeren aan de hand van een bewonersbrief;
• bekendmaking van het evenement door inzet van de stedelijke communicatiekanalen;
• verspreiden van affiches in stadsgebouwen;
• inzet van de lokale politie/openbare orde/evenementen voor het afsluiten van de gevraagde straten en locaties noodzakelijk voor de organisatie van het evenement, visuele aanwezigheid op de site, bemanning van de kruispunten (politiepersoneel als seingever) in samenwerking met de organisatie;
• toelating voor het plaatsen van nadarbarelen op het parcours;
• toelating voor het plaatsen van een groot scherm;
• medewerking verlenen bij de uitwerking van een veiligheidsplan in samenwerking met de organisatie en de betrokken overheidsdiensten;
• reinigen van het parcours en de organisatiesites;
• gratis voorzien van feestcontainers;
• een trofee voor de winnaar aangeboden door de stad Antwerpen;
• afvaardiging van de schepen voor publiek domein, sport, diamant, markten en foren en personeel voor de persconferentie op 27 juli 2016, het geven van de start, de prijsuitreiking op het podium en het vip-arrangement in het Felixpakhuis op 3 augustus 2016.

Gunstig advies mobiliteit en verkeer. De organisatie werkt voor dit evenement een aangepast mobiliteitsplan uit.

De adviezen van de stadshavendienst, brandweer en volksgezondheid zijn in aanvraag en worden overgemaakt aan de organistor wanneer beschikbaar.

De aanvraag voor dit evenement werd ingediend voor 1 april 2016 zodat dit sportevenement niet onder het nieuwe opportuniteits- en bevoegdhedenkader evenementen valt.

In het kader van de Na Tour Derny werd met de organisator een sportcharter afgesloten.

Het Na-Tour Derny Criterium is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke- en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide publieksopkomst en interessante communicatie- en mediawaarde.

De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en hospitality).

Het project kadert in het bestuursakkoord 2013-2018 en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid Cultuur, Sport, Jeugd en Onderwijs.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) gedurende de ganse periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden door de organisator.

De volgende aanvraagstukken worden ingediend, voor uiterlijk 31 augustus 2016, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Francis Wellesplein 1, 2018 Antwerpen:

• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, met andere woorden het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad dient over te schrijven;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• de financiële afrekening met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag.