2016_CBS_04473 - Lokale Politie Antwerpen - Politiepatrimonium. Samenwerkingsovereenkomst huurdersonderhoud, dagelijkse werking en inrichtingswerken tussen de stad Antwerpen en AG VESPA - Goedkeuring

De totale uitgave voor de financiering voor het huurdersonderhoud en dagelijkse werking bedraagt 593.500 EUR EUR (inclusief 21% btw) en kan verrekend worden op de gewone politiebegroting 2016. Op de budgetpositie 33000_12506 is voldoende krediet beschikbaar.

Op grond van artikel 54 van het Koninklijk Besluit van 5 september 2001 houdende het algemeen reglement op de boekhouding van de lokale politie is alleen het college van burgemeester en schepenen bevoegd om tot vastleggingen over te gaan. (Belgisch Staatsblad van 26 september 2001)

Vastgoed en Stadsprojecten voor Antwerpen, autonoom gemeentebedrijf met rechtspersoonlijkheid, (hierna genoemd AG VESPA) beheert sedert 2010 het stedelijke politiepatrimonium in een relatie van eigenaar- huurder met Lokale Politie Antwerpen. AG VESPA staat in voor de huisvesting van de stedelijke politiediensten, de realisatie van het masterplan huisvesting Lokale Politie Antwerpen en het eigenaarsonderhoud van het politiepatrimonium.  De afspraken hieromtrent werden uitgewerkt in een samenwerkingsovereenkomst die werd goedgekeurd door de gemeenteraad van 21 september 2009 (jaarnummer 1419) en door de raad van bestuur van AG VESPA op 17 september 2009.

Op 19 juli 2013 herbevestigde het college de taak van AG VESPA als vastgoedpartner voor Lokale Politie Antwerpen in de uitvoering van het masterplan huisvesting Lokale Politie Antwerpen, dat in hetzelfde besluit tevens geactualiseerd werd en aangepast aan het nieuwe bestuursakkoord 2013-2018  (jaarnummer 06702).

Met het oog op efficiëntie en vereenvoudiging van het beheer van politiepatrimonium werd op vraag van Lokale Politie Antwerpen door het college op 4 september 2015 een verticale bevoegdheidsverdeling vooropgesteld, waarbij alle onderhoudstaken (eigenaarsonderhoud, huurdersonderhoud, inrichtingswerken) vanaf 1 januari 2016 door AG VESPA zouden dienen te worden opgenomen in het politiepatrimonium zoals verder gedefinieerd. 

Dit collegepunt werd verdaagd in zitting van 27 mei 2016. (jaarnummer 2016_CBS_04473)

Tussen Lokale Politie Antwerpen en AG VESPA werden er inmiddels verdere afspraken gemaakt over hun toekomstige samenwerking inzake huurdersonderhoud en inrichtingswerken wat het politiepatrimonium betreft. Volgende principes vormen de basis van de voorgestelde samenwerking.

Het huurdersonderhoud valt onder de verantwoordelijkheid van Lokale Politie Antwerpen. Lokale Politie geeft de opdracht aan AG VESPA om het huurdersonderhoud te organiseren en te laten uitvoeren, die de opdracht hierbij aanvaardt.

Lokale Politie Antwerpen heeft steeds de mogelijkheid om zelf onderhoudswerken te laten uitvoeren aan het politiepatrimonium, op voorwaarde dat het gaat om onderhoudswerken zoals bepaald in de bijlage van de samenwerkingsovereenkomst en op voorwaarde dat AG VESPA van deze onderhoudswerken in kennis wordt gesteld. Wanneer in uitzonderlijke gevallen Lokale Politie Antwerpen bijkomend huurdersonderhoud zelf wil opnemen, zal Lokale Politie Antwerpen AG VESPA hiervan in kennis stellen en voorafgaandelijk aan de uitvoering ervan een gedetailleerde beschrijving van de geplande werken laten goedkeuren door AG VESPA, dit om reden dat dit huurdersonderhoud invloed kan hebben op de technische installaties of het eigenaarsonderhoud.

AG VESPA staat in voor de organisatie van de uitvoering van het huurdersonderhoud van het politiepatrimonium.

Lokale Politie Antwerpen geeft de opdracht aan AG VESPA om inrichtingswerken te organiseren en te laten uitvoeren.

Wanneer in uitzonderlijke gevallen Lokale Politie Antwerpen zelf inrichtingswerken wil opnemen zal Lokale Politie Antwerpen AG VESPA hiervan in kennis stellen. In het bijzonder wanneer deze inrichtingswerken invloed hebben op de technische installatie of het eigenaarsonderhoud.

Lokale Politie Antwerpen en AG VESPA werken samen een routing uit die aangeeft op welke manier er zal samengewerkt worden voor de organisatie van het huurdersonderhoud en de inrichtingswerken.

Volgende algemene taken zullen uitgevoerd worden door AG VESPA:

• het opvolgen en laten uitvoeren van het huurdersonderhoud en inrichtingswerken;
• het bundelen van gelijkaardige opdrachten in functie van kostenefficiëntie en urgentie;
• het afsluiten van de noodzakelijke onderhouds- en raamcontracten in functie van de uitvoering van het huurdersonderhoud en inrichtingswerken;
• het organiseren en opvolgen van de telepermanentie voor de opvolging en behandeling tot een afdoend resultaat van meldingen in het raam van het huurdersonderhoud buiten de kantooruren;
• het opvolgen van het huurdersonderhoud en de inrichtingswerken bij externe inhuurnemingen.

Volgende algemene taken zullen uitgevoerd worden door Lokale Politie Antwerpen:

• het vastleggen van de nodige kredieten in de begroting en de meerjarenplanning van Lokale Politie Antwerpen;
• het doorgeven van de opdrachten in het raam van het huurdersonderhoud en de inrichtingswerken en beslissen wat wel/niet dient opgenomen te worden;
• het filteren van meldingen in het raam van het huurdersonderhoud en de inrichtingswerken alvorens deze worden doorgestuurd naar AG VESPA;
• het bezorgen van voldoende informatie door Lokale Politie Antwerpen bij een melding in het raam van het huurdersonderhoud aan AG VESPA om de opdracht die eruit voortvloeit naar behoren te kunnen uitvoeren;
• het systematisch melden aan AG VESPA wanneer meldingen zijn uitgevoerd;
• het verlenen van toegang aan aannemers/firma’s in de politiegebouwen, nadat zij een afspraak hebben gemaakt met de gebouwbeheerders van Lokale Politie Antwerpen;

Volgende afspraken per type onderhoud en inrichtingswerken inzake samenwerking en taken huurdersonderhoud en inrichtingswerken worden overeengekomen tussen Lokale Politie Antwerpen en AG VESPA:

 Correctief/curatief onderhoud en kleine inrichtingswerken

• AG VESPA heeft het mandaat om correctief/curatief onderhoud en kleine inrichtingswerken uit te voeren na ontvangst van een geregistreerde melding door Lokale Politie Antwerpen. Het betreft steeds kleine werken waarvan de kostprijs zeer laag is. Voorbeelden van deze werken zijn het herstellen van een defect stopcontact, het ontstoppen van een verstopte toilet, defecte lampen vervangen, deurklinken vastzetten, toilet brillen vervangen, doucheknop vervangen,...;
• Lokale Politie Antwerpen voorziet een voorschot per kwartaal voor de uitvoering van dit onderhoud en kleine inrichtingswerken. De betaling van deze voorschotten wordt bekeken in functie van de uitgaven van vorige kwartalen;
• Lokale Politie Antwerpen ontwikkelt samen met AG VESPA een gemeenschappelijk systeem in beider databases (Planon Lokale Politue Antwerpen en Planon AG VESPA) waarbij Lokale Politie Antwerpen onmiddellijk zicht heeft op de uitgaven van AG VESPA wat betreft huurdersonderhoud. Eén keer per kwartaal wordt een overzicht (of tussentijds op expliciete vraag) besproken en goedgekeurd in overleg tussen Lokale Politie Antwerpen en AG VESPA;
• AG VESPA maakt op het einde van het boekjaar een afrekening van de werkelijke uitgaven.

Wettelijk verplicht onderhoud en noodzakelijk onderhoud

• AG VESPA maakt een voorstel van jaarlijkse onderhoudsplanning en kostenraming op van dit preventief onderhoud. Dit wordt in overleg met Lokale Politie Antwerpen besproken, gefinaliseerd en vastgelegd in een jaarplanning. Lokale Politie Antwerpen krijgt inzage in de onderhoudscontracten die hiervoor zijn of zullen worden gesloten door AG VESPA;
• de planning en raming wordt goedgekeurd voor het indienen van de noodzakelijke kredieten door Lokale Politie Antwerpen in het raam van de opmaak van de begroting en/of meerjarenplanning;
• Lokale Politie Antwerpen voorziet de nodige kredieten via een provisie per half jaar (gekoppeld aan de betaling van de huur);  
• een overzicht van de opdrachten en uitgaven wordt één keer per kwartaal (of tussentijds op expliciete vraag) besproken en goedgekeurd in overleg tussen Lokale Politie Antwerpen en AG VESPA;
• AG VESPA maakt op het einde van het boekjaar een afrekening van de werkelijke uitgaven.

Optioneel Onderhoud/huurdersinvesteringen en grote inrichtingswerken

• AG VESPA maakt een voorstel van jaarlijkse onderhoudsplanning en kostenraming op voor het preventief optioneel onderhoud. Dit wordt in overleg met Lokale Politie Antwerpen besproken, gefinaliseerd en vastgelegd in een jaarplanning;
• Lokale Politie Antwerpen maakt een voorstel van de gewenste inrichtingswerken op, waarna AG VESPA een voorstel van planning en kostenraming voor inrichtingswerken opmaakt;  
• de planning en raming wordt goedgekeurd voor het indienen van de nodige kredieten door Lokale Politie Antwerpen in het raam van de opmaak van de begroting en/of meerjarenplanning;
• AG VESPA bezorgt aan Lokale Politie Antwerpen offertes voor optioneel preventief onderhoud en grote inrichtingswerken;
• een overzicht van de opdrachten en uitgaven wordt per maand besproken en goedgekeurd in overleg tussen Lokale Politie Antwerpen en AG VESPA.
• AG VESPA bezorgt aan Lokale Politie Antwerpen een afrekening per maand op basis van uitgevoerde werken.

De wet van 7 december 1998 tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst, gestructureerd op twee niveaus, inzonderheid artikel 33, titel V welk bepaalt dat de Nieuwe Gemeentewet van toepassing is op het beheer van de goederen en inkomsten van de lokale politie en artikel 44, elk lokaal politiekorps staat onder de leiding van een korpschef. Hij is verantwoordelijk voor de uitvoering van het lokaal politiebeleid, en meer bepaald, voor de uitvoering van het zonaal veiligheidsplan. Hij staat in voor de leiding, de organisatie en de verdeling van de taken binnen het lokaal politiekorps en de uitvoering van het beheer van dit korps. Hiertoe kan de burgemeester of het politiecollege hem sommige van zijn bevoegdheden delegeren. In de uitoefening van deze functie is hij verantwoordelijk voor de uitvoering door het politiekorps van de lokale opdrachten, van de richtlijnen met betrekking tot de opdrachten met een federaal karakter en van de opvorderingen evenals van de toepassing van de normen bedoeld in de artikelen 141 en 142. (Belgisch Staatsblad van 5 januari 1999)

Op grond van artikel IV.6 van de gecoördineerde beheersovereenkomst tussen de stad Antwerpen en AG VESPA (gecoördineerde tekst goedgekeurd bij gemeenteraadsbesluit van 28/3/2011 jaarnummer 349 en bij besluit van de raad van bestuur van AG VESPA van 20 mei 2011 A30) werd in 2009 een samenwerkingsovereenkomst gesloten met Lokale Politie Antwerpen (specifieke klantenrelatie).