Terug

2016_CBS_08778 - Digitalisering - E-inclusie stad-OCMW-AG KOP. Principebeslissing - Goedkeuring
college van burgemeester en schepenen
vr 07/10/2016 - 09:00 collegezaal, stadhuis
Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig

Bart De Wever, burgemeester; Koen Kennis, schepen; Philip Heylen, schepen; Ludo Van Campenhout, schepen; Claude Marinower, schepen; Marc Van Peel, schepen; Rob Van de Velde, schepen; Nabilla Ait Daoud, schepen; Fons Duchateau, schepen; Sven Cauwelier, waarnemend stadssecretaris

Afwezig

Serge Muyters, korpschef; Roel Verhaert, stadssecretaris

Secretaris

Sven Cauwelier, waarnemend stadssecretaris

Voorzitter

Bart De Wever, burgemeester
2016_CBS_08778 - Digitalisering - E-inclusie stad-OCMW-AG KOP. Principebeslissing - Goedkeuring 2016_CBS_08778 - Digitalisering - E-inclusie stad-OCMW-AG KOP. Principebeslissing - Goedkeuring

Motivering

Algemene financiële opmerkingen

Raming E-inclusievoorstel:
 

 

Bedrag toestel (max.)

Abonnement
(Tel. + data) 

Aantal mwks
(STAD) 

Aantal mwks
(OCMW) 

Aantal mwks
(AG KOP)

Manteam

700,00 euro

50,00 euro

13

4

 

>A3

700,00 euro

12,50 euro

193

31

3

A

400,00 euro

12,50 euro

840

73

9

B

400,00 euro

12,50 euro

843

588

60

C

250,00 euro

12,50 euro

1914

216

411

D

250,00 euro

12,50 euro

1240

67

6

E

250,00 euro

12,50 euro

1172

28

19

Andere

250,00 euro

12,50 euro

237

1

  

Totaal

 

 

6.452

1.008

508


Bij een implementatie vanaf 2017 en een levenscyclus van 3 jaar van ieder toestel, wordt de totale kostprijs op het meerjarenplan 2017-2019 van stad en OCMW geraamd op zo’n 5 miljoen euro.

Een substantieel deel van de financiering van die kostprijs wordt gecompenseerd door een deel van de reeds vermelde optimalisatie van HR-processen bij stad en OCMW. Raming van die compensatie bedraagt ongeveer 3 miljoen euro over de periode 2017-2019 en 1,6 miljoen euro recurrent vanaf 2020.

De HR-optimalisatie omvat een totaal van 50 VTE (47VTE Stad en 3 VTE OCMW), opgedeeld in een reductie van processen voor 35,6 VTE op PM en 14,4 VTE in decentrale HR-processen bij de bedrijfseenheden. Hiervan rekenen we op een financiële recuperatie voor de helft (equivalent van 25 VTE) ter financiering van E-inclusie tegen 2019. De andere helft omvat de besparing/optimalisatie en creëert bijkomende beleidsruimte.

Daarnaast wordt door de Vlaamse overheid voor de periode 2014-2019 ondersteuning voorzien in functie van koopkrachtverhogende maatregelen bij non- en socialprofit organisaties. (VIA4) De VIA-ontvangsten werden vanaf 2014 ingeschreven in de meerjarenbegroting.
Op 23 april 2014 (jaarnummer 4610) keurde het college de ontvangst van deze subsidies goed en ging akkoord met de bestemming hiervan aan de financiering van het sectoraal akkoord. De stad Antwerpen zet deze middelen bijgevolg in met als voornaamste maatregelen:

  • Verhoging van de maaltijdchequewaarde van 6 naar 7 euro (gerealiseerd 1 juli 2014);
  • Verzekering gewaarborgd inkomen voor contractuele medewerkers (gerealiseerd 1 januari 2016);
  • Digitalisering van haar medewerkers (E-inclusie).

Het restsaldo 2017-2019 bedraagt voor de stad zo'n 1,2 miljoen euro.

In het financieel model werden enkele uitgavenposten ter recuperatie opgenomen, zoals:

  • "Reeds een toestel": 807 medewerkers van de stad hebben reeds een toestel, jonger dan 3 jaar.
  • "Afkoop door uitstroom": medewerkers kunnen hun toestel overnemen bij uittdiensttreding.
  • "Daling kleine aankopenbudget": een substantieel deel van het kleine aankopenbudget dat digipolis voorziet voor aankopen van bedrijfseenheden, gaat naar telefoontoestellen.
  • "Mobiele telefonie": de bestaande abonnementen worden in mindering gebracht van het kostenmodel.
Kostenmodel - STAD
 
Uitgave voor... Omschrijving 2017 2018 2019 Totaal 2017-2019
Toestel (Digipolis)          
Kost (+) Aankoop toestel (instap en instroom)  2.125.276,00 euro  212.528,00 euro 212.528,00 euro  
Kost (+) Aankoop toestel (vervanging)   98.819,00 euro 329.398,00 euro 247.048,00 euro  
Recuperatie (-) Reeds een toestel -3 jaar   -265.824,00 euro      
Recuperatie (-) Afkoop door uitstroom   -116.890,00 euro -70.134,00 euro  
Recuperatie (-) Daling kleine aankopenbudget (-75%)  -190.757,00 euro -194.572,00 euro -198.463,00 euro  
Recuperatie (-) Dienstgsm's   -121.121,00 euro -123.543,00 euro -126.014,00 euro  
Subtotaal toestel    1.646.393,00 euro 106.920,00 euro 64.964,00 euro 1.818.277,00 euro
       

 

  
Abonnement (Digipolis)          
 Kost (+) Gemiddelde kostprijs - jaarbasis   973.650,00 euro 963.913,00 euro 954.274,00 euro  
Kost (+) Instroom   97.365,00 euro 96.391,00 euro 95.427,00 euro  
Recuperatie (-) Uitstroom   -107.101,00 euro -106.030,00 euro -104.970,00 euro  
Recuperatie (-) Mobiele telefonie (reeds bestaande)  -333.879,00 euro -333.879,00 euro -333.879,00 euro  
 Recuperatie (-) Persoonlijke vaste lijnen    -81.981,00 euro -81.981,00 euro  
Subtotaal abonnement   630.034,00 euro 538.414,00 euro 528.872,00 euro 1.697.320,00 euro
           
Kost(+) Voordeel alle aard (patronale bijdrage) 241.950,00 euro  241.950,00 euro 241.950,00 euro 725.850,00 euro
TOTAAL Kostprijs stad  2.518.377,00 euro 887.284,00 euro 835.786,00 euro 4.241.447,00 euro
           
Financiering          
 

HR-optimalisatie (47vte stad) -
50% aanwending e-inclusie

 -430.542,00 euro -878.305,00 euro -1.503.785,00 euro -2.812.632,00 euro
  VIA4-middelen 2014-2019 - Saldo -382.663,00 euro -378.787,00 euro -374.833,00 euro -1.136.282,00 euro
           
EINDTOTAAL  - te financieren 1.705.173,00 euro -369.808,00 euro -1.042.832,00 euro 292.532,00 euro


Bovenstaande middelen zullen door Personeelsmanagement worden voorzien bij budgetwijziging 2017. Het te financieren saldo dient te worden gecompenseerd door een fiscale verduidelijking omwille van het gebruik van de toestellen als werkinstrument, waardoor de inschatting van het voordeel alle aard zal dalen. 

Vanaf volgende legislatuur zorgt het recurrente effect van de HR-optimalisatie ervoor dat de kostprijs van het E-inclusievoorstel ruim wordt gecompenseerd en volledig budgetneutraal verloopt. De bijkomende optimalisatie-en innovatievoorstellen kunnen volgende legislatuur worden aangewend om de stijgende kosten van de pensioenlasten mee te financieren. 

Detailcijfers zijn in bijlage van dit besluit te vinden.

Kostenmodel - OCMW 

Uitgave voor... Omschrijving 2017 2018 2019 Totaal 2017-2019
Toestel (Digipolis)          
Kost (+) Aankoop toestel (instap en instroom)  399.574,00 euro  39.957,00 euro 39.957,00 euro  
Kost (+) Aankoop toestel (vervanging)    39.640,00 euro 33.694,00 euro  
Recuperatie (-) Reeds een toestel -3 jaar   -71.749,00 euro      
Recuperatie (-) Afkoop door uitstroom   -21.977,00 euro -13.186,00 euro  
Recuperatie (-) Daling kleine aankopenbudget -14.366,00 euro -14.653,00 euro -14.946,00 euro  
Recuperatie (-) Dienstgsm's  - - -  
Subtotaal toestel   313.459,00 euro 42.968,00 euro 45.519,00 euro 401.946,00 euro
       

 

  
Abonnement (Digipolis)          
 Kost (+) Gemiddelde kostprijs - jaarbasis  153.000,00 euro 151.470,00 euro 149.955,00 euro  
Kost (+) Instroom  16.830,00 euro 16.661,00 euro 16.495,00 euro  
Recuperatie (-) Uitstroom  15.300,00 euro 15.147,00 euro 14.995,00 euro  
Recuperatie (-) Mobiele telefonie (reeds bestaande)  -55.680,00 euro -55.680,00 euro -55.680,00 euro  
 Recuperatie (-) Persoonlijke vaste lijnen    - -  
Subtotaal abonnement   95.790,00 euro 94.275,00 euro 92.755,00 euro 282.841,00 euro
           
Kost(+) Voordeel alle aard (patronale bijdrage) 37.800,00 euro 37.800,00 euro 37.800,00 euro 113.400,00 euro
TOTAAL Kostprijs ocmw  447.049,00 euro 175.043,00 euro 176.095,00 euro 798.188,00 euro
           
Financiering          
 

HR-optimalisatie (3vte OCMW) -
50% aanwending e-inclusie

 -30.753,00 euro -61.506,00 euro -92.259,00 euro -184.518,00 euro
  VIA4-middelen 2014-2019 - Saldo -61.636,00 euro -61.024,00 euro -60.400,00 euro -183.061,00 euro
  Voorziening MI - Mobiel werken
(toestel + abo) 		 -105.320,00 euro -49.320,00 euro -49.320,00 euro -203.960,00 euro
           
EINDTOTAAL  - te financieren 249.339,00 euro 3.193,00 euro -25.884,00 euro 226.649,00 euro


Het OCMW zal het te financieren eindtotaal bijkomend reserveren vanuit de niet aangewende projectmiddelen 2016 op de dotatie die reeds voorzien werden aan Digipolis. Er worden bijgevolg geen extra middelen gevraagd.

Detailcijfers zijn in bijlage te vinden.

Kostenmodel - AG KOP

Uitgave voor... Omschrijving 2017 2018 2019 Totaal 2017-2019
Toestel (Digipolis)          
Kost (+) Aankoop toestel (instap en instroom)  203.041,00 euro  20.304,00 euro 20.304,00 euro  
Recuperatie (-) Afkoop door uitstroom   -11.167,00 euro -6.700,00 euro  
Subtotaal toestel   203.040,00 euro 9.137,00 euro 13.604,00 euro 225.781,00 euro
       

 

  
Abonnement (Digipolis)          
 Kost (+) Gemiddelde kostprijs - jaarbasis  76.200,00 euro 75.438,00 euro 74.684,00 euro  
Kost (+) Instroom  7.620,00 euro 7.544,00 euro 7.468,00 euro  
Recuperatie (-) Uitstroom  -8.382,00 euro -8.298,00 euro -8.215,00 euro  
Subtotaal abonnement   75.438,00 euro 74.684,00 euro 73.937,00 euro 224.058,00 euro
           
Kost(+) Voordeel alle aard (patronale bijdrage) 19.050,00 euro 19.050,00 euro 19.050,00 euro 57.150,00 euro
TOTAAL Kostprijs AG KOP  297.529,00 euro 102.870,00 euro 106.591,00 euro 506.990,00 euro
           
Financiering          
  VIA4-middelen 2014-2019 - Saldo -22.483,00 euro -22.177,00 euro -21.865,00 euro -66.526,00 euro
           
EINDTOTAAL  - te financieren 275.045,00 euro 80.693,00 euro 84.725,00 euro 440.464,00 euro


Detailcijfers zijn in bijlage te vinden.

Aanleiding en context

Het project ‘E-inclusie’ geeft uitvoering aan het lokaal akkoord 2014-2019, goedgekeurd door het college op 23 april 2014 (jaarnummer 4610). Hierin is het volgende opgenomen:
 
“De stad Antwerpen zet hoog in op de digitalisering van medewerkers. Elke medewerker zal niet alleen zelf zijn loopbaan in eigen handen kunnen nemen maar zal ook verantwoordelijk zijn om maximaal digitaal te werken.
De vakbonden onderschrijven het belang van een maximale digitalisering van elke medewerker. De stad Antwerpen zal onderzoeken wat dit voor elke medewerker betekent en zal dit budgetneutraal realiseren door compenserende maatregelen, de invoering van een cafetariamodel en/of samenaankoop.”
 
België is sinds jaren een slechte leerling in de Europese klas als het aankomt op de mobiele breedband bereikbaarheid. Als 19de van de 27 EU -landen in 2014  hebben we nog een hele weg  te gaan, ondanks de  infrastructuur die in Antwerpen reeds aanwezig is zoals een open wifi-netwerk waar de stad de volgende jaren nog verder op wil inzetten. Die ambities passen in de ‘Smart City’-doelstelling. 

De afgelopen jaren werd naar aanleiding van het bestuursakkoord 2013-2018 ingezet op de digitale dienstverlening naar de burger. Via A-stad is het vandaag al mogelijk voor de burger om digitaal meldingen te doen en afspraken te maken. A-stad heeft ook een medewerkersluik, waar ook elke medewerker de mogelijkheid heeft om meldingen te maken maar ook om relevante informatie op te zoeken.

Om de digitale doelstelling ten volle te kunnen realiseren, zal elke medewerker in 2017 een smartphone als werkinstrument ter beschikking krijgen. Op die manier kan de medewerker zelfredzaam de eigen administratieve processen zoals verlofaanvragen, aan- en afwezigheden, werkplanning,… opvolgen en zal er een rechtstreekse communicatie met elke medewerker mogelijk zijn. Daarnaast biedt dit ook voor veel andere processen ongeziene mogelijkheden. Dat gaat van digitaal ondertekenen bij huisbezoeken, delen van documenten, efficiëntere planning en bijsturing van planning, maken van foto’s, sluikstort-app, info op locatie (bijvoorbeeld vergunningen), klantbevestiging, facility management, digitale checklists voor bijvoorbeeld veiligheid, schoonmaak, efficiënter toezicht, paniekknop bij onvoorziene situaties,…
 
Door elke medewerker digitaal te laten werken dragen we bij tot de doelstelling E-inclusie die we ook voor de burger voorop hebben gesteld. Elke Antwerpse medewerker zal daar als ambassadeur mee in worden betrokken.
 
Echter ontbreekt het vandaag aan een éénvoudige toepassing die het gebruik aanzienlijk vergemakkelijkt. Een mobiele applicatie, of kortweg ‘app’, zal van A-stad een nog toegankelijker platform maken voor zowel burger als medewerker.

Een gelijkaardig gebruiksgemak streven we ook na voor de uitvoering van taken van medewerkers, applicaties die de mogelijkheid bieden om op een snelle, eenvoudige en intuïtieve manier informatie te vergaren, te bewerken en op te slaan. Apps die niet enkel de mogelijkheid bieden om efficiënter te werken maar ook data gebruiken en aanleveren waaruit we kunnen leren om onze taken nog beter in te richten.

Elke medewerker aan de slag met een smartphone betekent ook een massa aan data die ons veel kan leren over bewegingspatronen en acties die de medewerker uitvoert tijdens zijn job. Waardevolle informatie die aanleiding kan geven tot nieuwe beleidsplannen en nieuwe ontwikkelingen.

We stellen in overeenstemming met de Smart City-ambities van de stad Antwerpen in kader van ‘slim bestuur’ en ‘veiligheid’ 4 actiepunten voorop:

  1. efficiënter werken;
  2. gegevens verzamelen voor beleidsdoeleinden;
  3. verhoging dienstverlening naar burger;
  4. verhoging veiligheid burger.

Argumentatie

Op 25 februari 2015 (jaarnummer 82) nam het manteam kennis van het startdocument, waarin uitgangspunten en timing werden opgenomen. Ter financiering werd beslist dat de uitrol van een definitief voorstel budgetneutraal moet verlopen.
Hiervoor werd door Personeelsmanagement een haalbaarheidsanalyse opgesteld en advies gevraagd aan Inspectie Financiën.
 
Op basis van deze haalbaarheidsanalyse werd de keuze gemaakt om iedere medewerker digitaal te ontsluiten door een smartphone als werkinstrument te voorzien.
 
Het gaat over een werkinstrument dat meerdere doelen dient, afhankelijk van de rol die de medewerker opneemt:
  1. Medewerker als verzorger van zijn eigen administratie (selfservice administratie);
  2. Medewerker als dienstverlener voor zijn bedrijfseenheid (efficiënte taakuitvoering);
  3. Medewerker als ambassadeur van de stad (digitale boodschap).
Heel wat bedrijfseenheden en departementen van stad en OCMW ondernamen de voorbije jaren zelf initiatieven om een digitaal antwoord te bieden aan de veranderende maatschappelijke context in combinatie met de zoektocht naar een moderne en slagkrachtige organisatie. Met de uitrol van de E-inclusie-doelstellingen, nemen de bedrijfseenheden een verregaand engagement om actief in te zetten op het omzetten van hun processen in een digitale werkmethode.  

Het E-inclusie-voorstel omvat de implementatie van een digitale visie, engagement, procedures en toekenning van toestellen en abonnementen.

Managementteam en Managementcomité staan garant voor een verdere implementatie op vlak van inbedding van het digitale werken in hun bedrijfseenheid. Ook de ontwikkeling van applicaties en toepassingen behoort tot de verdere uitwerking van een operationele werking en is niet opgenomen in dit E-inclusievoorstel. Hiervoor worden middelen voorzien vanuit de werking van de eigen bedrijfseenheden. Wel wordt door managementteam, managementcomité en Digipolis actief op zoek gegaan naar synergieën tussen verschillende toepassingen met het oog op een maximaal gebruik van middelen.

Om dit engagement maximaal op te nemen, gaf het manteam op 5 oktober 2016 goedkeuring aan de optimalisatie- en innovatievoorstellen die nu reeds in uitvoering zijn of die mogelijk worden door e-inclusie. Deze voorstellen kunnen leiden tot efficiëntieverbeteringen en/of  optimalisaties die ook de volgende legislatuur nodig zullen zijn om de stijgende pensioenlasten te kunnen blijven dragen. Het is immers belangrijk dat het niet om het toestel gaat maar wel om de toepassingen die hierdoor mogelijk worden. Het moet leven binnen de organisatie en het engagement van het managementteam en managementcomité is cruciaal om het draagvlak te realiseren.  

Ook van medewerkers wordt een actief digitaal engagement verwacht. Dit houdt niet enkel in dat hij als een goede huisvader zorg zal dragen voor zijn toestel maar ook dat hij actief mee zal nadenken over zijn eigen werkprocessen en hoe deze verbeterd kunnen worden alsook dat hij zijn smartphone zal inzetten in zijn rol als burger van de stad, 24/7. Het digitaal engagement is onderdeel van het contract dat elke medewerker zal ondertekenen voor de smartphone en abonnement en waarin alle modaliteiten en verplichtingen worden opgenomen. De goede huisvader zal na drie jaar eigenaar worden van het toestel en krijgt dan een nieuw budget om een nieuw toestel aan te kopen. Dit moet een belangrijke incentive zijn voor  medewerkers om met de nodige zorg met het geleverde toestel om te gaan. 

Door het managementteam werd in maart 2016 goedkeuring gegeven aan het nieuwe HR-model voor stad en OCMW dat de ambitie stelt om tegen 2019 50 medewerkers te besparen die elke dag werken op de HR-processen van de stedelijke medewerkers.
 
Deze grote optimalisatie kan enkel maar slagen binnen de filosofie van de digitalisering van de HR-processen waarbij de zelfredzaamheid van de medewerker voorop staat. Om een besparing van 50 VTE te realiseren, medewerkers digitaal te ontsluiten en een financieel voorstel op te maken dat een recurrente besparing betekent, werd op het managementteam voorgesteld om de helft van de besparing (omdat ongeveer de helft van de medewerkers nog niet digitaal ontsloten is) toe te wijzen aan E-inclusie.

Besluit

Het college van burgemeester en schepenen beslist:

Artikel 1

Het college keurt het voorstel tot implementatie en procedurele uitwerking van de E-inclusiedoelstellingen goed voor stad, OCMW en AG KOP en geeft opdracht aan het managementteam om het engagement op te nemen dat E-inclusie effectief binnen de organisatie wordt ingebed en dat de vooropgestelde voorstellen ook effectief uitvoering vinden. De uitrol zal gefaseerd gebeuren vanaf medio 2017. 

Artikel 2

Dit besluit heeft in principe geen financiële gevolgen.

Bijlagen

  • E-inclusie_detailberekening_Stad-OCMW-AGKOP.pdf
  • 2016_Digitaalinnoverenalsinstrument.pdf