2016_CBS_04828 - Beheer geïnde gelden - Kasverschillen gemeld in 2015. Ontheffing verantwoordelijkheid stadssecretaris - Kennisneming

Na kennisneming door de gemeenteraad zullen de kastekorten worden geboekt op budgetpositie 657 en de kasoverschotten op budgetpositie 759.

Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 bepaalt de bevoegdheden van de stadssecretaris en de financieel beheerder.

Op grond van artikel 100 §3 van het Gemeentedecreet is de stadssecretaris verantwoordelijk voor de chartale gelden en de kasverrichtingen.

Artikel 162 §4 van het Gemeentedecreet bepaalt dat de gemeenteraad de voorwaarden bepaalt waaronder personeelsleden van de gemeente kunnen worden belast met de inning van geringe dagontvangsten.

De bevoegdheid voor de chartale gelden en de kasverrichtingen ligt in het kader van de functiescheiding bij de stadssecretaris. De stadssecretaris delegeerde zijn decretale bevoegdheden inzake financiën aan de bedrijfsdirecteur financiën.

Op 26 mei 2008 (jaarnummer 1066) keurde de gemeenteraad de voorwaarden goed waaronder personeelsleden kunnen worden belast met de inning van geringe dagontvangsten en gaf de gemeenteraad opdracht aan de stadssecretaris tot het uitwerken van procedures met de modaliteiten voor de inning van geringe dagontvangsten.

Op 4 maart 2009 (jaarnummer 176) nam het managementteam kennis van de procedures voor de inning van geringe dagontvangsten.

Op 17 juli 2009 verscheen de dienstnota "Financiën: procedures voor de inning van geringe dagontvangsten" (D2009.147), die weergeeft welke procedures bij de inning van geringe dagontvangsten nageleefd moeten worden.

Op 28 oktober 2009 (jaarnummer 710) besliste het managementteam om een doelgerichte en doelmatige risicobeheersing na te streven bij de inning van geringe dagontvangsten, en om de nodige stappen te ondernemen opdat deze aangepaste procedures binnen de bedrijfseenheden en districten nageleefd worden.

Op 16 september 2010 besliste de stadssecretaris dat de "kasverschillen" om de drie maanden worden geagendeerd.

Op 23 juni 2015 (jaarnummer 651) nam de stadssecretaris kennis van de kasverschillen gemeld in het eerste kwartaal van 2015.

Op 1 september 2015 (jaarnummer 927) nam de stadssecretaris kennis van de kasverschillen gemeld in het tweede kwartaal van 2015.

Op 1 december 2015 (jaarnummer 1265) nam de stadssecretaris kennis van de kasverschillen gemeld in het derde kwartaal van 2015.

Op 26 april 2016 (jaarnummer 481) nam de stadssecretaris kennis van de kasverschillen gemeld in het vierde kwartaal van 2015 en besliste om alle gemelde kasverschillen van 2015 voor te leggen aan college en gemeenteraad in 2016.

Op 25 mei 2016 nam het managementteam kennis van de kasverschillen gemeld in 2015.

In het kader van het interne controlesysteem werden procedures voor de inning van geringe dagontvangsten uitgewerkt. Deze procedures beschrijven de aanstelling van geldinners, het beheer van geïnde gelden en de te volgen stappen in geval van kasverschil, diefstal of fraude.

De bijlage "Kasverschillen overzicht 2015" geeft een overzicht van de kasverschillen gemeld in 2015 per bedrijfseenheid/dienst en per kwartaal.

In de periode van 1 januari 2015 tot en met 31 december 2015 zijn 727 kasverschillen gemeld (inclusief diefstallen), waarvan 356 kastekorten voor een bedrag van - 28.993,97 EUR en 371 kasoverschotten voor een bedrag van 725,59 EUR.

Er zijn twee kasverschillen gemeld in kwartaal twee van 2015 die het gevolg waren van diefstal. Voor deze diefstallen werd telkens een proces verbaal opgemaakt. Voor de diefstal in bibliotheek Luchtbal werd er aangifte gedaan bij de verzekering. Bij de diefstal in bibliotheek De Poort waren geen sporen van braak zodat de verzekering niet tussenkomt.

Er werd in het vierde kwartaal één voorval gemeld van ontvangsten die ontbreken, ten bedrage van 27.356,56 EUR, waarvoor een onderzoek lopende is. Het gaat om een vermoeden van een geval van diefstal of fraude.

Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 bepaalt de bevoegdheden van de stadssecretaris en de financieel beheerder.
Op grond van artikel 100 §3 is de stadssecretaris verantwoordelijk voor de chartale gelden en de kasverrichtingen.

Het Gemeentedecreet, artikel 162 §2, bepaalt dat de secretaris onder zijn verantwoordelijkheid, na advies van de financieel beheerder, personeelsleden van de gemeente die onder zijn gezag staan, kan belasten met de inning van geringe dagontvangsten.

De omzendbrief ABB 2006/19 van 1 december 2006 definieert geringe dagontvangsten als ontvangsten die onmiddellijk geïnd worden. Men spreekt van een onmiddellijke inning als de inning samenvalt met de vaststelling van het invorderingsrecht (bijvoorbeeld toegangsgeld voor een museum).

Deze omzendbrief stelt bovendien dat de inning van geringe dagontvangsten door personeelsleden het voorwerp moet zijn van een procedure binnen het interne controlesysteem.