Zodra de partnerschapsovereenkomst getekend is ('vaste belofte'), zullen de ontvangsten en uitgaven die met de subsidie gepaard gaan, met behulp van een subsidiefiche in het meerjarenbudget worden ingeschreven (bij budgetwijziging 2017).
De budgetten voor Digipolis en GAPA (als 'linked third party') zijn opgenomen in het budget voor stad Antwerpen. De stad zal daarom optreden als 'doorgeefluik' voor die subsidiemiddelen die voor GAPA en Digipolis bestemd zijn. Bij de opmaak van de subsidiefiche en het inschrijven van de ontvangsten en uitgaven in het meerjarenbudget, moet hiermee rekening gehouden worden.
Op 22 april 2016 (jaarnummer 3422) keurde het college de deelname aan het Europees projectvoorstel SynchroniCity goed. Dit voorstel werd ingediend in het Europees subsidieprogramma Horizon2020 voor onderzoek en innovatie, binnen de oproep 'Internet of Things (IoT) - Large Scale Pilots'. De opzet van deze oproep is de bevordering van de uitrol van IoT-oplossingen in Europa, door de integratie van reeds gevorderde IoT-technologieën en de demonstratie van IoT-applicaties op schaal en in een gebruikerscontext. Binnen de oproep is er financiering voor verschillende types van pilootprojecten. Het consortium, onder leiding van Aarhus University (Denemarken), besliste om SynchroniCity in te dienen binnen het luik 'Pilot 4 - Reference Zones in EU Cities'. Bedoeling van dit luik is om in een reeks Europese steden grootschalige pilootprojecten uit te rollen. Deze steden zullen opereren als 'referentiezones' waarbinnen met nieuwe IoT-diensten geëxperimenteerd wordt. Startpunt is dat deze IoT-diensten gebaseerd moeten zijn op de reële gebruikersnoden van burgers. De vaststelling binnen de oproep is immers dat de ontwikkeling van IoT-diensten nog steeds in een 'probeerfase' zit, en dat de oplossingen die worden aangereikt, te weinig anticiperen op de échte problemen waarmee burgers geconfronteerd worden. Bedoeling van de oproep is om de stedelijke dienstverlening op basis van IoT-technologieën en -applicaties wezenlijk te verbeteren, waardoor er tegelijk een business case gemaakt wordt voor het aantrekken van grootschalige investeringen. Binnen het consortium werd Antwerpen, samen met Eindhoven (Nederland), Helsinki (Finland), Manchester (Verenigd Koninkrijk), Milaan (Italië), Porto (Portugal) en Santander (Spanje), naar voren geschoven als 'stedelijke referentiezone'. De Antwerpse referentiezone richt zich op toepassingen op vlak van mobiliteit en logistiek, en bouwt voort op het City of Things Living Lab dat in samenwerking met iMinds binnen de stad wordt uitgerold. Ook iMinds (sinds kort ingelijfd bij IMEC) is partner binnen het consortium.
Op 28 juli 2016 werd hoofdpartner Aarhus University door de Europese Commissie ingelicht dat SynchroniCity weerhouden zou worden voor subsidiëring. Vervolgens werd de onderhandeling van een subsidieovereenkomst tussen Aarhus University en de Europese Commissie in gang gezet. Op 9 november 2016 bereikten Aarhus University en de Europese Commissie een akkoord hierover.
Op 9 december 2016 (jaarnummer 10641) keurde het college de deelname aan het project goed, en werd machtiging verleend aan de dienst Stadsontwikkeling/Mobiliteitsadvies en Ondersteuning om in het online Horizon2020-portaal een toetredingsdocument elektronisch te ondertekenen.
De laatste stap om het subsidieproject effectief te doen starten, is de ondertekening van een consortiumovereenkomst, waarin de partners hun onderlinge rechten en verplichtingen vastleggen.
Binnen de Antwerpse referentiezone van SynchroniCity zal gezocht worden naar (grootschalige) use cases die voortvloeien uit de reële noden van de stad en haar burgers op vlak van mobiliteit en logistiek. Rond deze noden worden vervolgens concrete oplossingen, met een duidelijke meerwaarde, ontwikkeld en geïmplementeerd. De noden die in het projectvoorstel zijn opgenomen, sluiten aan bij de lopende mobiliteitsprojecten binnen de stad, en in het bijzonder bij 'Slim naar Antwerpen'. De huidige use cases waarmee het projectvoorstel aansluiting zoekt, zijn: het optimaliseren en verwerken van mobiliteitsdata, het uitbouwen van het meetnet met het oog op real-time-informatie, de vertaalslag naar dienstverlening voor de burger, het verbeteren van wachttijden en de evolutie naar een betere verkeersdoorstroming. Binnen SynchroniCity zal worden nagegaan welke stappen er nog gezet moeten worden om het concept 'Mobility as a Service’ binnen de stad verder uit te werken.
Voor de stedelijke deelname aan het project wordt een budget van 404.375,00 euro voorzien. Het gaat om 306.000,00 euro personeelskost (in totaal 36 maanden personeelsinzet binnen de projectperiode), 15.000,00 euro reisbudget voor partnermeetings en internationale workshops, 2.500,00 euro onkosten, en 80.875,00 euro overhead (forfait van 25% op alle directe kosten). Vanuit dit budget worden ook de kosten gedekt voor de deelname van Digipolis en GAPA. Zij worden in het consortium opgenomen als zogenaamde 'linked third parties'. Digipolis zal 24 van de 36 maanden personeelsinzet (met overeenkomstige overhead daarop) en de helft van het reisbudget voor haar rekening nemen. Stad en GAPA spreken onderling af hoe zij de overige 12 maanden personeelsinzet (met overeenkomstige overhead daarop) en werkingsmiddelen zullen verdelen. Voor wat betreft de subsidiëring van de kosten die door Digipolis en GAPA gemaakt worden, zal de stad fungeren als 'doorgeefluik' van de subsidie. De exacte bedragen en de spreiding van de uitgaven worden in een subsidiefiche vastgelegd, en bij budgetwijziging 2017 in het stedelijk meerjarenbudget opgenomen.
Vanuit de stad zal de dienst Stadsontwikkeling/Mobiliteit instaan voor de nodige opvolging. De stedelijke Eurodesk (Dienst Strategisch Coördinator) zorgt voor de nodige ondersteuning bij de opstart van het project. De looptijd van het project zal 33 maanden bedragen.
De ondertekening van de consortiumovereenkomst is een voorwaarde om effectief te kunnen deelnemen aan het project. De gemeenteraad wordt gevraagd deze overeenkomst goed te keuren.
De gemeenteraad keurt de consortiumovereenkomst voor het Horizon2020-project SynchroniCity goed.