2016_CBS_09486 - Patrimonium cultuur. De Keyserhoeve 64-66 te 2040 Zandvliet, cultuurcentrum De Schelde - Aanstelling architect voor realisatie cultuurcentrum, deelopdracht theatertechnieken. Vastlegging krediet voor ereloon - Goedkeuring

Offerte begeleiding diverse deelbestekken theatertechnieken

Voor een detail van de offerte uitgebracht naar aanleiding van de bijkomende prestaties geleverd door het studiebureau voor de opsplitsing van de diverse deelbestekken wordt verwezen naar onderstaand overzicht: 

Bijkomende vastlegging kredieten

Voor een berekening van de nog te verwachten facturaties voor de in titel vermelde studieopdracht wordt verwezen naar onderstaand overzicht:

Om de continuïteit van de betalingen ten aanzichte van de architect te garanderen voor de studieopdracht met betrekking tot de theatertechnieken in dit project dient een bedrag van 7.529,84 EUR, inclusief btw vastgelegd te worden op het investeringsbudget 2016. Er is voldoende krediet beschikbaar

Artikel 57 §3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Artikel 57 §3, 5° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het vaststellen van de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht van dagelijks bestuur.

Met het besluit van 25 juni 2007, jaarnummer 1521, besliste de gemeenteraad in toepassing van artikel 43 § 2,10° van dit Gemeentedecreet welke opdrachten voor werken, leveringen en diensten kunnen beschouwd worden als opdrachten van dagelijks bestuur.

Gelet op zijn gespecialiseerde en specifieke aard werd gekozen om het uitvoeringsdossier voor de (losse en vaste) theatertechnische uitrusting van het nieuwe cultuurcentrum De Schelde afzonderlijk van het dossier voor de algemene bouwwerken op te maken. Dit met het oog op een gerichte aanbesteding met een optimaal kwalitatief-economisch resultaat.

Het college gaf in zitting van 13 december 2013 (jaarnummer 12753) goedkeuring aan het verstrekken van de deelopdracht voor de opmaak van het uitvoeringsdossier voor de theatertechnieken van het cultuurcentrum De Schelde (De Keyserhoeve 64-66, Zandvliet).

Offerte begeleiding diverse deelbestekken theatertechnieken

De toegekende studieopdracht voor de levering van de theatertechnieken in cultuurcentrum De Schelde, welke an sich reeds een gespecialiseerde vakkennis vereist die niet voorzien kan worden binnen het algemene bouwdossier, kan op zichzelf ook onderverdeeld worden in een aantal deelbestekken, meer bepaald de levering van een geluidsinstallatie, een lichtinstallatie, theaterdoeken, een hoogwerker, een tribune, diverse losse materialen en de trekkeninstallatie. Met het oog op het verkrijgen van een optimaal kwalitatief-economisch resultaat werd in overleg met gebruiker, studiebureau en de Gemeenschappelijke Aankoopcentrale gekozen om afzonderlijke aanbestedingsdossiers op te maken en -procedures te voeren voor bovengenoemde onderdelen.

De keuze om de studieopdracht voor de theatertechnieken te verdelen in dermate groot aantal deelbestekken, vergt evenwel een niet te voorziene bijkomende inspanning van het studiebureau: enerzijds voor het opstellen van de afzonderlijke aanbestedingsdossiers, anderzijds voor het voeren van de verschillende onderhandelingsprocedures met de respectievelijke inschrijvers, alsook de opvolging en coördinatie bij de levering en plaatsing van de installaties op de verschillende tijdstippen tijdens het bouwproces.

Gelet op bovenstaande wordt door het studiebureau een offerte uitgebracht met aanrekening tegen regie-tarief van bovengenoemde bijkomende prestaties. Vermits de studieopdracht voor de theatertechnieken toegekend werd voor zowel cultuurcentrum De Schelde (Zandvliet) als voor cultuurcentrum Gravenhof (Hoboken) en het projecttraject deels parallel verlopen is, althans inzake de opmaak van bestek en aanbestedingsprocedure, wordt één offerte uitgebracht voor beide dossiers. De helft van deze offerte wordt aangerekend binnen project cultuurcentrum De Schelde, de andere helft zal aangerekend worden binnen project cultuurcentrum Gravenhof. De aangerekende tarieven zijn in overeenstemming met de vaststellingen en worden door de bedrijfseenheid Stadsbeheer als marktconform geadviseerd.

Voor een detail van deze offerte wordt verwezen naar de algemene financiële opmerkingen bij dit besluit.

Bijkomende vastlegging kredieten

In zitting van 13 december 2013 met jaarnummer 12753 werden samen met het verstrekken van de deelopdracht de benodigde budgetten vastgelegd: hiertoe werd bestelbon 4005085691 ten bedrage van 62.611,69 EUR inclusief 21% btw goedgekeurd. Deze bestelbon werd opgemaakt op naam van architectenbureau Poponcini & Lootens Ingenieur Architecten bvba voor de betaling van de studieopdracht met betrekking tot de levering van de diverse theatertechnieken in cultuurcentrum De Schelde.

Op bovengenoemde bestelbon vonden intussen volgende aanrekeningen plaats:

• een eerste betaling van 10.177,02 EUR (inclusief btw) betreft de controle op de werf (schijf vier) voor een andere lopende studieopdracht begeleid door hetzelfde studiebureau, met name de bouwwerken ter herbestemming van kasteel Hof de Bist tot cultuurcentrum; 
• een tweede betaling van 14.853,07 EUR (inclusief btw) betreft de controle op de werf (schijf vijf) voor de studieopdracht begeleid door hetzelfde studiebureau, maar deze met betrekking tot de bouwwerken voor cultuurcentrum De Schelde; 
• een derde, vierde en vijfde betaling van 13.238,14 EUR, 5.516,63 EUR en 1.143,45 EUR (erelonen tot en met nazicht biedingen) ten behoeve van de studieopdracht voor levering van respectievelijk trekken en gondels, de geluidsinstallatie en een hoogwerker voor cultuurcentrum De Schelde.

Met het oog op de betaling van de toekomstige factuur voor de geleverde prestaties van de studieopdracht voor de verschillende theatertechnische installaties (erelonen voor controle op de werf, voorlopige oplevering en eindafrekening) is het noodzakelijk het saldo aan erelonen bijkomend vast te leggen op de daarvoor voorziene projectcode.

Voor een overzicht wordt verwezen naar de algemene financiële opmerkingen bij dit besluit.

In toepassing van artikel 26, §1, 2°, a van de wet van 15 juni 2006 zal deze opdracht voor aanvullende werken waarvan het bedrag niet hoger ligt dan 50% van het bedrag van de hoofdopdracht gegund worden volgens de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking aan de oorspronkelijke opdrachtnemer omdat deze werken ingevolge onvoorziene omstandigheden noodzakelijk zijn geworden en de werken technisch of economisch niet van de hoofdopdracht kunnen worden gescheiden zonder ernstig bezwaar.

In toepassing van artikel 37 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 is de aanbestedende overheid gerechtigd de oorspronkelijke opdracht eenzijdig te wijzigen voor zover het voorwerp van de opdracht onveranderd blijft en de wijziging in waarde beperkt blijft tot 15% van het oorspronkelijke opdrachtbedrag.