2016_CBS_05901 - Stedelijk bedrijfsvastgoed. - OCMW. Havanastraat. Ruimte voor voedselpakketten. Ter beschikking stelling en overeenkomst. - Goedkeuring

Zie argumentatie.

Marktconforme huurprijs voor 240m², inclusief nutskosten: 7.700,00 EUR per jaar (periode oktober 2015 - september 2016). Momenteel worden de voedselpakketten opgeslagen in het magazijn van de Gemeenschappelijke Aankoopcentrale en wordt hiervoor niets aangerekend.

Marktconforme huurprijs voor 811 m²: 20.275,00 EUR per jaar
Gemeenschappelijke delen: 337 m²: (337/2 x 25,00 EUR =) 4.212,00 EUR per jaar
Forfait nutsvoorzieningen: 6.900,00 EUR per jaar
Totaal: 31.387,00 EUR per jaar 

Dit komt neer op een maandelijkse kost van 2.615,58 EUR vanaf ingebruikname afgesloten ruimtes.

Vanaf januari 2017 zal de prijs voor het gebruik van 811m² magazijnruimte en bijhorende faciliteiten 24.487,00 EUR per jaar of 2.040,60 EUR per maand bedragen en zullen de nutsvoorzieningen aangerekend worden op basis van het verbruik. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van kengetallen per gebouw, aangezien er geen aparte tussenmeters op de site geïnstalleerd zijn.

Het verbruik van de nutsvoorzieningen (zonder bijkomende installaties) wordt geschat op 7.000,00 EUR per jaar, op basis van vorige nutsfacturen (2015).

De eenmalige kosten voor de aanpassingswerken om de magazijnzones van stad en OCMW gescheiden te houden en om de PAX-medewerkers toegang te geven tot de gemeenschappelijke ruimtes vallen volledig ten laste van het OCMW.

Opmerking: vanaf januari 2016 worden stadsfacturen van de dienst Stadsbeheer/Vastgoed/Ontwikkeling/Ruimtebeheer/Contractbeheer vanuit het vastgoedprogramma Planon via SAP gegenereerd. Er kunnen daardoor bij agendering geen ordernummers worden opgegeven.

Op 29 januari 2016 (jaarnummer 796) keurde het college de nieuwe operationele werking goed met betrekking tot de beleidsvoorbereiding en –advisering voor huisvesting en huisvestingsbehoeften van alle stadsdiensten en stedelijke processen in of op stedelijk bedrijfsvastgoed.

Op 16 maart 2016 (jaarnummer 571) werden de uitgangspunten voor goed beheer van de stedelijke vastgoedportefeuille door het managementteam goedgekeurd.

Door de toekomstige ontwikkeling van de Luchtbalsite en het project Brabo II moeten verschillende gebouwen afgebroken worden en dringt een herschikking van de gebruikers op de site zich op.

In de zitting van 19 februari 2016 (jaarnummer 1186) nam het college kennis van de retroplanning en financiële gevolgen van deze verhuisbewegingen.

In het verleden werden regelmatig pakketten voor voedselhulp (beperkte omvang) gratis opgeslagen in het magazijn van de Gemeenschappelijke Aankoopcentrale (loods R). Momenteel staat sinds oktober 2015 weer een voorraad voedselpakketten (droge voeding) in het magazijn. Deze opslag beslaat 240m².

Vanaf 2016 wil het OCMW een nieuw proces uitrollen voor voedselhulp. Stad en OCMW werken hiervoor samen aan een opslag- en distributiecentrum voor voedselhulp. Dit project is een nauwe samenwerking tussen de dienst Samen Leven/Armoede en Welzijn en het OCMW (departement maatschappelijke integratie en departement activering en sociale innovatie). Het bedrijvencentrum PAX, een dienst onder dit laatste departement, zal instaan voor de praktische uitvoering van het project.

Wanneer het volledig werkzaam is, moet het centrum inzetbaar zijn voor de volgende types voedingsstromen:

• bewaring en distributie van het volledige quotum voeding van het Fonds voor Europese Hulp aan de meest behoeftigen voor de stad Antwerpen (voor levering aan sociale centra én aan de Antwerpse voedselbedelingen); verderop wordt hiernaar verwezen als EU-voeding;
• ophaling, distributie en indien nodig opslag van groenten van de veiling BelOrta (voor levering aan voedselbedelingen);
• ophaling, opslag en distributie van andere voedseloverschotten van supermarktketens en bedrijven (voor levering aan voedselbedelingen en sociale kruideniers).

Doelstellingen van dit project zijn:

• de inzet van personeel en materiaal van de stad en OCMW rationaliseren en efficiënter werken;
• de logistiek van de vrijwilligersorganisaties en andere sociale organisaties die werken rond voeding voor mensen in armoede faciliteren;
• werken aan meer gevarieerde en gezonde voeding voor mensen in armoede;
• voedselverspilling tegengaan;
• zorgen voor sociale tewerkstelling met reële doorstroommogelijkheden in het normaal economisch circuit.

Dit alles impliceert een groter ruimtegebruik dan de huidige voorraad voedselpakketten (1000m² tegenover nu 240m²) en tal van extra randvoorwaarden, waaronder meer personeelsinzet en installaties voor verse voeding (koeling en vriescellen).

Op 11 mei 2016 gaf het managementteam een positief advies op de in gebruik name van een afgesloten deel van loods R voor de voedselhulp van het OCMW onder volgende voorwaarden:

• het OCMW betaalt een marktconforme gebruiksvergoeding voor de gebruikte ruimte
• de nodige aanpassingswerken gebeuren op kosten van het ocmw
• de ter beschikking is tijdelijk tot einde 2019 zodat de toekomstvisie van de site (afbraak loods R) niet in het gedrang komt

De laatste jaren heeft de Gemeenschappelijke Aankoopcentrale door een aanpassing van haar werkwijze met het oog op meer efficiëntie haar eigen voorraden en opslag sterk kunnen inperken. Hierdoor kan de bespaarde ruimte anders ingevuld worden. Een groot deel van het magazijn is tegen betaling ter beschikking gesteld van andere gebruikers van de groep Antwerpen. De marktconforme prijs voor gebruik van de ruimte werd bepaald op 25,00 euro per m² per jaar.

Voor het gebruik van 240m² opslagruimte bedraagt de marktconforme prijs:
huurprijs: 25,00 EUR/m²/jaar = 6000 EUR/jaar;
verbruik nutsvoorzieningen: 1.700,00 EUR/ jaar;
totaal: 7.700,00 EUR per jaar.

Vanaf de zomer 2016 vraagt het OCMW het volgende:

• opslagruimte van minstens 500-600m² (= opslagruimte voor alle EU-voeding + ruimte om te manoeuvreren);
• eventueel rekken speciaal voor paletten en/of rekken speciaal voor dozen. De hoeveelheid rekken is afhankelijk van de beschikbare vloerruimte, indien mogelijk staan de paletten op de vloer (voor de veiligheid en ook omdat sommige paletten erg hoog zijn beladen);
• gebruik van een heftruck in geval er toch in de hoogte moet gewerkt worden (paletten op rekken zetten);
• ruimte waar het personeel van PAX kan lunchen en briefing krijgen;
• ruimte voor vrachtwagens en bestelwagens om te laden en lossen.

Er zullen vier tot acht personeelsleden van PAX in het project werkzaam zijn, in wisselende bezetting (sociaal tewerkstellingsproject), waarvan steeds twee instructeurs.

De Gemeenschappelijke Aankoopcentrale plant in het voorjaar 2016 een veiling van af te voeren materiaal en oude voorraden. Daarna kan in het magazijn een ruimte van 600m² vrijgemaakt worden voor de voedselhulp van het OCMW. Sanitair, kleedkamers en refter kunnen door de tewerkgestelden in het project (PAX-medewerkers) gedeeld worden met het personeel van de Gemeenschappelijke Aankoopcentrale. Voorwaarde is wel dat de PAX-medewerkers de magazijnen en bureaus van de Gemeenschappelijke Aankoopcentrale niet kunnen betreden.

Om aan deze voorwaarde te kunnen voldoen zijn een aantal ingrepen in het gebouw noodzakelijk zoals het afsluiten van de magazijnzone die ter beschikking gesteld wordt van het OCMW en het creëren van een afgescheiden doorgang vanaf de gemeenschappelijke laad- en loskade naar de OCMW-zone, met afsluitbare poort naar de zone die in gebruik blijft door de Gemeenschappelijke Aankoopcentrale.

Het OCMW stelde voor de zuidkant van de haar toegekende magazijnzone zelf af te sluiten met spaanplaten tussen de bestaande kolommen om de prijs te drukken; dit kan enkel met akkoord en onder toezicht van de bedrijfseenheid Stadsbeheer:

• afsluiten van drie binnendeuren en één buitendeur met badgesysteem, zodat ze enkel toegankelijk zijn voor stadsmedewerkers van de Gemeenschappelijke Aankoopcentrale (raming 2.500,00 EUR; niet bekabeld badgesysteem op batterijen);
• opening te creëren in bakstenen muur tussen EHBO-lokaal en kleedkamer om aan PAX-medewerkers toegang te verschaffen tot de gemeenschappelijke zone (raming 1.500,00 EUR).

Deze eenmalige werken zullen gebeuren op kosten van het OCMW, deels in eigen beheer, deels door externe aannemers, onder toezicht van de stad.

Na uitvoering van deze werken krijgt het OCMW de beschikking over 1.148m² in loods R. (671m² magazijnruimte, 140m² doorgangs- en manoevreerruimte en 337m² gemeenschappelijke delen). In de magazijnruimte is wifi voorzien. Er kan dus ook een bureau gezet worden met aansluiting op het internet. Voor het gebruik van rekken en heftrucks kunnen afspraken gemaakt worden met de Gemeenschappelijke Aankoopcentrale.

Een belangrijk aspect is het vervoer. De aanlevering van de EU-voedselvoorraden gebeurt op onregelmatige tijdstippen met grote vrachtwagens met opligger. De verdeling naar de lokale centra gebeurt dagelijks, met één (of later twee) kleinere vrachtwagens. Gezien de veranderingswerken op de site in functie van Brabo II moet rekening worden gehouden met de verkeerssituatie op de site. Door de werken aan de Noorderlaan is er verkeershinder vanaf maart 2016; tussen juli en november 2016 is slechts één toegangsweg naar de site vrij. Ook in 2017 zullen werken voor hinder zorgen: afbraak loodsen, verplaatsing van het containerpark en aanleg nieuwe park en ride parking. De voortdurend wijzigende situatie zal het verkeer voor de gebruikers in de volgende jaren sterk hinderen.

Aan de voorwaarden voor verse en diepvriesvoeding kan niet voldaan worden in de huidige loods zonder bijkomende investeringen. Er wordt een apart dossier opgemaakt om de mogelijkheden hiervoor te onderzoeken.

De marktconforme prijs voor het gebruik van loods R (opslagzone voor droge voeding, doorgang en medegebruik personeelsruimtes) bedraagt:
voor 811m² magazijnruimte: 20.275,00 EUR/jaar (811 x 25,00 EUR);
voor 337m² gemeenschappelijke ruimtes: 4.212,50 EUR/jaar (337 x 25,00 EUR / 2).

In totaal komt dit dus neer op 24.487,50 EUR/jaar of 2.040,60 EUR/maand + kosten nutsvoorzieningen.

Volgens de verhuisplanning op de Luchtbal bevindt loods R zich in de 'oranje vlek', die moet ontruimd worden tegen het najaar van 2019. De ter beschikkingstelling kan dus uiterlijk tot dan toegezegd worden. Het OCMW zal hiervoor vanaf de ingebruikname van de afgesloten ruimte de marktconforme vergoeding betalen.

Artikel 98 van het Gemeentedecreet: ‘Het managementteam (waarvan de gemeentesecretaris voorzitter is) ondersteunt de coördinatie van de gemeentelijke diensten bij de beleidsvoorbereiding, de beleidsuitvoering en de beleidsevaluatie. Het managementteam bewaakt de eenheid in de werking, de kwaliteit van de organisatie en de werking van de gemeentelijke diensten, alsook de interne communicatie.’.