2016_CBS_01114 - Jeugd - Organisatie bedanking vrijwilligers jeugd - Goedkeuring

Het budget voor dit evenement bedraagt 35.700,21 EUR. Van dit bedrag wordt 18.334,50 EUR gefactureerd door Trx vzw voor huur materiaal, personeelsinzet, security, aankoop drankjetons en poets. Voor de overige uitgaven, allen onder de 5.500 EUR worden bestelbons opgemaakt die aan de bevoegde budgethouder worden voorgelegd.
De totaalkost voor het evenement per deelnemer wordt geraamd op 17,85 EUR, in 2015 was dit 17,60 EUR.

Meer dan 190 jeugdverenigingen zetten zich dagelijks in om kinderen, tieners en jongeren van de stad Antwerpen een gevarieerd, kwaliteitsvol vrijetijdsaanbod aan te bieden.

Het college keurde op 27 febuari 2015 (jaarnummer 01570) de organisatie van de bedanking voor de vrijwilligers van het jeugdwerk goed. Onder de noemer 'Vip bedankingsfeest' werden op 6 maart 2015 meer dan 190 jeugdverenigingen uitgenodigd voor een bedankingsfeest in het MAS. Er waren 900 bezoekers, waardoor de maximum toegelaten capaciteit van het gebouw bereikt werd.

De stad Antwerpen wil de vrijwilligers van deze verenigingen in 2016 ook op een gepaste manier bedanken door het organiseren van een bedankingsfeest, op vrijdag 26 februari 2016. Onder de werktitel "be-A-star" worden jongeren uitgenodigd voor een evenement in het thema van rock-, pop- en filmsterren. De jongeren worden hierbij gevraagd om zich te verkleden in dit thema. Het evenement richt zich op jongeren van 16 tot en met 26 jaar. Er staan verschillende activiteiten (film, poëzie, stand-up comedy,...) en talrijke bands en dj’s op het programma. Heel het evenement zal plaatsvinden in de drie verschillende zalen van het jongerenmuziekcentrum Trix. Er is gekozen voor veel variatie in het programma, zodat alle vrijwilligers hun gading kunnen vinden in het aanbod van dit evenement.

Op vrijdag 26 februari 2016 organiseert de stad Antwerpen een bedankingsevenement voor alle vrijwilligers van het vrijwillige, erkende en professionele jeugdwerk in de stad Antwerpen. 

Om een succesvol bedankingsevenement voor vrijwilligers van het jeugdwerk te organiseren, is het belangrijk een capaciteit van minstens 1800-2000 personen te voorzien en een programmatie uit te werken waar veel verschillende muzikale acts worden geprogrammeerd zodat iedereen zijn gading kan vinden.

Dit betekent concreet dat de plek moet voldoen aan volgende voorwaarden :

1. voldoende capaciteit hebben;
2. verschillende zalen hebben om verschillende genres te kunnen programmeren;
3. uitgerust zijn om concerten en optredens te laten doorgaan;
4. werken met een systeem van barvrijwilligers zodat de personeelsinzet van de stad beperkt kan worden;
5. werken volgens het principe van de stadsdagen.

Jongerenmuziekcentrum Trix, Noordersingel 28, 2140 Borgerhout, voldoet als enig jeugdcentrum aan alle bovenstaande voorwaarden.
Volgens de concessieovereekomst met TRX vzw, goedgekeurd in het college van 12 december 2008 (jaarnummer16055) mag de stad Antwerpen voor eigen manifestaties en opeigen verantwoordelijkheid gebruik maken van de in concessie gegeven infrastructuur, nl. jongerenmuziekcentrum Trix.
Op 12 januari 2016 (jaarnummer BBDCS 00001) keurde de bedrijfsdirecteur van cultuur, sport, jeugd en onderwijs de aanvraag van de jeugddienst, voor het gebruik van een stadsdag voor het bedankingsevenement in jongerenmuziekcentrum Trix, goed.

Jongerenmuziekcentrum Trix is de ideale locatie voor dit evenement: enerzijds om de locatie extra bekend te maken bij jongeren als plek waar er door jongeren en het jeugdwerk kan gefuifd worden en waar ze welkom zijn, anderzijds omdat de locatie een zeker prestige uitstraalt en beschikt over voldoende ruimte om 2.000 bezoekers in drie verschillende zalen verspreidt over de avond te ontvangen.

De jeugddienst heeft met jongerenmuziekcentrum Trix duidelijke prijsafspraken gemaakt, waardoor de jeugddienst 50 procent korting krijgt op de offerte voor de aankoop van 4000 drankjetons, die aangekocht worden als bedanking aan de bezoekers. Daarnaast vallen de kosten voor de zaalverhuur weg, omdat er gewerkt wordt met een stadsdag. De andere onkosten worden bepaald op basis van de prijzen in het verhuurreglement van jongerenmuziekcentrum Trix.

Vanaf 20.00 uur tot 4.00 uur wordt het jongerenmuziekcentrum Trix geopend voor jongeren van 16 jaar tot en met 26 jaar.

Het programma heeft plaats in drie verschillende zalen van jongerenmuziekcentrum Trix, in de bar, de clubzaal tot de concertzaal, met volgend programma:

• verwelkoming met rode loper;
• optredens van 23 bands en dj's in de clubzaal, de concertzaal en de bar;
• fotoshoot;
• haartooi- en make-up standen;
• een gezonde hap bij de eetwagens.

Volgende veiligheidsmaatregelen worden getroffen voor een goed verloop van het evenement:

• het maximum aantal toegelaten personen (op het zelfde tijdstip) wordt vastgesteld op 1.800;
• inzet van de reguliere externe bewakingsfirma in gans het gebouw;
• inzet van ambulanciers in het EHBO-lokaal;
• bewaking aan de hoofdingang voor het beheersen de in- en uitstroom van bezoekers.

Voor het goede verloop van het evenement is volgende inzet van personeel noodzakelijk (raming):

De prestaties van het personeel worden gecompenseerd volgens het principe van de verschoven uren.