2016_CBS_02001 - Sport. Sportevenementen 2016 - Danspromenade (dansen). Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

Op zondag 27 maart 2016 vindt de wekelijkse zondagsmarkt plaats op de Sint-Jansvliet (de opbouw start om  7.00 uur, de markt zelf start om 9.00 uur en loopt door tot en met 17.00 uur waarna de afbraak start die loop tot en met 18.00 uur .  Het marktterrein moet dan vrij zijn.

Ruimtebeheer geeft gunstig advies voor de locaties die onder haar bevoegdheid vallen, namelijk het Steenplein en het terrein tegenover de cruiseterminal. Het gebouw van de cruiseterminal valt onder de bevoegdheid van het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen.

Met e-formulier verzoekt Sylvester Productions om een dansevenement te mogen organiseren in heel de binnenstad. De bedoeling is om in de periode tussen 25 en 27 maart 2016 de binnenstad om te toveren tot één uitgestrekte dansvloer met workshops en animatie.

1. De terreinen worden ter beschikking gesteld in de staat zoals ze zich bevinden op 25 maart 2016.
2. De terreinen worden ter beschikking gesteld in de periode vanaf 25 maart 2016 tem 27 maart 2016, voor het evenement zoals beschreven in het e-formulier 35361, zonder dat een stilzwijgende verlenging mogelijk is.
3. De gebruiker laat een 10m-zone langsheen de kaaimuur volledig vrij; er moet een duidelijke zichtbare afsluiting worden aangebracht tussen het kaaigedeelte en de plaats van de manifestatie, zodat bezoekers niet in het water vallen en om dringende nautische activiteiten niet te hinderen.
4. De gebruiker is verantwoordelijk voor eventuele ongevallen en moet de nodige maatregelen treffen om deze te voorkomen; hij gebruikt de bedoelde terreinen op eigen kosten en risico en moet alle eventuele schade vergoeden.
5. De poorten van de waterkeringmuur moeten steeds bereikbaar zijn om het eventueel openen en/of sluiten toe te laten.
6. De noodweg langs de Schelde en de Scheldekaaien vanaf de Scheldestraat, in noordelijke richting, met inbegrip van de inrit, moet te allen tijde toegankelijk blijven voor de weggebruikers en een vrije doorgang van ten minste 4 meter breed en hoog moet worden gewaarborgd voor de voertuigen van de hulp- en veiligheidsdiensten.
7. De havenkapitein is op de hoogte van het evenement aan de kade.
8. De gebruiker moet rekening houden met het feit dat de manifestatie wordt georganiseerd in een zone waar overstromingsgevaar bestaat; hij kan geen enkele schadevergoeding eisen bij eventuele overstroming.
9. Manifestaties die plaatsvinden op eenzelfde datum en locatie mogen niet gehinderd worden. 
10. De gebruiker dient zich behoorlijk te verzekeren voor de risico’s die het evenement met zich meebrengt;  hij zal op het eerste verzoek van de stad een afschrift van zijn verzekeringspolis overmaken.

Specifieke voorwaarden voor het Steenplein:
1. De gebruiker dient rekening te houden met de door het stadsbestuur toegewezen standplaatsen voor de verkoop van consumptie-ijs aan de toegang van de helling van het Zuiderwandelterras het frietkraam naast de ticketbalie van Flandria.
2. De gebruiker laat de toegang tot het maritiem verkeer (vlotsteiger) ongehinderd toegankelijk voor de bezoekers.
3. Op het Steenplein heeft de stad een concessie toegewezen voor openbare toiletten. Indien de gebruiker toiletten wenst te voorzien voor zijn evenement, moet hij contact opnemen met de concessionnaris, de Bvba V-zit op het nr. 0473/977143 of 03/213 22 51.

Specifieke voorwaarden in verband met het gebruik van het terrein op Scheldekaai 21:
4.    De gebruiker maakt enkel gebruik van de locatie tijdens het evenement; hij plaatst de paaltjes achteraf terug aan de inrit.
5.    Het is verboden te parkeren of te leveren op de houten hellingen.
6.    Indien gebruik wordt gemaakt van de hangar aan de cruiseterminal moet bijkomende verzekering worden afgesloten:

De stad heeft Bij Ethias NV een brandpolis voor haar patrimonium en hangars afgesloten met afstand van verhaal ten voordele van de gebruiker.  De polis draagt het nr. 38.036.503 en verleent onder meer dekking voor de volgende waarborgen:
Brand en aanverwante (bliksem, ontploffing, elektriciteitsrisico, arbeidsconflicten en aanslagen, … inbegrepen);

• storm – hagel – sneeuw- of ijsdruk;
• natuurrampen voor de eenvoudige risico’s;
• waterschade;
• glasverzekering;
• daden van vandalisme of kwaad opzet;
• rechstbijstand.

De polis moet de volgende clausules bevatten:

1. ”Ingeval van brand verbindt de verzekeringsmaatschappij er zich toe, de op grond der verzekerde waarde vastgestelde schadevergoeding, algeheel aan de stad Antwerpen uit te betalen, als eigenares in wier voordeel het gevaarsartikel gedekt is, zonder dat de stad, handelend als openbaar bestuur, kan verplicht worden het schadebedrag voor heropbouw of herstel aan te wenden.”
2.  “De verzekeringsmaatschappij verbindt zich insgelijks de stad Antwerpen te verwittigen ingeval de premie niet zou betaald worden en onderhavige polis zal slechts kunnen vernietigd worden één maand na kennisgeving ervan, bij aangetekend schrijven, door de verzekeringsmaatschappij aan de stad Antwerpen.”

Standaardvoorwaarden stadsreiniging

Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten in staan voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement.
Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
  
Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:
• er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen;

• alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie (ook hetgene dat zich heeft verspreid naar omliggende straten en pleinen), onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd; 

• alle eventuele schade wordt vergoed;
• bij het bewegwijzeren zorgen dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf,…).
 
Als er gebruik gemaakt wordt van feestcontainers dan gelden de volgende voorwaarden:
In de kostprijs van een feestcontainer zitten de verwerkingskosten van het aangeboden afval en de personeelskost voor het brengen en weghalen van de container. Elke aangevraagde container zien we als één eenheid en rekenen we zo aan.
De retributie per geleverde container bedraagt: 
6,45 EUR voor 240 liter en 26,28 EUR voor 1.100 liter inhoud.
Voor elke lediging tijdens het evenement, rekenen we een bijkomend bedrag van 6,45 EUR of 26,28 EUR aan per geledigde container.
U zorgt voor het beheer en de bewaking van de feestcontainers. Dat doet u voor de periode die in het aanvraagformulier staat. U levert de containers in goede staat terug aan de ophaaldienst van de bedrijfseenheid stadsbeheer.
Bij verlies of onherstelbare beschadiging van een container betaalt u een nieuwe container.
Er mag geen afval in de containers gedumpt worden dat een risico inhoudt voor de gezondheid en veiligheid van het verwerkend personeel. Dit gaat over klein gevaarlijk afval, olie, gasflessen en glas.
Als u de container fout hebt gebruikt en dat brengt kosten mee voor de stad, dan rekenen we de kosten door in de eindfactuur.
De feestcontainers worden geleverd op een werkdag tijdens de week vóór de festiviteit.
Stadsdiensten en stedelijke vzw’s zijn vrijgesteld van retributie, alsook evenementen die ondersteund worden door de burgemeester en het schepencollege van de stad Antwerpen.

Er is een beperkte hulppost vereist.  De aanwezigheid van verpleegkundige, ziekenwagen of MUG is hier niet nodig.  De organisator dient wel te voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in de bijlagen van Volksgezondheid in evementenaanvraag 35361.

Het maximumgeluidsniveau (gemeten als LAmax,slow) mag niet hoger zijn dan 92dB(A). Het waargenomen geluid 1,5 meter voor de gevels van de dichtstbijgelegen woningen mag niet hoger zijn dan 80dB(A) en 90dB(C) (gemeten als LAmax,1sec).

De organisator krijgt gunstig advies onder de voorwaarden die vermeld staan in evenementenaanvraag  35361.

De organisator dient de standaardvoorwaarden te respecteren.

Gunstig advies op basis van orderbevestigingen B506817, B506828, B506829, B506830, B506831, B506832.

Gunstig advies voor gebruik Schoon Verdiep.