2016_CBS_10472 - Distributie stedelijk drukwerk - Centraal beheer - Goedkeuring

In het kader van de digitale communicatie- en dienstverleningstrategie van de stad Antwerpen werd op 1 oktober 2014 het digitale bewonersplatform antwerpen.be definitief gelanceerd. De keuze voor deze strategie werd niet alleen ingegeven door efficiëntie, interactie en klantgerichtheid, maar ook door de afweging dat online media –in vergelijking met gedrukte media– toelaten om meer doelgericht, kostenbewust en milieuvriendelijk te communiceren.  

Toch zal drukwerk een rol blijven vervullen in de communicatie van de entiteiten van de groep stad Antwerpen, met name in het gesegmenteerd, relevant en toegankelijk communiceren met moeilijk bereikbare doelgroepen of kansengroepen. Gedrukte media kunnen in de communicatiemix hun rol vervullen daar waar online media er (nog) niet in slagen om de betrokkenheid van iedere Antwerpenaar bij zijn/haar stad te vergroten.

Drukwerken zoals bewonersbrieven, brochures, folders en flyers voor lokale diensten, activiteiten en evenementen kunnen werken als eerstelijns informatieoverdracht tussen stad of district en de Antwerpenaar die nog niet digitaal actief is. In die zin wordt ook het vernieuwde stadmagazine A-blad sinds mei 2014 verdeeld op adres aan Antwerpse senioren en op publieke plaatsen.

In zitting van 16 november 2016 (jaarnummer 676) keurde het managementteam de ingebruikname van het nieuwe centraal beheerde distributienetwerk voor drukwerk per 1 januari 2017 goed en gaf onderstaande opdracht aan de bedrijfseenheden:

Om er zich van te verzekeren dat de stedelijk gedrukte communicatie (met uitzondering van bewonersbrieven) de juiste specifieke doel- of kansengroep op het juiste moment en op de juiste locatie bereikt, is de inzet van een centraal beheerd fysiek en logistiek distributienetwerk noodzakelijk. De bestaande stedelijke en commerciële distributienetwerken van drukwerk zoals STIP (stedelijke inventaris publicaties), Aeolus, enzovoort, voldoen niet of slechts gedeeltelijk aan vooropgestelde twee doelstellingen.

• Doelstelling 1 - Het drukwerk-bereik van specifieke doel- of kansensgroepen verhogen door:
  - in te zetten op vindbaarheid en nabijheid in plaats van toeval;
  - enkel relevante onderwerpen per doel- of kansengroep en per distributiepunt te weerhouden;
  - te werken op toegankelijke communicatie. 

• Doelstelling 2 - Het totale volume drukwerk verlagen door:
  - in het distributienetwerk enkel die distributiepunten te weerhouden waar specifieke doelgroepen of kansengroepen zich bewegen;
  - het ophaalpercentage ('pick-up rate') van ieder distributiepunt te monitoren. Op basis van de resultaten kunnen per distributiepunt de onderwerpen en volumes van het drukwerk aangepast worden;
  - het e-inclusie traject verder te implementeren.

Selectie distributiepunten binnen het distributienetwerk
De bedrijfseenheid Ondernemen en Stadsmarketing selecteerde in overleg met de districten en na ruggenspraak met locatieverantwoordelijken 240 stedelijke en niet-stedelijke distributiepunten die een geografische én thematische spreiding garanderen.

Het A-blad wordt verdeeld op stedelijke en niet-stedelijke distributiepunten, met of zonder baliefunctie. De gedrukte informerende informatie voor kansengroepen zal enkel verspreid worden op stedelijke distributiepunten met baliefunctie. Op deze laatste punten zal ook steeds het A-blad ter beschikking liggen.

De actuele lijst van distributiepunten is in bijlage aan dit besluit toegevoegd. In functie van de monitoring van de pick-up rates, openingen en sluitingen van locaties zal deze lijst geactualiseerd worden.

Inrichting distributiepunten
De bedrijfseenheid Ondernemen en Stadsmarketing richtte de geselecteerde distributiepunten na akkoord van de locatieverantwoordelijken in met nieuwe modulaire displays die 100-stuks van het A-blad kunnen bevatten, en aanvullend 50 stuks van een 10-tal andere informerende drukwerken. De bedrijfseenheid Ondernemen en Stadsmarketing draagt alle kosten voor de productie, plaatsing en het onderhoud van de displays. Locatieverantwoordelijken die geen display wensen te plaatsen, zorgen zelf voor de inrichting van het distributiepunt.

Distributiebeheer
Om de verspreiding van stedelijk drukwerk in de geselecteerde distributiepunten te optimaliseren op basis van voorgaande doelstellingen, ontwikkelde de bedrijfseenheid Ondernemen en Stadsmarketing samen met Digipolis een nieuw digitaal platform (STIP 2.0) voor centraal distributiebeheer van stedelijk drukwerk. De klantbedrijven van de bedrijfseenheid Ondernemen en Stadsmarketing kunnen in dit platform op basis van een aantal variabelen zoals thema van het drukwerk, wijk of district, leeftijd van de doelgroep en verspreidingsperiode, de distributie van hun drukwerk opgeven. Op basis van de opgegeven variabelen berekent STIP 2.0 de geschikte distributielocaties, verspreidingsperiode, aanleverdatum en dito optimale oplages. Zo kunnen klantbedrijven een exacte bestelling plaatsen bij de drukkerij van hun keuze.    

Bedeling distributiepunten
De gekozen drukkerij levert het drukwerk aan bij raamcontractant Boomerang Field nv (gegund middels collegebesluit van 10 juni 2016, jaarnummer 5142) die op tweewekelijkse basis de drukwerken in het distributienetwerk zal rondbrengen. Deze firma zal ook distributielocaties bezoeken waar drukwerk niet langer hoeft verspreid te worden om de overschotten mee te nemen en na te tellen. Ook voor de bedeling van het drukwerk draagt de bedrijfseenheid Ondernemen en Stadsmarketing alle kosten.