2016_CBS_07643 - Sport. Sportevenementen 2016 - European Open tennistornooi oefenveld 2016 (tennis). Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

Op 13 mei 2016 (jaarnummer 00348) keurde de gemeenteraad een langetermijnovereenkomst van drie jaar goed voor de samenwerking met Tennium Belgium BVBA voor de organisatie van het European Open tennistornooi.

Het European Open tennistornooi van 15 tot en met 23 oktober 2016 is een gloednieuw tennistoernooi dat plaatsvindt in de Lotto Arena in Antwerpen. Deel uitmakend van de ATP World Tour, zal de European Open enkele van de beste tennisspelers van de wereld en van België samenbrengen, alsook enkele aanstormende talenten uit de tennissport de kans geven om te spelen.

Tijdens heel het tornooi zal het Koningin Astridplein het trainingscentrum worden voor de spelers van de European Open. Elke dag van het tornooi kunnen de trainingssessies gratis worden bijgewoond. Om het publiek en de fans een echt unieke ervaring te bieden, zal een tent met ramen geplaatst worden zodat men de spelers aan het werk kan zien. Voor en tijdens het evenement zullen nog tal van andere tennisgerelateerde activiteiten georganiseerd worden waarbij de Antwerpenaar maximaal betrokken zal worden.

Tennium Belgium BVBA staat in voor de organisatie van het volledige tornooi in de Lotto Arena alsook de organisatie en coördinatie van het oefenveld dat aangelegd zal worden op het Koningin Astridplein van 3 oktober tot en met 25 oktober 2016 inclusief op- en afbouw. Vanaf 7 oktober 2016 tot en met 23 oktober 2016 opent de trainingsbaan zijn deuren tegenover het Centraal Station.

Voor de organisatie van het oefenveld is er een akkoord met de NMBS en publifer. Deze laatste partij staat in voor de commerciële verhuur van het Koningin Astridplein in opdracht van de NMBS.

De organisatie vraagt concreet aan de stad Antwerpen om logistiek en promotioneel te ondersteunen. Onderstaande zaken worden gevraagd:

• gratis gebruik van het Koningin Astridplein voor de organisatie van het oefenveld van 3 oktober 2016 tot en met 25 oktober 2016 inclusief op- en afbouw;
• gratis ter beschikking stellen en leveren van feestmateriaal op basis van werkorder B604504;
• gratis leveren, ledigen en reinigen van feestcontainers;
• toelating voor het plaatsen van een constructie met aankondigingsdoek van 26 september 2016 tot en met 23 oktober 2016;
• inzet van de beschikbare stedelijke communicatiekanalen;
• toelating voor het plaatsen van een videoscherm om informatie omtrent het oefenveld te verstrekken.

Principieel gunstig advies van brandweer, politie en horecamanagement onder voorwaarden van het respecteren van de opgelegde voorwaarden en het vervolledigen van het dossier. Het definitieve advies wordt eerstdaags gefinaliseerd na vervollediging van het dossier door de organisator.

De aanvragen voor dit evenement werd ingediend voor 1 april 2016 en dit evenement vindt plaats in 2016 zodat het niet onder het nieuwe opportuniteits- en bevoegdhedenkader evenementen valt.

Het European Open tennistornooi is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement en oefenveld garandeert een uitgebreide deelnemers- en publieksopkomst en een interessante communicatie- en mediawaarde.

De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en hospitality).

Het project kadert in het bestuursakkoord 2013-2018 en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid Cultuur, Sport, Jeugd & Onderwijs.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) en tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden door de organisator.

Overeenkomstig artikel 57 §3, 1° van het Gemeentedecreet is het college bevoegd voor de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen.

Vermits er een samenwerking is met de stad Antwerpen dient er:

• volgens artikel 5 van het retributiereglement voor opdrachten inzake brandpreventie (gemeenteraadszitting van 19 november 2013, jaarnummer 00677) geen retributie inzake brandpreventie betaald te worden;
• volgens artikel 7 van het “Retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties” (gemeenteraadsbeslissing van 19 november 2013, jaarnummer 00673) geen retributierecht aangerekend te worden.

Gebruiksreglement voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen van 16 december 2013 (jaarnummer 00760).

Retributiereglement betreffende de terbeschikkingstelling, laattijdige of niet correcte teruggave, verlies of beschadiging van logistiek materiaal, activatie en gebruik elektriciteit in beheer van de stad Antwerpen van 19 november 2013 (jaarnummer 683)

Collegebesluit over de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden van 18 december 2009 (jaarnummer 18606).