2016_CBS_07642 - Sport. Sportevenementen 2016 - Race for the Cure (lopen). Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

Op 18 december 2015 (jaarnummer 489) keurde het college de kalender van de bovenlokale sportevenementen 2016 goed, de juridische gronden inbegrepen. Race for the Cure is één van de sportevenementen vermeld in dit collegebesluit. 

Think-Pink organiseert dit jaar voor de achtste keer de Race for the Cure op de Gedempte Zuiderdokken. Dit evenement brengt lotgenoten, familie, vrienden en collega’s samen die willen lopen of wandelen voor de strijd tegen borstkanker. Dit evenement wordt dit jaar uitgebreid met een extra dag: de Gezondheidsdag op zaterdag 24 september 2016. Tijdens deze dag ligt de focus op vrouwen en het belang van een gezonde leefstijl. Heel wat gezondheidsaspecten van de vrouw kunnen op die dag op een laagdrempelige en kosteloze manier nagekeken worden. De deelnemers kunnen er heel de dag terecht voor gezondheidsgerelateerde informatie, maar ook voor onderzoeken, demonstraties en animatie. De Gezondheidsdag is gratis en loopt van 9.00 uur tot 17.00 uur.

Het parcours van de tocht op zondag 25 september 2016 is als volgt: Waalsekaai, Schaliënstraat, De Gerlachekaai, Cockerillkaai, Sint-Michielskaai, Plantinkaai, Sint-Jansvliet, Scheldeken, Kromme-Elleboogstraat, Kloosterstraat, Riemstraat, Waalsekaai. Dit parcours wordt tweemaal gelopen. Bij de tweede doortocht stopt men niet aan de Waalsekaai maar slaan de lopers na de Riemstraat af naar de Scheldestraat en dan naar de Vlaamsekaai waar de aankomst is voorzien ter hoogte van de Verlatstraat.

Vanaf 9.00 uur worden de deelnemers verwacht in de Village op de Gedempte Zuiderdokken om hun inschrijving definitief te maken. De effectieve start van de loop (6 km) wordt om 11.00 uur gegeven door de schepen van sport. De start van de wandeltocht (3 km) is voorzien om 11.30 uur. 

Voor, tijdens en na de Race kan iedereen terecht in het evenementendorp op de Gedempte Zuiderdokken. Hier zijn heel wat informatiestandjes, een bar, een brunch en animatie voorzien. Er worden ongeveer 6.500 deelnemers verwacht. Toeschouwers en deelnemers worden opgevangen in het evenementendorp, waar er voldoende ruimte en animatie is om voor spreiding te zorgen. Tijdens de middag is er ook plaats voorzien voor 1.500 brunchers. De organisatoren richten zich met dit evenement vooral naar (ex-)borstkankerpatiënten, hun vrienden en familie.

Om 15.00 uur is het einde voorzien en start de afbouw van het evenement.

De organisatie vraagt concreet aan de stad Antwerpen om logistiek en promotioneel te ondersteunen. Onderstaande zaken worden gevraagd: 

• retributievrij gebruik van de Gedempte Zuiderdokken voor het houden van Race for the Cure van zaterdag 24 september 2016 van 9.00 uur (opbouw start op donderdag 22 september om 6.00 uur) tot zondag 25 september 2016 tot 15.00 uur (afbouw vindt aansluitend plaats); 
• gratis gebruik van het beschikbare feestmateriaal, nadarbarelen van de dienst Stadsbeheer/Bijzondere Opdrachten en Feestmateriaal alsook het gratis ter beschikking stellen van stroom- en watervoorziening en de op- en afbouw van de technische aansluitingen;
• gratis reinigen van de evenementen locatie na afloop van het evenement. Eveneens het gratis ter beschikking stellen, ledigen en reinigen van de nodige vuilniscontainers;
• gratis wegnemen en terugplaatsen van paaltjes;
• inzet van de dienst Lokale Politie/Openbare Orde/Evenementen;
• inzet van de beschikbare stedelijke communicatiekanalen;
• bewoners informeren door het maken en bussen van bewonersbrieven.

De aanvraag voor dit evenement werd ingediend voor 1 april 2016 en vindt plaats in 2016 zodat dit niet onder het nieuwe opportuniteits- en bevoegdhedenkader evenementen valt. 

Race for the Cure is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide deelnemers- en publieksopkomst en een interessante communicatie- en mediawaarde.

De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en hospitality).

Het project kadert in het bestuursakkoord 2013-2018 en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid Cultuur, Sport, Jeugd en Onderwijs.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) en tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden door de organisator.

Overeenkomstig artikel 57 §3, 1° van het Gemeentedecreet is het college bevoegd voor de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen.

Vermits er een samenwerking is met de stad Antwerpen dient er:

• volgens artikel 5 van het retributiereglement voor opdrachten inzake brandpreventie (gemeenteraadszitting van 19 november 2013, jaarnummer 677) geen retributie inzake brandpreventie betaald te worden;
• volgens artikel 7 van het “Retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties” (gemeenteraadsbeslissing van 19 november 2013, jaarnummer 673) geen retributierecht aangerekend te worden.

Gebruiksreglement voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen van 16 december 2013 (jaarnummer 760).

Retributiereglement betreffende de terbeschikkingstelling, laattijdige of niet correcte teruggave, verlies of beschadiging van logistiek materiaal, activatie en gebruik elektriciteit in beheer van de stad Antwerpen van 19 november 2013 (jaarnummer 683).

Collegebesluit over de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden van 18 december 2009 (jaarnummer 18606).

Bij beslissing van 22 mei 2006 (jaarnummer 1149) keurde de gemeenteraad de tekst goed van het charter sportevenementen, dat bij de organisatie van elk evenement zowel door de stad Antwerpen als door de organisatie moet ondertekend worden. De goedkeuring en ondertekening van het charter sportevenementen wordt dan opgenomen in het collegebesluit van het evenement.