Artikel 57 § 3,4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van de overheidsopdrachten.
Artikel 57 § 3,5° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het vaststellen van de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht van dagelijks bestuur.
In september 2015 werden in verschillende archiefcontainers schimmels op de archiefstukken vastgesteld. Dit was het gevolg van een te hoge relatieve vochtigheid in de archiefcontainers. Het gebouwbeheerssysteem bleek verkeerd te zijn ingesteld waardoor het een lagere dan de werkelijke relatieve vochtigheid aangaf. De technische installaties van de archiefcontainers bleken ook niet in staat om de relatieve vochtigheid onder controle te houden. Inmiddels is het gebouwbeheerssysteem bijgestuurd en heeft de bedrijfseenheid Stadsbeheer de nodige acties ondernomen om de technische installaties te laten ombouwen. Omdat goede bewaarcondities (temperatuur en relatieve vochtigheid) essentieel zijn voor het behoud van de archiefstukken, raadt de bedrijfseenheid Stadsbeheer het Stadsarchief aan om een alternatief systeem van dataloggers (los van het gebouwbeheerssysteem) aan te schaffen zodat er een controle is op het gebouwbeheerssysteem. Standaard zullen er twee dataloggers in elke archiefcontainer en één in elke kantoorruimte en in de leeszaal gelegd worden. Daarnaast zullen er een aantal mobiele loggers zijn die tijdelijk op kritieke plaatsen gelegd zullen worden.
Bestuurszaken heeft aan onderstaande firma's een offerte gevraagd:
Aangezien het bedrag van de aankoop groter is dan 5.500,00 EUR exclusief btw, stelt de Gemeenschappelijke Aankoopcentrale voor om onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking GAC/2016/4164 op te starten en de ontvangen offertes te beschouwen als inschrijvingen op deze procedure.
Volgende firma's dienden een offerte in:
De offertes van de firmas PEDAK en Codine werden niet weerhouden aangezien deze niet voldeden aan de vooropgestelde technische eisen. Beiden boden toestellen aan die niet via wifi werken (respectievelijk Bluetooth en radiogolven), wat problemen oplevert met de wanden van de containers.
De overige inschrijvers werden uitgenodigd om hun toestellen te komen demonstreren, waarbij bleek dat de gegevensopslag bij de testlogger van firma CMI niet werkte. De firma CMI biedt ook geen Nederlandstalige software-interface, noch handleiding aan. De aangeboden loggers worden gevoed door herlaadbare batterijen die maandelijks opgeladen moeten worden. Dit in tegenstelling tot de loggers van firma Testo, die werken op vervangbare batterijen met een levensduur van twee jaar en die wel volledig Nederlangstalig werken. Bestuurszaken/stadsarchief beoordeelde de loggers van de firma Testo dan ook als technisch de meest passende.
De Gemeenschappelijke Aankoopcentrale stelt voor om op basis van de bovenvermelde argumentatie de opdracht voor het leveren van dataloggers te gunnen aan de firma testo NV, Industrielaan 19, 1740 Ternat, België.
In toepassing van artikel 26, §1 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, geschiedt de overheidsopdracht bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking wanneer de aanbestedende overheid, indien mogelijk, meerdere leveranciers van haar keuze raadpleegt en over de voorwaarden van de opdracht onderhandelt met één of meer van hen.
In toepassing van artikel 58 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011, gaat de aanbestedende overheid over tot selectie van de kandidaten of inschrijvers in de mate dat de noodzakelijke inlichtingen en documenten aantonen dat ze cumulatief voldoen aan:
Het college keurt goed dat voor de aankoop van dataloggers offertes werden gevraagd aan:
Het college keurt de gunning goed voor de aankoop van dataloggers, op basis van bestek GAC/2016/4164, aan de firma Testo nv, Industrielaan 19, 1740 Ternat, België met ondernemingsnummer BE0427 483 255.
De financieel beheerder verleent zijn visum en regelt de financiële aspecten als volgt:
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
|
Testo Ondernemingsnummer: BE0427 483 255 |
18.246,80 EUR | budgetplaats:5163500000 budgetpositie:231 functiegebied:1TSB070202A00000 subsidie:SUB_NR fonds:INTERN begrotingsprogramma:1SA070113 budgetperiode:1600 |
4005182132 |