Op 9 februari 2016 diende Unifac vzw, de overkoepelende studentenvereniging van de stadscampus van de Universiteit Antwerpen, Kleine Kauwenberg 15, 2000 Antwerpen, vertegenwoordigd door Emelie Doms, een aanvraag in om 'Students on Stage 2016' op 26 september 2016 te organiseren op het Sint-Jansplein.
Het evenement gaat, op aanvraag van de adviserende diensten, door op het Sint-Jansplein. Het evenement wordt helemaal afgezet met nadars en heras hekken. Er worden geen omleidingen aangevraagd. De politie houdt toezicht bij de drukke oversteekplaatsen aan de Italiëlei en het kruispunt van de Vondelstraat met de van Maerlantstraat.
Tijdens dit evenement presenteren de studentenverenigingen, die aan de Universiteit Antwerpen verbonden zijn, zich aan de nieuwe studenten. Ze bieden snacks en drank aan en er wordt muziek gespeeld om een gezellige sfeer te creëren.
Students on Stage start op maandag 26 september 2016 om 12.00 uur en eindigt om 20.00 uur.
De opbouw start op zondag 25 september om 16.00 uur en de afbraak is voorzien op maandag 26 september tot 23.00 uur.
Het programma verloopt als volgt op maandag 26 september:
Het evenement en het mobiliteitsplan werd besproken op het AGEV-overleg van 13 september 2016.
Dit evenement wordt volgens het opportuniteits- en bevoegdhedenkader evenementen ingedeeld in categorie 1, eigen georganiseerde evenementen van de groep stad Antwerpen en wordt vrijgesteld van:
Het evenement heeft een open karakter en richt zich tot alle studenten van Antwerpen. Het evenement heeft een behoorlijke uitstraling, werd de voorbije jaren door alle betrokkenen gunstig geëvalueerd en wordt ook door Antwerpen Studentenstad positief geadviseerd.
Op 21 maart 2016 (jaarnummer 180) keurde de gemeenteraad het nieuw retributiereglement voor inname van openbaar domein voor evenementen en manifestaties goed.
Op 4 maart 2016 (jaarnummer 1659) keurde het college de nieuwe procedure voor evenementenaanvragen - opportuniteits- en bevoegdhedenkader evenementen goed.
Op 16 december 2013 (jaarnummer 760) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Zorgen voor goede bereikbaarheidsinformatie die eenvoudig gevonden kan worden op website,…. Dat wil zeggen informatie voor alle vervoersmodi te beginnen met fiets en openbaar vervoer (bus, tram, trein).
Extra fietsenstallingen voorzien.
Geen laad en loszone mogelijk aan de zijde van de bussen. Het busverkeer is hier zo intens dat het niet mogelijk is de bushalte te gebruiken.
Auto's hoeven niet permanent op het plein te staan. Er is voldoende parkeergelegenheid in de onmiddellijke omgeving (parking onder het plein).
zie advies E.00178.A6.0001 in bijlagen
U dient te voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in de bijlagen van Volksgezondheid.
Het maximum geluidsniveau (gemeten als LAmax,slow) mag niet hoger zijn dan 92dB(A).
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18.606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten in staan voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:
VOOR HET FLYEREN - Het is verboden geschriften, drukwerken of pamfletten uit te delen die de netheid in het gedrang brengen. Iedere verdeler moet zelf of via een helper instaan voor het oprapen van de door het publiek in de omgeving weggeworpen exemplaren of voorwerpen.
Bij het niet naleven van deze voorafgaande afspraak zal de verdeler, de verantwoordelijke uitgever en organisator van de activiteit waarvoor reclame wordt gemaakt hoofdelijk aansprakelijk worden gesteld.
Het college keurt de effectieve organisatie van Students on Stage 2016, zoals hierboven beschreven, op 26 september 2016 op het Sint-Jansplein goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| SB/L/BOF |
om logistieke ondersteuning te verlenen volgens order B603623. |
| LP/OO/EV |
om toezicht te houden op het evenement en de drukke oversteekplaatsen. |