2016_CBS_08168 - Fondsen. Eurodesk - Kandidatuur Eurocities Cooperation Platform 2017 - Goedkeuring

De nodige middelen om het event te organiseren, indien de kandidatuur wordt weerhouden, zijn reeds voorzien op het werkingsbudget voor 2017 van afdeling fondsen (dienst strategisch coördinator): profitcenter 530, budgetpositie 6141 (algemene werkingsmiddelen), functiegebied 1TSB070303A00000, begrotingsprogramma 1SA070150.

Op 28 augustus 2015 (jaarnummer 7096) keurde het college de kandidatuur voor de organisatie van het Eurocities Cooperation Platform in 2016 goed. Deze kandidatuur werd echter niet weerhouden. Tijdens de jaarlijkse conferentie van 4 tot 6 november 2015 in Malmö/Kopenhagen (Zweden/Denemarken) besloot het uitvoerend comité van Eurocities (Europees netwerk van steden met meer dan 250.000 inwoners) om de stad Porto (Portugal) aan te duiden als gaststad voor het platform. Met dit collegebesluit wordt het college gevraagd om de kandidatuur te hernieuwen met het oog op de organisatie van het Cooperation Platform in 2017.

Eenmaal per jaar organiseert Eurocities, in samenwerking met een gaststad, het zogenaamde Cooperation Platform. Deze bijeenkomst is specifiek gericht op de contact officers van de Eurocities-steden. Dit jaar vond het Cooperation Platform plaats in Porto op 12 en 13 mei 2016. De Eurodesk (dienst strategisch coördinator) treedt op als contact officer voor de stad Antwerpen en was vertegenwoordigd op dit event.

De bedoeling van het Cooperation Platform wordt door Eurocities als volgt omschreven: eenmaal per jaar biedt het Cooperation Platform de mogelijkheid aan de internationale of Europese contactpersonen van de Eurocities-steden om elkaar te ontmoeten, om te netwerken en om meer te leren over het Eurocities-lidmaatschap. Tijdens het Cooperation Platform wordt gefocust op de lobbystrategie van Eurocities ten aanzien van de Europese instellingen, op actuele Europese beleidskwesties en op Europese financieringsopportuniteiten, en wordt er voldoende tijd vrijgemaakt voor informele netwerking, zowel tussen steden onderling als met de medewerkers van Eurocities.

Tot 30 september 2016 worden de leden van Eurocities uitgenodigd om hun kandidatuur in te dienen voor de organisatie van het Cooperation Platform in 2017. De data die vanuit Eurocities naar voren worden geschoven, zijn donderdag 18 en vrijdag 19 mei 2017. Wat de organisatie van het tweedaagse platform betreft, staat Eurocities zelf in voor de samenstelling van het inhoudelijke programma, terwijl de gaststad verantwoordelijk is voor de logistiek (registratie, praktische informatie, technisch materiaal, lokaal vervoer, ...), zaalhuur (zowel plenaire ruimte voor 100 à 140 deelnemers als mogelijkheid tot breakout-sessies), catering (koffiepauzes, twee lunches, één receptie, één diner) en randactiviteiten (studiebezoeken en/of stadswandelingen). De deelnemers staan zelf in voor de bekostiging van hotelovernachtingen en internationaal vervoer.

De organisatie van het platform sluit aan bij de doelstelling om stad Antwerpen meer zichtbaar te maken in Europa, in dit geval voornamelijk binnen het Eurocities-netwerk en om kennisdeling met andere Europese steden te versterken. Kandidaturen kunnen tot 30 september 2016 worden ingediend bij Eurocities. Hiertoe moet het aanvraagformulier, dat als bijlage gaat bij dit collegebesluit, ondertekend worden. Daarnaast zal de Eurodesk (dienst strategisch coördinator) nog een bijkomende bijlage voorbereiden waarin een aantal suggesties voor studiebezoeken en stadswandelingen worden opgesomd, en waarin verduidelijkt wordt hoe de interne samenwerking binnen de stad met het oog op de organisatie van het event zal verlopen. Op de jaarlijkse conferentie van 16 tot 18 november 2016 in Milaan (Italië) zal het uitvoerend comité van Eurocities beslissen welke stad de organisatie van het platform op zich mag nemen. 

Indien de kandidatuur van stad Antwerpen wordt goedgekeurd, zal de Eurodesk (dienst strategisch coördinator) het voortouw nemen in de organisatie van het platform. Volgende stedelijke diensten worden gevraagd hun medewerking te verlenen: de diensten Bestuurszaken/externe relaties en Bestuurszaken/organisatiebeheer voor de nodige ondersteuning bij organisatorische en logistieke taken (onder andere bij de ontvangst van de deelnemers), de stafdienst van Bestuurszaken voor ondersteuning bij financiële afhandeling (opmaak van bestelbonnen, afhandeling van facturen, ...) en communicatie, en de dienst Ondernemen en Stadsmarketing/Visit Antwerp voor ondersteuning en begeleiding bij de organisatie en aanpak van een congres (onder meer bij de reservatie van congresruimte, de aanvraag van offertes en de organisatie van site visits en/of randactiviteiten). Wat geschikte congresruimte betreft, wordt in eerste instantie geopteerd voor het aanwenden van 'stadsdagen'. In afwachting van de beslissing over de verschillende kandidaturen, zal de Eurodesk alvast de nodige stappen zetten om de organisatie en vooral dan de reservatie van congresruimte voor te bereiden.