2016_CBS_07303 - Patrimonium Districts- en loketwerking. Diverse locaties (Borgerhout, Merksem, Ekeren, Wilrijk, Hoboken, Antwerpen) - Masterplan historische districtshuizen. Aanvraag tot het sluiten van een meerjarenpremieovereenkomst. Collegiale brief. Concretisering beleidsrichtlijn - Goedkeuring

Meerjarenpremieovereenkomst

Op basis van de actueel beschikbare ramingen van de reeds lopende bouwprojecten, kan onderstaand budgetoverzicht opgemaakt worden met eveneens een aanname van het te verwachten subsidiebedrag in het kader van de af te sluiten meerjarenpremieovereenkomst (bedragen exclusief erelonen):

De budgetten voor een realisatie van de projecten met betrekking tot deze districtshuizen werden opgenomen in de meerjarenbegroting van de stad Antwerpen. Bovenstaand overzicht dient desgevallend bijgesteld te worden afhankelijk van de bevindingen van de nog op te maken beheersplannen en de daarin vooropgestelde prioriteiten.

(*) onder voorbehoud van een ontvankelijkheidsverklaring en goedkeuring door de hogere overheid van de respectievelijke restauratiedossiers.

Beheersplannen

Voor de opmaak van een beheersplan wordt een onderzoekspremie verleend. Het premiebedrag bedraagt 80% van de aanvaarde kostenraming. Bij de berekening van de premie wordt evenwel een maximaal geraamd bedrag van 25.000,00 EUR exclusief btw in aanmerking genomen. In die zin wordt de subsidie steeds beperkt tot maximum 24.200,00 EUR inclusief btw (25.000,00 EUR x 1,21 x 0,80).

Voor de opmaak van de diverse beheersplannen, kan onderstaand budgetoverzicht opgemaakt worden met een raming van de eraan verbonden studiekosten en te verwachten subsidie (inclusief btw):

(*) onder voorbehoud van een goedkeuring door de hogere overheid van de aangevraagde onderzoekspremies en daarbij horende respectievelijke beheersplannen.

Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, inzonderheid artikel 57 §3,1° bepaalt dat het college van burgemeester en schepenen de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen binnen de door de gemeenteraad vastgestelde algemene regels dient uit te voeren.

Met het gemeenteraadsbesluit van 25 juni 2007, jaarnummer 1521, besliste de gemeenteraad in toepassing van artikel 43 § 2,10° van dit Gemeentedecreet welke opdrachten voor werken, leveringen en diensten kunnen beschouwd worden als opdrachten van dagelijks bestuur.

Masterplan historische districtshuizen

In het kader van enerzijds een optimalisatie en uniformiseren van de dienstverlening, anderzijds de publieke ontsluiting van de historische districtshuizen, werd door de bedrijfseenheid Stadsbeheer een masterplan opgesteld. Een toelichting bij de krijtlijnen voor dit masterplan werd gegeven aan het college op 27 augustus 2010 (jaarnummer 10483).

Aansluitend bij deze toelichting werd door het college de opdracht gegeven dit masterplan uit te werken in overleg met de bedrijfseenheid Districts- en Loketwerking en dit plan verder te concretiseren tot effectieve restauratiedossiers.

Herkenbare districtshuizen

Het grondgebied van de stad Antwerpen telt negen districten. Zes van de districtshuizen in deze districten zijn beschermd als onroerend erfgoed, met name districtshuis Borgerhout, districtshuis Merksem, districtshuis Ekeren, districtshuis Wilrijk, districtshuis Hoboken en zaal Harmonie dat herbestemd zal worden tot districtshuis Antwerpen. Deze gebouwen hebben een symbolische waarde en zijn een herkenningspunt in het stedelijk weefsel voor de bewoners van het district en bij uitbreiding van het volledige grondgebied van de stad Antwerpen.

Het unieke cultuurhistorische belang van deze gebouwen als beschermde monumenten maakt dat deze gebouwen zonder meer deel uitmaken van het collectief geheugen en elk op hun manier exceptionele iconen zijn in het architectuurlandschap. Omwille van hun uitstraling zijn deze gebouwen, allen vrijstaande instituten, duidelijk herkenbaar voor de burger.

Geoptimaliseerde dienstverlening en modern klantenmanagement door uniforme aanpak

Uit het bestuursakkoord 2013-2018 (onder meer artikel 422) komt naar voor dat het beleid, naast de conservatie van de historische districtshuizen als beschermd erfgoed en de versterking van hun huidige (of toekomstige) functie als districtshuizen voor de burger, ook belang hecht aan de uniforme aanpak, onder andere voor wat betreft de publieke toegankelijkheid, de leesbaarheid en de klantgerichtheid. Er wordt eveneens als uitgangspunt gehanteerd om de klant centraal te stellen in de dienstverlening en sterk in te zetten op administratieve vereenvoudiging en digitalisering (onder meer artikel 420 en 421).

Het college keurde op 28 juni 2013 (jaarnummer 6529) de vastlegging van de principes voor de digitale dienstverlening en op 19 juli 2013 (jaarnummer 7284) de principes van klantgerichte individuele administratieve dienstverlening goed als belangrijke stappen in de implementatie van bovenstaande stadsbrede strategie.

Geoptimaliseerde dienstverlening en modern klantenmanagement door uniforme aanpak

In navolging van het bestuursakkoord 2013-2018 (artikel 422) zal het creëren van een maximale samenhang tussen de verschillende districtshuizen, stadsbreed over de verschillende districten heen, de leesbaarheid versterken en daaruit volgend ook de klantgerichtheid bevorderen.

Er wordt daarbij gestreefd naar een optimale districts- en loketwerking die ‘future proof’ is en niet alleen beantwoordt aan de hedendaagse, maar ook aan de toekomstige wensen van hun klanten en dit binnen de principes van een modern klantenmanagement waar digitaal werken, uniforme intake en proactief klantgericht werken vooropstaat.

Publieke ontsluiting van districtshuizen

Door de uitzonderlijke erfgoedwaarde van deze historische districtshuizen is een optimaal gebruik ervan een duidelijke meerwaarde voor de gemeenschap. Een visie die in eerste instantie uitgaat van geïntegreerd vastgoedbeheer, waarbij gestreefd wordt naar een bouwfysische optimalisatie gekoppeld aan een maximale publieke ontsluiting van deze gebouwen is een middel om deze doelstelling te realiseren.

Om dit waardevol patrimonium zo breed mogelijk open te stellen voor zijn burgers, is het noodzakelijk om deze gebouwen grondig te restaureren en waar nodig aan te passen aan de hedendaagse normen en comforteisen, zodoende een modern klantenmanagement te bewerkstelligen.

Masterplan historische districtshuizen

Het masterplan districtshuizen, zoals toegelicht aan het college op 27 augustus 2010 (jaarnummer 10483), werd verder uitgewerkt in samenwerking met de bedrijfseenheid Districts- en Loketwerking, resulterend in concrete studieopdrachten voor bouwprojecten op de diverse locaties. Onderstaand een oplijsting van de actuele stand van deze projecten aan de hand van de besluitvorming:

• districtshuis Borgerhout

  • aanstellen architect (college 14 maart 2014, jaarnummer 2796);

  • goedkeuring voorontwerp (college 6 februari 2015, jaarnummer 1020);

• districtshuis Merksem

  • aanstelling architect (college 17 december 2010, jaarnummer 15913);

  • goedkeuring bestek en procedure voor restauratie buitenschil (college 20 december 2013, jaarnummer 12951);

  • goedkeuring bestek en procedure voor restauratie interieur (college 20 december 2013, jaarnummer 12952);

• districtshuis Ekeren

  • aanstelling architect (college 10 december 2010, jaarnummer 15361);

  • goedkeuring bestek en procedure voor restauratie districtshuis (college 7 februari 2014, jaarnummer 1269);

• districtshuis Wilrijk

  • goedkeuring bestek en procedure voor plaatsing monumentenglas en restauratie van het buitenschrijnwerk (college 4 maart 2016, jaarnummer 1822);

• districtshuis Hoboken

  • aanstelling architect restauratie kasteel Sorghvliedt (college 26 september 2014, jaarnummer 9816);

  • aanstelling architect restauratie kasteel Sorghvliedt, buitenschrijnwerk (college 10 juli 2015, jaarnummer 5995);

  • gunning van de restauratie van het buitenschrijnwerk in kasteel Sorghvliedt (college 6 november 2015, jaarnummer 9235);

  • toewijziging opdracht tot opmaak beheersplan en studie gevelafwerking als aanvullende dienst aan aangesteld architectenbureau (college 18 maart 2016, jaarnummer 2339);

• districtshuis Antwerpen

  • aanstelling architect (college 9 juli 2010, jaarnummer 8459);

  • goedkeuring bestek en procedure voor restauratie en herbestemming van zaal Harmonie en Oranjerie (gemeenteraad 22 september 2014, jaarnummer 639).

Een overzicht van dit masterplan wordt als presentatie in bijlage toegevoegd bij dit collegepunt.

Lange doorlooptijd aanvraag erfgoedpremies voor beschermde monumenten

Omdat alle bovenstaande gebouwen beschermde monumenten zijn, komen de binnen het masterplan geplande restauratiewerkzaamheden in aanmerking voor een erfgoedpremie vanwege de hogere overheid. De betoelaging betreft een financiering van 80% van de geraamde bouwkost, wel te verstaan enkel ten belope van de subsidiabele delen.

Wanneer het dossier wordt behandeld volgens de erfgoedpremie-aanvraag bijzondere procedure wordt het principe ‘first-in-first-out’ gehanteerd, waarbij het stadsbestuur, na goedkeuring van het bestek, het dossier indient bij de Vlaamse overheid en een onbepaalde termijn dient te wachten op de toekenning van de premie alvorens te mogen starten met de uitvoering van de werken. De wachtlijst voor dergelijke dossieraanvragen is aanzienlijk, waardoor er geen zekerheid is over het moment van premietoekenning. Hierbij lopen de verschillende projecten dan ook kans op aanzienlijke vertraging van een jaar of meer.

Subsidiëring via meerjarenpremieovereenkomst

Het Onroerenderfgoedbesluit van 16 mei 2014 (artikel 11.4.2) voorziet evenwel voor langdurige werkzaamheden met een gefaseerde uitvoeringstermijn om onder bepaalde voorwaarden beroep te doen op een zogenaamde meerjarenpremieovereenkomst. Het sluiten van dergelijke overeenkomst met de Vlaamse overheid stelt het bestuur in staat om, na de goedkeuring van het bestek door het college, onmiddellijk over te gaan tot publicatie, gunning en aanvang van de werken.

De bedrijfseenheid Stadsbeheer stelt dat het masterplan voor de historische districtshuizen met zijn verschillende deelprojecten voldoet aan de vier opgelegde criteria van toepassing voor een meerjarenpremieovereenkomst:

1. het project vereist een strikte uitvoeringstiming om budgettaire, organisatorische of uitvoeringstechnische redenen:

• vermits verschillende gebouwen dringend aan restauratie toe zijn, is maximaal inzetten op een minimale uitvoeringstermijn aangewezen;

• de in de begroting ingeschreven middelen worden bij voorkeur maximaal binnen deze legislatuur aangewend. Dit vereist een gecomprimeerde uitvoeringstermijn van 3 jaar: 2017-2018-2019;

2. het project heeft een gefaseerde uitvoeringstermijn van minimaal drie jaar en maximaal vijf jaar:

   • het dossier wordt in 2016 als 1 totaaldossier bij de Vlaamse overheid ingediend;

   • de uitvoeringstermijn van dit project loopt van 2017 tot en met 2019;

3. de kostenraming voor de subsidieerbare beheersmaatregelen, werkzaamheden of diensten bedraagt minstens vijf miljoen euro, exclusief btw:

   • de totaalkost van het project wordt benaderend geraamd op 14.742.000 EUR exclusief btw;

   • het aandeel subsidieerbare posten wordt benaderend geraamd op 6.541.000 EUR exclusief btw;

   • (zie voor een gedetailleerd overzicht verder onder ‘algemene financiële gevolgen’);

4. het project voorziet in of verbetert de publieksgerichte erfgoedontsluiting van het beschermde goed, het erfgoedlandschap, of minstens een representatief deel ervan:

• het masterplan heeft als doel, naast een modernisering van de dienstverlening, de publieke ontsluiting van de gebouwen te maximaliseren.

Aanvraag tot het afsluiten van een meerjarenpremieovereenkomst

Alvorens een dossier voor een meerjarenpremieovereenkomst te kunnen indienen bij het agentschap Onroerend Erfgoed Vlaanderen dient hiervoor een principieel akkoord gegeven te worden door de bevoegde minister, in deze minister Geert Bourgeois, minister-president van de Vlaamse regering en Vlaams minister van Buitenlands Beleid en Onroerend Erfgoed.

Hiertoe dient een collegiale brief verstuurd te worden met de vraag tot het sluiten van een meerjarenpremieovereenkomst en een beknopte toelichting van het project (of in deze: deelprojecten op diverse locaties).

Samenstelling van een dossier voor meerjarenpremieovereenkomst

Na ontvangst van een principieel akkoord vanuit de Vlaamse overheid, kan de administratie overgaan tot het samenstellen van een dossier dat tegemoetkomt aan artikel 11.4.3 uit het Onroerenderfgoedbesluit van 16 mei 2014.

Dit dossier omvat minstens de volgende documenten:

• een motiveringsnota;

• een globale kostenraming;

• een financieel plan dat aangeeft hoe de beheersmaatregelen, werkzaamheden of diensten gefinancierd zullen worden;

• een gedetailleerd toestandsrapport;

• een beheersplan dat een beeld geeft van de beoogde beheersmaatregelen, werkzaamheden of diensten op korte, middellange en lange termijn en dat de prioriteiten aangeeft op basis van het toestandsrapport;

• een faseringsplan dat afgestemd is op het beheersplan, waarbij in voorkomend geval de geplande beheersmaatregelen, werkzaamheden of diensten op elkaar worden afgestemd;

• een rapport over de publieke toegankelijkheid voor, tijdens en na de beheersmaatregelen, werkzaamheden of diensten en over de eventuele bestemming of herbestemming.

Opmaak van beheersplannen voor de diverse locaties

In het kader van het nieuwe Erfgoedbesluit, in voege vanaf 1 januari 2015, wordt bij het beheer van onroerend erfgoed bijzondere nadruk gelegd op het nadenken over de ambities op langere termijn. Deze bepaling vertaalt zich in de verplichte opmaak van een zogenaamd beheersplan bij de aanvraag van restauratiepremies. In betreffend document wordt onder meer vastgelegd welke werkzaamheden waar en wanneer nodig zijn.

De verplichting situeert zich zowel bij erfgoedpremies bijzondere procedure als voor een meerjarenpremieovereenkomst. In het kader van het masterplan voor de historische districtshuizen en de af te sluiten meerjarenpremieovereenkomst dient derhalve eerst een beheersplan opgemaakt te worden voor alle districtshuizen binnen deze scope.

De opmaak van de respectievelijke beheersplannen kan gegund worden als aanvullende opdracht aan de reeds aangestelde architecten, met uitzondering van districtshuis Merksem, districtshuis Ekeren en districtshuis Wilrijk. Deze laatste kunnen als een deelopdracht worden afgeroepen op de raamovereenkomst voor het aanstellen van pool ontwerpers voor restauratieopdrachten (bestek GAC/2014/1189).

Conform artikel 11.4.1 en 11.4.2 van het Onroerenderfgoedbesluit van 16 mei 2014 kan de Vlaamse Regering meerjarenpremieovereenkomsten sluiten voor grote of langdurige werkzaamheden aan of in beschermde goederen.

Conform artikel 15 van het besluit van de Vlaamse regering van 14 december 2001 houdende vaststelling van het premiestelsel voor restauratiewerken aan beschermde monumenten worden de door de minister toegekende restauratiepremies volgens een verdeelsleutel uitbetaald respectievelijk door het Vlaamse gewest, de provincie en de gemeente (Premiebesluit). Dit Premiebesluit werd opgeheven door het besluit van de Vlaamse regering van 16 mei 2014 betreffende de uitvoering van het Onroerenderfgoeddecreet van 12 juli 2013 (het Onroerenderfgoedbesluit). De overgangsbepaling van artikel 13.3.7 van het Onroerenderfgoeddecreet bepaalt dat reeds toegekende premies op grond van het Premiebesluit nog kunnen worden uitbetaald.