De bouwkosten voor de realisatie van het project worden geraamd op 5.400.000,00 EUR (inclusief btw, overschrijding vermoedelijke hoeveelheden en herzieningen) en de erelonen (10,5%) op 567.000,00 EUR (inclusief btw). De totale geraamde projectkost bedraagt 5.967.000,00 EUR.
Er is voldoende budget beschikbaar op de meerjarenbegroting binnen het beleidsdomein Cultuur/ Musea op de doelstelling 1SBR030102.
Het project komt in aanmerking voor subsidie van Toerisme Vlaanderen, Impulsprogramma Hefboomprojecten (60% totale projectkost exclusief restauratie - inclusief personeelskosten, vorming, communicatie,…), en zal hiervoor worden ingediend.
De betreffende ereloonbepalingen zijn opgenomen in de modelovereenkomst die als bijlage bij het bestek is gevoegd en integraal deel uitmaakt van de toepasselijke documenten.
Artikel 43 §2 11° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat de gemeenteraad het vaststellen van de wijze van gunning en het vaststellen van de voorwaarden van overheidsopdrachten niet aan het college kan toevertrouwen, behalve als de opdracht past binnen het begrip dagelijks bestuur waarvoor het college van burgemeester en schepenen bevoegd is of als de opdracht nominatief in het vastgestelde budget is opgenomen. Met het gemeenteraadsbesluit van 25 juni 2007, jaarnummer 1521, werd vastgesteld welke opdrachten voor werken, leveringen en diensten beschouwd kunnen worden als opdrachten van dagelijks bestuur.
| Fase | Bestuursorgaan | Datum | Jaarnummer |
| goedkeuring stuurgroep met als werktitel 'ABC2018. Signed by Rubens' |
college | 19 februari 2016 | 1306 |
| goedkeuring bestek en procedure voor bouwhistorisch onderzoek van de Rubenssite. |
college | 22 januari 2016 | 475 |
| gunning van bouwhistorisch onderzoek van de Rubenssite, op basis van bestek GAC/2015/3383, aan Maclot Petra, tegen 50.800,00 EUR, exclusief btw |
college | 4 maart 2016 | 1814 |
| goedkeuring mandatering Vlaams Bouwmeester voor procedure Open Oproep |
gemeenteraad | 30 mei 2016 | 321 |
| goedkeuring selectie 5 kandidaten | college | 25 november 2016 |
In zitting van 4 mei 2016 (jaarnummer 03972) keurde het college goed om de Vlaams Bouwmeester te mandateren om de opdracht voor de ontwikkeling van een onthaal en Rubens Experience Centre voor de Rubenssite op te nemen in de procedure van de Open Oproep.
Open oproep 32 werd uitgeschreven door de Vlaams Bouwmeester op 11 juli 2016, een beknopte projectomschrijving werd gepubliceerd. 57 ontwerpteams hebben zich kandidaat gesteld.
In de zitting van 25 november 2016 wordt aan het college de goedkeuring voorgelegd van de selectie van de volgende 5 ontwerpers voor de uitwerking van een ontwerpvoorstel:
In overleg met de gebruiker werd het projectdossier opgesteld die de basis vormt voor de uitwerking van de ontwerpvoorstellen.
Het projectdossier bestaat uit het bestek, de projectdefinitie en de modelovereenkomst waarin de duidelijke omschrijving van de opdracht is verwerkt en zal worden overgemaakt en toegelicht aan de geselecteerde ontwerpers tijdens een eerste briefing op 23 december 2016.
Bij een tweede briefing op 23 januari 2017 staat de stad opnieuw ter beschikking om bijkomende vragen van de ontwerpers te beantwoorden.
De 5 ontwerpvoorstellen worden uiterlijk tegen 20 april 2017 verwacht waarna een jury voor het toekennen van een laureaat zal plaatsvinden op 28 april 2017.
Tussen de Vlaams Bouwmeester en de stad Antwerpen wordt een samenwerkingsprotocol afgesloten.
Hierbij wordt de timing, het budget, het draagvlak, met andere woorden de haalbaarheid van een project, van bij het begin afgetoetst, wat een beter en meer gedragen traject garandeert tot aan de realisatie.
In toepassing van artikel 26, § 1, 4° van de wet van 15 juni 2006 zal deze opdracht gegund worden volgens onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking omdat de overheidsopdracht voor diensten op een ontwerpenwedstrijd volgt en overeenkomstig de toepasselijke regels moet worden gegund aan één van de winnaars van de wedstrijd.
De gemeenteraad beslist om de projectdefinitie, het bestek P0838420 en de bijhorende overeenkomst voor de aanstelling van een ontwerper voor de ontwikkeling van een onthaal en Rubens Experience Centre voor de Rubenssite, goed te keuren.
De gemeenteraad beslist om het samenwerkingsprotocol tussen stad Antwerpen en de Vlaams Bouwmeester met betrekking tot de opdracht voor de ontwikkeling van een onthaal en Rubens Experience Centre voor de Rubenssite, goed te keuren.