Dit besluit handelt enkel over de principiële beslissing tot openverklaring van het gebouw. De formele beslissing (inclusief de financiële gevolgen) volgt nog wanneer het dossier helemaal is uitgewerkt.
Gemeentedecreet artikel 57: "Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, inzonderheid artikel 57 §3,1° bepaalt dat het college van burgemeester en schepenen de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen binnen de door de gemeenteraad vastgestelde algemene regels dient uit te voeren."
Op 2 maart 2015 (jaarnummer 127) nam de gemeenteraad kennis van de basisafspraken tussen AG VESPA en de bedrijfseenheid Stadsbeheer, met betrekking tot het beheer van het stedelijk patrimonium en de daaraan gekoppelde financiële consequenties.
Op 29 januari 2016 (jaarnummer 796) keurde het college de nieuwe operationele werking goed met betrekking tot de beleidsvoorbereiding en –advisering voor huisvesting en huisvestingsbehoeften van alle stadsdiensten en stedelijke processen in of op stedelijk bedrijfsvastgoed.
Op 1 juni 2016 (jaarnummer 342) keurde het managementteam de uitgangspunten met betrekking tot ‘goed beheer van de vastgoedportefeuille’ goed.
Het gebouw ‘A’ met adres Fortsteenweg 120 vormt een onderdeel van de site Fort Van Merksem, kadastraal gekend als Antwerpen, Afdeling 41 , sectie B, nr. 115 K2. Het gebouw ‘A’ wordt beheerd door de bedrijfseenheid Cultuur, Sport, Jeugd en Onderwijs en beschikt op de gelijkvloerse verdieping over twee vergaderruimten in gebruik door de bedrijfseenheid zelf en twee zalen die verhuurd worden aan derden door de bedrijfseenheid Cultuur, Sport, Jeugd en Onderwijs. De zalen delen een inkomruimte, sanitair, een ehbo-lokaal en een technische ruimte, maar beschikken elk over een eigen keuken. Op de eerste verdieping bevinden zich nog twee ruimten die mee verhuurd worden met de zalen. De indeling van het gebouw wordt verduidelijkt op het plan in bijlage.
Sinds het sportseizoen 2015-2016 worden de kleine zaal en de twee ruimten op de eerste verdieping verhuurd aan vzw Lenny, een erkende gevechtsportvereniging. De grote zaal kan gehuurd worden door cultuur-, jeugd- of sportverenigingen. De cijfers van sportseizoen 2016-2017 tonen dat hier beperkt gebruik van wordt gemaakt. Buiten vzw Lenny zijn er vier serieaanvragen (vaste gebruikers) waaronder de helft van vzw Antwerpen Sportstad. Bij de evenementenaanvragen (losse gebruikers) zijn er 59 aanvragen waaronder 21 van vzw Antwerpen Sportstad, 2 van het district Merksem en 2 van Sport Vlaanderen.
De bedrijfseenheid Cultuur, Sport, Jeugd en Onderwijs is vragende partij om de zalen en bijhorende ruimten in concessie te geven via openverklaring, al dan niet als één geheel of afzonderlijk van elkaar. De vergaderruimten met aparte inkom op de kopse kant van het gebouw vormen samen met de kleine zaal en één ruimte op de eerste verdieping de beschikbare unit '1'. De grote zaal met eveneens één ruimte op de eerste verdieping vormt de beschikbare unit '2'. Indien het gebouw in zijn geheel in concessie wordt gegeven aan één concessionaris dient er als voorwaarde gesteld te worden dat vzw Lenny de kleine zaal, samen met de benodigde extra ruimten, kan blijven huren mits inachtneming van optimaal gedeeld ruimtegebruik.
Het managementteam adviseert op 19 oktober 2016 (jaarnummer 603) gunstig om een oproep te lanceren om het gebouw 'A' aan de Fortsteenweg 120 te 2170 Antwerpen voor een periode van 9 jaar in concessie te geven, conform het sport-, of cultuurconcessiereglement. Bij de openverklaring zal men de markt de mogelijkheid geven om of het gebouw als één geheel (scenario 1) of in twee afzonderlijke delen (scenario 2) in concessie te nemen. De ingezonden kandidaturen zullen worden beoordeeld volgens financieel voorstel, maatschappelijke betekenis en intensiteit van het gebruik alsook de financiële consequenties om het gebouw concessieklaar te maken.
Strategisch/maatschappelijk
In het kader van het optimaliseringsplan voor personeel van de bedrijfseenheid Cultuur, Sport, Jeugd en Onderwijs wordt geopteerd om de beschikbare units in gebouw A via openverklaring in concessie te geven. Indien gebouw A in concessie gegeven wordt, dient er geen onderhoudspersoneel meer ingepland te worden voor dit pand. De huidige, te optimaliseren, personeelskost bedraagt ongeveer 34.000,00 EUR.
Gezien de twee zalen onafhankelijk van elkaar in gebruik genomen kunnen worden, zijn er drie scenario’s mogelijk voor een openverklaring.
Scenario 1: kleine + grote zaal gezamenlijk in één concessie
Scenario 2: kleine en grote zaal worden apart in concessie gegeven
Scenario 3: kleine zaal in concessie geven en grote zaal via zaalverhuur bedrijfseenheid Stadsbeheer ter beschikking stellen aan lokale verenigingen
De bedrijfseenheid Cultuur, Sport, Jeugd en Onderwijs geeft er voorkeur aan om open te verklaren met keuze voor beide scenario's. Afhankelijk van de beste optie, te beoordelen volgens financieel voorstel, maatschappelijke betekenis en intensiteit van het gebruik, wensen zij de beschikbare units als één geheel of in twee delen in concessie te geven. In functie van de kandidaten zal er een concessieovereenkomst worden afgesloten.
De bedrijfseenheid Stadsbeheer adviseert scenario 1 omdat er in dit scenario slechts één concessieovereenkomst dient afgesloten te worden en er slechts met één partij afspraken dienen gemaakt te worden betreffende het onderhoud gedurende de looptijd van de overeenkomst. Bijkomend dienen er geen kosten gemaakt te worden voor een opsplitsing van de nutsvoorzieningen, dewelke geraamd werden op 22.500,00 EUR.
Het college wenst het huidige gebruik maximaal te faciliteren zodat de werking van vzw Lenny in de kleine zaal kan continueren en het gebruik van de grote zaal door de lokale verenigingen gevrijwaard blijft.
Financieel
Indien er wordt overgeschakeld van een occassioneel verhuursysteem in beheer door de bedrijfseenheid Cultuur, Sport, Jeugd en Onderwijs naar een concessieovereenkomst door de bedrijfseenheid Stadsbeheer, zal er een verschuiving zijn van de financiële inkomsten en uitgaven voor beide bedrijfseenheden.
In de huidige situatie worden de huurinkomsten geïnd door de bedrijfseenheid Cultuur, Sport, Jeugd en Onderwijs, zij dragen daarnaast echter ook de kosten voor het onderhoud en personeel. In het geval dat het gebouw in concessie wordt gegeven aan een derde, vallen naast de huurinkomsten ook de personeel- en onderhoudskosten weg bij de bedrijfseenheid Cultuur, Sport, Jeugd en Onderwijs.
Van zodra het gebouw in concessie wordt gegeven aan een derde, zullen de inkomsten uit de jaarlijkse concessievergoeding binnenkomen bij de bedrijfseenheid Stadsbeheer. De kosten voor onderhoud zijn daarbij conform het sport- of cultuurconcessiereglement (in principe voor de concessionaris, uitzonderlijk voor moederbedrijf = bedrijfseenheid Cultuur, Sport, Jeugd en Onderwijs).
De huurinkomsten gedurende het sportseizoen 2015-2016 bedragen voor de kleine zaal 11.378,00 EUR en voor de grote zaal 9.009,25 EUR. Het totaal van huurinkomsten voor beide zalen voor de bedrijfseenheid Cultuur, Sport, Jeugd en Onderwijs bedraagt 20.387,25 EUR/jaar.
Een nieuwe concessieovereenkomst zal afhankelijk van de kandidaten een sport- of cultuurconcessie zijn.
Een nieuwe concessieovereenkomst zal worden bepaald volgens het sport- of cultuurconcessiereglement. De totale concessievergoeding voor alle beschikbare units, conform deze concessiereglementen, bedraagt ongeveer 3.026,63 EUR/jaar.
Ter vergelijking: een marktconforme vergoeding bedraagt 26.602,00 EUR/jaar.
| concessievergoeding | marktconforme vergoeding | huidige huurinkomsten | |
| TOTAAL | 3.026,63 EUR/jaar | 26.602,00 EUR/jaar | 20.387,25 EUR/jaar |
De concessionaris staat in voor het huurders- en eigenaarsonderhoud en betaalt de kosten van nutsvoorzieningen conform het sport-, of cultuurconcessiereglement. Omwille van de aanwezigheid van een drukpomp voor veldbesproeiing zullen de kosten voor waterverbruik gedragen worden door de bedrijfseenheid Cultuur, Sport, Jeugd en Onderwijs.
De stad Antwerpen informeert de concessionaris dat voor het onderhoud volgend budget moet voorzien worden, zodat de gebouwwaarde op peil kan worden gehouden: 39.950,56 EUR/jaar (raming).
De concessionaris wordt ook ingelicht dat de jaarlijkse kosten voor nutsvoorzieningen jaarlijks ongeveer 37.000,00 EUR bedragen.
De concessionaris engageert zich om de nodige onderhoudswerken uit te voeren volgens het onderhoudsplan en de timing opgesteld door de stad Antwerpen. De uitvoering dient gestaafd te worden met facturen en uitvoeringsattesten. Het niet opnemen van de onderhoudsplicht geeft aanleiding tot een negatieve evaluatie en mogelijke verbreking van de concessieovereenkomst.
| raming eigenaars- en huurdersonderhoud (voor de komende 9 jaar) |
|
| TOTAAL | 39.950,56 EUR/jaar |
Het college keurt goed om de kleine zaal van het gebouw ‘A’ aan de Fortsteenweg 120 te 2170 Antwerpen voor een periode van 9 jaar in concessie te geven aan huidig bevoorrecht gebruiker vzw Lenny, conform het sportconcessiereglement.
Het college keurt goed om de grote zaal van het gebouw ‘A’ aan de Fortsteenweg 120 te 2170 Antwerpen in eigen beheer te houden en via de bedrijfseenheid Stadsbeheer te verhuren aan lokale verenigingen.
Het college keurt goed om, gelet op de keuze voor scenario 3, de nutsvoorzieningen gas + elektriciteit op te splitsen zodat Concessie 1 in concessie gegeven kan worden aan vzw Lenny. Deze kost wordt gedragen door bedrijfseenheid Cultuur, Sport, Jeugd en Onderwijs.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| SB |
Opmaak van een concessieovereenkomst met vzw Lenny omtrent het gebruik van concessie 1 van gebouw 'A' aan de Fortsteenweg 120 te 2170 Antwerpen. Verhuren van de grote zaal van het gebouw 'A' aan de Fortsteenweg 120 te 2170 Antwerpen in eigen beheer. |