2016_CBS_07061 - Loketwerking - Bezorgen loketproducten op locatie. Collegiale brieven - Goedkeuring

Op 20 mei 2016 (jaarnummer 04338) besliste het college om de burger de mogelijkheid te bieden loketproducten op locatie te laten bezorgen. In een eerste fase zal deze mogelijkheid voorzien worden voor paspoorten en rijbewijzen. 

Het college bracht ministers Didier Reynders en François Bellot van deze plannen op de hoogte in een collegiale brief. Beide ministers reageerden inmiddels.

Minister Reynders liet weten: 

• net als ons te streven naar een optimale dienstverlening en mogelijkheden te zien in het bezorgen van de paspoorten bij de burger;
• dat daarbij een aantal contractuele, juridische, veiligheids- en privacyaspecten niet uit het oog verloren mogen worden;
• dat ze de nauwe samenwerking uit het verleden willen verderzetten en samen willen bekijken hoe we best een oplossing kunnen vinden voor deze bekommernissen;
• dat zijn Departement hiervoor onze diensten zou contacteren.

Minister Bellot liet weten: 

• net als ons te streven naar een optimale dienstverlening en mogelijkheden te zien in het bezorgen van de rijbewijzen bij de burger;
• dat de afgifte van een rijbewijs een proces is dat volledig onder controle van de federale overheid valt;
• dat hierbij echter veiligheidsgaranties, strenge veiligheidsmaatregelen en volledige traceerbaarheid noodzakelijk zijn;
• dat het toevertrouwen van een deel van het afgifteproces aan een tussenpersoon daarom niet te verantwoorden is;
• dat ook andere gemeenten geïnteresseerd zijn om rijbewijzen op locatie aan te bieden, en dat daardoor het afgifteproces voor hen volledig onoverzichtelijk en zeer moeilijk controleerbaar wordt;
• dat er een aantal technische en juridische problemen zijn bij het bezorgen van het rijbewijs op locatie: de status van het document moet in de kruispuntbank ten allen tijde aan de werkelijkheid beantwoorden;
• dat de oude rijbewijzen terug aan de uitreikende overheid bezorgd moet worden;
• dat het initiatief om deze dienstverlening uit te werken behoort aan de federale overheid, in nauw overleg met de gemeenten;
• dat op korte termijn een vergadering met geïnteresseerde steden en gemeenten georganiseerd zou worden.

De bezorgdheden en standpunten van beide ministers werden onderzocht.

Juridische bezwaren:

De Wet van 10 februari 2015 in verband met de verwerking van persoonsgegevens van paspoorten en het Koninklijk Besluit van 18 november 2011 betreffende de kruispuntbank spreken respectievelijk over een uitreiking van paspoorten en rijbewijzen door de gemeente. 

De juridische dienst bevestigde op 2 augustus het gunstig advies dat ze op 5 maart 2015 (BUR2014001) gaven over het bezorgen van paspoorten en rijbewijzen op locatie door een externe koerierdienst waarin het volgende werd opgenomen:

• uitreiken betekent in de eerste plaats wie het document opmaakt ('autoriseert', 'ondertekent'): dat is de burgermeester in principe, maar hij kan hiervoor een ambtenaar machtigen;
• afleveren is een zuiver materiële handeling, en kan bijvoorbeeld gebeuren door een koerierdienst, een ambtenaar aan een loket, enz. - die moet daar geen afzonderlijke machtiging van de burgermeester voor hebben

Technische bezorgdheden:

Aan de bezorgdheid van beide Federale Overheidsdiensten dat de status van de documenten (paspoorten en rijbewijzen) ten allen tijde aan de werkelijkheid moet beantwoorden wordt tegemoet gekomen door het bezorgproces zo in te richten dat er door ons steeds onmiddellijk een aanpassing in de databanken kan gebeuren.

Ook de andere technische en praktische bezorgdheden worden ondervangen in de organisatie van de dienstverlening.

Bezorgdheden om de veiligheid:

Bij de selectie van de bezorgdienst zullen de nodige eisen gesteld worden aan de veiligheid en traceerbaarheid van het bezorgen.

Bezorgdheden om de privacy:

Bij de selectie van de bezorgdienst zullen de nodige eisen gesteld worden aan privacy en databeveiliging. Bovendien zal met de opdrachtnemer een dataverwerkingsovereenkomst worden afgesloten.

De voorbereidingen voor het bezorgen van paspoorten en rijbewijzen op locatie worden verdergezet, rekening houdend met de bezorgdheden van beide ministers.

Artikel 41 van de Grondwet; artikel 6, § 1, VIII, tweede lid, van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen en artikel 46 van de gewone wet van 9 augustus 1980 tot hervorming der instellingen en met toepassing van het subsidiariteitsbeginsel, en artikel 2 van het Gemeentedecreet bepalen dat de gemeenten bevoegd zijn voor het gemeentelijk belang en ze de bevoegdheden uitoefenen die hen door of krachtens de wet of het decreet zijn toevertrouwd. Ter verwezenlijking hiervan kunnen ze alle initiatieven hiertoe nemen.