2016_CBS_08464 - Correctiebestelling - Regularisatie ondergeraamde bestelbon - Goedkeuring

Artikel 57 §3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Antwerp City Drops bombardeert Antwerpen met urban sports, lifestyle en culture. Vanaf mei tot en met september vinden er in heel de stad en de districten verschillende initiaties en demonstraties plaats. Als kers op de taart nemen skaters, slackliners, graffiti-artiesten, freerunners, bmx’ers, breakdancers, dj's, … in het weekend van 24 en 25 september 2016 de stad over. Op verschillende vaste en pop-up locaties kunnen geïnteresseerden kennismaken met het beste wat de Antwerpse en internationale urban scene te bieden heeft. De dienst marketingstrategie werkte voor dit evenement een campagne uit in samenwerking met de sportdienst. 

Ter promotie van het evenement in september is er een graffitikunstwerk geplaatst op de muur van de loods van Antwerpen Miniatuurstad aan de Scheldekaaien. Hiervoor is prijs gevraagd aan 5 partijen. Enkel de Aërosolkings konden de opdracht aanvaarden en hebben een offerte en een schets bezorgd. 

De betaling van de factuur kan enkel via een bijkomende vastlegging.
Dienstmededeling financiën 'Bestellen en betalen binnen de stad en de districten'.
Collegebesluit met jaarnummer 16450 van 24 december 2010: bestellingen op het exploitatiebudget onder 5.500,00 EUR (exclusief btw) die gebeuren op basis van een correctiebestelling (de vroegere regularisatiebon of R-bon), vallen ook onder de toepassing van het budgethouderschap zoals ingevoerd bij collegebesluit van 31 augustus 2007 met jaarnummer 11164. Het visum voor deze bestellingen zal verleend worden door de financieel verantwoordelijken. De budgethouder zal een maandelijks rapport over de correctiebestellingen overmaken aan financiën/cel visum. Alle andere correctiebestellingen vallen onder de bevoegdheid van het college.

Voor het aanbrengen van het kunstwerk werden 5 partijen aangeschreven. Enkel de Aërosolkings hebben gereageerd dat ze op de vraag willen ingaan. De eerste offerte van de Aërosolkings is aangekomen op 8 augustus 2016. Daarna is er vertraging opgelopen in het opmaken van de bestelbon omdat de betaling van de opdracht financieel moest uitgeklaard worden. De Aërosolkings vroegen een voorschot te betalen voor de uitvoering van de opdracht (voor onderzoek van de ondergrond, aankoop van materialen,...). 

Er is beslist dat vzw Antwerpen Sportstad de betaling van het voorschot op zich zou nemen en dat de rest van de kosten betaald zouden worden met campagnebudget van de dienst Ondernemen en Stadsmarketing/Marketingstrategie. Dit wilde echter zeggen dat de leverancier een nieuwe offerte moest bezorgen waarin beide kosten werden opgesplitst. Hierdoor is de aanvraag van de bestelbon niet tijdig kunnen gebeuren, zijnde voor de uitvoering van de opdracht.