2016_CBS_09048 - Lokale Politie Antwerpen - Onderhandelingsprocedure met bekendmaking LPA/2016/219. Aanstellen van een integrator voor het wagenpark. Fase 2. Bestek. Intrekking - Goedkeuring

Het bedrag voor het leveren, leasen en/of huren van voertuigen en de bijhorende dienstverlening (onderhoud) zal bepaald worden in de (meerjaren)begroting van Lokale Politie Antwerpen. Het is de bedoeling om het huidige wagenpark te behouden en onderhoud en vervangingen op een adequatere wijze te voorzien.

Op de verschillende budgetposities, afhankelijk van de geplande afroepen van dit contract, zal voor de dienstjaren 2017 tot en met 2025 voldoende krediet worden voorzien onder voorbehoud van goedkeuring van de politiebegroting door college, gemeenteraad en hogere overheid. 

Op grond van artikel 8 van het ARPC is elke aankoop op de buitengewone begroting bevoegdheid van de gemeenteraad. De gemeenteraad keurt de aankoopprocedure goed en kan de gunning delegeren aan het college.

Lokale Politie Antwerpen heeft een groot wagenpark van een 350-tal verschillende voertuigen. Jaarlijks dienen er een aantal voertuigen vervangen te worden in leasing, aankoop of kortetermijnhuur. Hiervoor dienen telkens aparte opdrachten te worden uitgeschreven. Bijgevolg is er steeds een andere gegunde leverancier, waardoor er per voertuig andere aanspreekpunten zijn.

Met deze opdracht is Lokale Politie Antwerpen op zoek naar één leverancier die in combinatie met één of meerdere onderaannemers kan instaan als enig aanspreekpunt voor:

• aankoop en leasing van standaardvoertuigen, bestelwagens, moto's, aanhangwagens, bussen, vrachtwagens, enzovoort;
• eenvoudige ombouw van voertuigen (prioritaire installatie, bepantsering, striping, enzovoort);
• uitgebreide ombouw van voertuigen (uitrusting met specifiek meubilair, inrichting van een celwagen, enzovoort);
• uitrusting van de voertuigen met digitale middelen (communicatie-apparatuur, track-and-trace, camerasystemen, PC's en beeldschermen, enzovoort);
• onderhoud.

Lokale Politie Antwerpen wenst een raamovereenkomst te sluiten voor de volledige dienstverlening die betrekking heeft op het leveren en in stand houden van voertuigen op maat van politionele diensten, hetzij via aankoop, hetzij via leasing. De overeenkomst wordt gesloten voor vier jaar en kan hierna mogelijks stilzwijgend verlengd worden met nog een periode van vier jaar. De maximale duurtijd bedraagt dus acht jaar.

De motivatie voor de eventuele langere looptijd is de volgende:

er wordt geoordeeld dat een verlenging mogelijk moet zijn gezien:

• het ontwikkelen van innovatieve voertuigconcepten en technieken alleen al vaak één jaar in beslag neemt;
• de werkelijke voordelen van de raamovereenkomst, zijnde het kunnen leveren van voertuigen volgens nieuwe concepten (maatwerkconcepten), nooit onmiddellijk na gunning kunnen benut worden. Hierdoor zal bij een beperking tot vier jaar, de tijd dat men werkelijk gebruik kan maken van het dienstenpakket aanzienlijk korter zijn dan vier jaar;
• de afschrijftermijnen van de voertuigen van Lokale Politie Antwerpen gemiddeld acht jaar zijn;
• het gaat om leveringen van voertuigen (en diensten die hiermee in verband staan) die strategisch ingezet zullen worden in het domein van de publieke veiligheid.

Hiertoe werd een onderhandelingsprocedure met Europese bekendmaking uitgeschreven met referentie LPA/2016/219.

Motivatie voor deze procedure:

Overeenkomstig artikel 26, § 2, 3° (wegens de aard van de te verlenen diensten kunnen de specificaties voor de opdracht niet voldoende nauwkeurig worden vastgesteld om de opdracht volgens openbare of niet-openbare procedures te kunnen plaatsen) van de wet van 15 juni 2006, wordt de opdracht gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure met Europese bekendmaking.

Het college keurde op 30 september 2016 (jaarnummer 08295) het bestek goed. Na de goedkeuring werden er in de bestektekst nog enkele wijzigingen aangebracht ter optimalisatie van het bestek. Lokale Politie Antwerpen vraagt om het besluit van 30 september 2016 in te trekken en bij hoogdringendheid de nieuwe bestekversie goed te keuren. Het besluit wordt behandeld op de gemeenteraad van 24 oktober 2016.

Om enerzijds het stijgend aantal voertuigen (door de politiehervorming) en anderzijds de evolutie van de technologische vereisten van een modern politiewagenpark te kunnen beheersen, zou op basis van de huidige personeelsbezetting en beperkte expertise een uitbreiding (van minimum zes VTE) en verdere professionalisering (opleidingen, inkopen know-how) van het huidige voertuigenbeheer nodig zijn. Om hier adequater op in te kunnen spelen, wenst Lokale Politie Antwerpen een beroep te doen op een integrator om de volledige afhandeling van het wagenpark op zich te nemen. Het budget voor de aankoop/leasing/huur en het onderhoud van voertuigen via dit contract zal in de (meerjaren)begroting voorzien worden.

De onderhandelingsprocedure met Europese bekendmaking is een 2-fasige procedure.

In de eerste fase werd een conceptnota gepubliceerd.

Twee kandidaat-inschrijvers hebben een kandidaatstelling ingediend. Beide kandidaten werden geselecteerd.

Fase 2: goedkeuring bestek.

Om het bestek aan de geselecteerde kandidaten te kunnen bezorgen, vragen we goedkeuring van dit bestek.

De offertes zullen beoordeeld worden aan de hand van volgende gunningscriteria:

• prijs: 40 punten;
• kwaliteit: 20 punten;
• uitvoeringsplannen cases: 20 punten;
• service level agreement (SLA): 20 punten.

Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen.

Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten.

Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren.

Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen.