2016_CBS_07446 - Uitbreiding consessieovereenkomst Felix bvba - Ondersteuning bij ontvangsten en recepties in zuilenzaal Sint-Felixpakhuis tijdens tijdelijke uithuizing stadhuis - Goedkeuring

De concrete uitgave zullen in een later besluit worden goedgekeurd en het nodige budget hiervoor zal voorzien worden vanuit de bestaande werkingsmiddelen.

Op 26 februari 2016 (jaarnummer 1632) nam het college kennis van de intentie tot gebruik van het Felixarchief (zuilenzaal) als tijdelijke locatie voor de ontvangsten en trouwerijen tijdens de restauratie- en renovatiewerken aan het stadhuis en dit voor de periode medio 2017 tot medio 2020.

Op 8 juli 2016 (jaarnummer 6017) keurde het college het uitgangsprincipe goed dat een externe cateraar ondersteunt bij ontvangsten in de zuilenzaal van het Felixarchief.

De zuilenzaal op de eerste verdieping kan opgesplitst worden in twee grote delen van elk 600 m² en biedt dus ruimte voor ontvangsten en recepties. De zaal leent zich uitermate om huwelijken te laten plaatsvinden. Een huwelijkspaar en genodigden kunnen het huwelijk laten voltrekken in de achterste ruimte terwijl het volgende huwelijkspaar wacht in de voorste ruimte. De twee ruimtes worden gescheiden door een bakstenen muur met aan weerszijden een opening, waardoor circulatie van huwelijksvoltrekkingen vlot kan verlopen. Ook voor andere ontvangsten biedt de combinatie van beide ruimten een oplossing. Bijvoorbeeld presentatie (zoals vandaag in de trouwzaal) achteraan en receptie (zoals vandaag in de Leyszaal) vooraan. 

Tijdens de tijdelijke uithuizing trekken onze diensten en functies in op drie locaties. Om op meerdere locaties een gelijkaardige service en dienstverlening te bieden, met evenveel personeel, dient er ondersteuning te zijn voor facilitaire processen, zoals ondersteuning bij ontvangsten en recepties. Het feit dat de verschillende functies fysiek en operationeel gescheiden worden, zorgt ervoor dat de serviceorganisatie complexer wordt. Dit vraagt extra aandacht.

De tijdelijke uitbreiding van concessie kan een testcase zijn voor catering en ondersteuning van ontvangsten en recepties in het vernieuwde stadhuis. Op basis van deze ervaring wordt deze werkwijze geëvalueerd en beslist of ze voortgezet kan worden. 

Jaarlijks vinden er gemiddeld 250 ontvangsten en recepties plaats in het stadhuis. Deze duren doorgaans twee uur. Het aantal deelnemers en de aard van het ontvangst is zeer gedifferentieerd. Dit heeft als gevolg dat de behoeften variëren van ontvangst tot ontvangst. Zo wordt het aanbod aangepast aan de doelgroep (bijvoorbeeld: grootte groepen, verenigingen, diplomatieke ontvangsten). Om aan deze behoeften te voldoen wordt nu ook regelmatig beroep gedaan op een externe cateraar.

Op dit moment is er een gedeelte van het FelixAarchief in handen van een externe concessionaris, Felix bvba. Volgende argumenten motiveren om de huidige concessie van deze concessionaris uit te breiden met de zuilenzaal. Hij neemt gedurende de tijdelijke uithuizing uit het stadhuis, naast zijn huidige activiteiten, de ondersteuning van ontvangsten en recepties van de stad Antwerpen op zich.

• Activiteiten van Felix bvba concentreren zich op de uitbating van horeca op het gelijkvloers en het organiseren van evenementen en ontvangsten van strikt privé karakter (bedrijven) als semi openbaar karakter (eigen intitiatief Felix bvba).
• Eén gedeelde agenda wordt door één instantie beheerd: vooral omwille van juiste coördinatie van verschillende activiteiten, zowel in uitvoering als in opbouw. 
• Om catering te voorzien in de zuilenzaal is gebruik van ruimten die in concessie zijn bij de huidige exploitant onvermijdelijk (zoals gebruik lift en kelder). Gemengd gebruik geeft aanleiding tot conflicten.
• Beperken van hinder: de verschillende functies van het gebouw ondervinden geen hinder van de bijkomende recepties en ontvangsten omdat de huidige exploitant een rechtstreekste toegang heeft tot de ruimten.
• Het percentage van uitbreiding is beperkt tegenover de huidige exploitatie. Zowel in oppervlakte (huidige oppervlakte is 3.500 m², uitbreiding is 1.200 m²) als in evenementen (ontvangsten en recepties stad Antwerpen). De economische meerwaarde is relatief beperkt.
• Door uit te huizen naar drie locaties en de huidige personeelsaantallen te behouden, is het nodig om extern te worden ondersteund voor facilitaire processen. Dit is goedkoper dan eigen personeel te voorzien.
• De grote verscheidenheid en diverse voorwaarden van de dienst Bestuurszaken/Externe Relaties vraagt een specifieke aanpak. Door het schaalvoordeel en een werking ter plaatse te hebben, kan de concessiehouder een professionele uitrusting voor recepties aanbieden en inspelen op de behoeften van de stad Antwerpen.
• Ontvangsten en recepties dragen bij tot de uitstraling en imagovorming van de stad Antwerpen. Door samen te werken met een gekende aanbieder kan aan de hoge vereisten voldaan worden.
• Ontstaat de flexibiliteit andere delen van het gebouw (zoals de binnenstraat) te gebruiken bij ontvangsten als dit nodig is. 

De randvoorwaarden om de concessie uit te breiden zijn:

• de zuilenzaal een zelfde status krijgt als de binnenstraat, namelijk: geen consessieruimte maar wel gebruik door consesionaris mogelijk;
• de zuilenzaal behoudt zijn publiek karakter en zijn erfgoedwaarde. Aanpassingen/ aanvullingen moeten afgestemd worden met Erfgoed Vlaanderen;
• de stad steeds voorrang van gebruik op eventuele evenementen van de concessiehouder;
• prijsonderhandeling: de kostprijs bestaat uit twee componenten: een juiste prijs voor afname van catering en organisatie en afspraken over de spreiding van de investeringskost en van de concessiehouder.

Volgens art.57,§ 3, 1° is het college bevoegd voor het stellen van daden van beheer over de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen.