2016_CBS_07467 - Sport. Sportevenementen 2016 - Antwerp City Drops (urban sports). Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

De vzw Antwerpen Sportstad voorziet een forfaitair bedrag van 150.000,00 EUR voor Fast Forward Events volgens de voorwaarden van de gunning VZW ANTWERPEN SPORTSTAD 2015/1.

De communicatiecampagne voor Antwerp City Drops is een releaseproject voor ondernemen en stadsmarketing. De totale campagne wordt begroot op 75.000,00 EUR. Voor de campagne wordt samengewerkt met mediabureau Maxus via een raamcontract. Er werden aparte bestekken opgevraagd voor niet-regulier drukwerk.

Op het college van 28 mei 2015 (jaarnummer 04426) keurde het college goed dat een voorstel van programma voor een stadsbreed urban evenement uitgewerkt wordt.

Onder de naam Antwerp City Drops laat Antwerpen in het weekend van 24 en 25 september 2016 het beste van de (inter)nationale urban scene op de stad los. Op verschillende locaties in de binnenstad geniet je gratis van urban sports, lifestyle en culture. In afwachting van het festival (Antwerp City Drops) in september wordt Antwerpen al warm met meer dan 60 activiteiten op lokaal niveau in de districten van mei tot en met september.

Voor de selectie van een organisatiebureau werd een gunning uitgeschreven. Op basis van de verzorgde, goed uitgewerkte en vooral realistische offerte en op grond van de kwalitatieve selectie van de inschrijvers, het formeel en materieel nazicht van de offertes en de beoordeling van de gunningscriteria besliste de vzw Antwerpen Sportstad de opdracht voor de organisatie van Antwerp City Drops, de uitwerking van de communicatie –en mediacampagne en het rekruteren van sponsorgelden te gunnen aan Fast Forward, Blazoenstraat 34A, 9000 Gent, met ondernemingsnummer 0477.413.412 (bestek VZW ANTWERPEN SPORTSTAD 2015/1).

De nadruk van het evenement ligt op spektakel (spectaculaire demonstraties – kijksport) en participatie (workshops, initiaties – doesport) waarbij het organisatiebureau zal samenwerken met lokale partners om een maximaal draagvlak en optimale publieksopkomst te garanderen (inschatting 20.000 toeschouwers verdeeld over twee dagen). Naast de verschillende sportactiviteiten zal er ook een muzikaal luik zijn. Dit gedeelte zal tijdens de nacht van zaterdag op zondag plaatsvinden waarbij de bezoekers met één ticket toegang krijgen tot vijf clubs in Antwerpen.
De organisatiezone zal uitgestrekt zijn over:

• Grote Markt, met opbouw vanaf 19 september en afbouw tot en met 27 september 2016 ;
• Groenplaats, met opbouw vanaf 19 september en afbouw tot en met 29 september 2016;
• Kammenstraat, met opbouw vanaf 23 september en afbouw tot en met 26 september 2016;
• Sint-Jansvliet, met opbouw vanaf 22 september en afbouw tot en met 28 septmber 2016;
• Jordaenskaai (op de private APCOA parking), met opbouw vanaf 19 september tot en met 28 september;
• Park Spoor Noord, met opbouw vanaf 19 september tot en met 28 september;
• Oostendekaai, met opbouw vanaf 19 september en afbouw tot en met 28 september 2016.

Tijdens de op- en afbouw zullen de organisatiezones op bovenvermelde locaties maximaal afgeschermd worden.

De invulling van deze zones gebeurde in afstemming met politie, brandweer, het MAS (Oostendekaai) en Park Spoor Noord (parkbeheer). De toegang tot het MAS zal ten allen tijden gegarandeerd worden.
Verder zijn er nog vergaderingen gepland met de stadsdiensten mobiliteit, markten en foren alsook horeca management om de impact van het evenement duidelijk af te stemmen op hun werking.

De organisatie respecteert de adviezen en voorwaarden van de stedelijke diensten, de veiligheidsvoorwaarden van politie en brandweer en de voorwaarden van manifestaties op de openbare weg. De op- en afbouwtijd wordt beperkt en catering wordt voorzien (afstemming met omliggende zaken). Er zijn geen afgesloten vip-zones en het open karakter van de omgeving blijft behouden. Op zaterdag 24 september stopt het evenement buiten uiterlijk om 22.00 uur. Op zondag 25 september uiterlijk om 18.00 uur. Een degelijke opkuis wordt ingepland door de organisatie in samenwerking met de stad Antwerpen. Eventuele beschadigingen aan het openbaar domein zullen worden verhaald op de organisatie.

De stad verleent cateringexclusiviteit aan Fast Foward bvba op de bovenvermelde locaties. Hieronder wordt het beheer van het openbaar domein verstaan met het oog op het toewijzen van standplaatsen voor ambulante handelsactiviteiten.
Ambulante handelaars worden niet toegestaan tijdens de duur van de domeinconcessie voor de beschreven zones. Uitgezonderd de bestaande ambulante handelaars die voorafgaand een concessie verkregen van de stad. Voor deze laatste partij dient bekeken te worden in het kader van de inplanting van het evenemententerrein of ze op hun bestaande plek kunnen blijven staan of moeten uitwijken naar een andere zone.
Fast Foward bvba heeft het recht om tijdens de duur van de domeinconcessie een cateringpartner aan te stellen en hiervoor een standplaatsvergoeding te vragen. Een inplantingsplan met opname van standplaatsen van de cateringstanden wordt door Fast Foward bvba bezorgd uiterlijk begin september (van het betreffende werkingsjaar). Bijgevoegd bij het plan wordt een overzicht bezorgd van de identiteitsgegevens van de cateringpartner, het middel waarmee de activiteiten worden uitgeoefend, de aard van de producten of diensten die zij gemachtigd zijn te verkopen, de standplaatsen die hen zijn toegewezen en een kopij van de overeenkomst zoals afgesloten tussen Fast Foward bvba en de cateringpartner. Standhouders dienen zich te houden aan de voorschriften en richtlijnen zoals vastgesteld in het gemeentelijk politiereglement en de voorwaarden manifestaties op de openbare weg.
De bestaande horeca aan de verschillende organisatiezones dient maximaal te kunnen meegenieten van het evenement. Horecaondernemers krijgen de kans bijkomende drank –en eetstand te plaatsen op hun vergund terras voor klanten indien dit voorafgaandelijk wordt aangevraagd met een (verkorte) evenementenaanvraag. Er mag geen overlast ontstaan voor naburige panden of handelszaken. Terrasuitbreiding wordt bekeken vanuit veiligheidsoverwegingen en beschikbaar ruimtegebruik (comfort en doorstroming bezoekers van het evenement). Terrasinperking zal eveneens bekeken worden, maar uiteraard alleen indien het niet anders kan omwille van veiligheidsredenen. 

Aan de stad Antwerpen wordt het volgende gevraagd:

• gratis gebruik van de bovenvermelde organisatiezones, inclusief de op- en afbouwperiodes;
• gratis logistieke ondersteuning op basis van reeds bevestigde werkorders;
• gratis leveren en ledigen van vuilbakken;
• afsluiten van de gevraagde straten en locaties noodzakelijk voor de organisatie van het evenement;
• inzet van de beschikbare stedelijke communicatiekanalen;
• toelating voor het plaatsen van wegwijzers en aankondigingsborden;
• toelage van 150.000,00 EUR van de vzw Antwerpen Sportstad;
• toelating voor het plaatsen van promotiecontainers (3 X 3 X 2,5m) op vier locaties in de stad tussen vrijdag 2 september en vrijdag 23 september 2016:
• Oostendekaai;
• Leopold de Waelplaats;
• Steenplein;
• Wapper;
• toelating om de promotiecontainers te gebruiken als pop up locatie tijdens het festival op zaterdag 24 en zondag 25 september 2016 op volgende locaties:
• Oostendekaai (blijft staan);
• Veemarkt;
• Sint-Jansvliet;
• Wapper (blijft staan);
• bewoners informeren door het maken en bussen van bewonersbrieven.

Een veiligheidsdossier wordt opgemaakt volgens de richtlijnen van politie en brandweer, zoals besproken tijdens het veiligheidsoverleg van dinsdag 19 juli 2016.

Principieel gunstig advies van brandweer, politie, mobiliteit en horecamanagement onder voorwaarden van het respecteren van de opgelegde voorwaarden en het vervolledigen van het dossier. Het definitieve advies wordt eerstdaags gefinaliseerd na vervollediging dosier door de organisator.

Stad Antwerpen zal naar aanleiding van Antwerp City Drops een communicatiecampagne voeren met als doel om Antwerpen te positioneren als dé Belgische Urban-stad, en bij uitbreiding heel de Benelux. De campagne is als volgt opgebouwd:

Kernboodschap:
Kom op 24 en 25 september naar Antwerpen voor een spectaculair en divers urban-festival op verschillende plaatsen in de stad.

Doelgroepen:
De belangrijkste doelgroepen zijn jongeren en studenten tussen 16 en 36 jaar uit Antwerpen en Vlaanderen. Daarnaast is de campagne ook gericht op mensen die actief zijn in de urban scene uit Antwerpen, Vlaanderen en Nederland.
Het organisatiebureau Fast Forward richt zich in de eerste plaats naar de actieve deelnemers en naar de bezoekers die deel uitmaken van de urban scene in binnen- en buitenland.
De communicatie-inspanningen van de stad zijn vooral gericht op de nieuwsgierige Antwerpenaars en bezoekers uit de rand die de stad op een verrassende manier willen ontdekken.

Mogelijke campagnemix:
Volgende campagnemix tracht de stad te realiseren.

Communicatiekanalen:

• stadskanalen: A-stad, A-blad, stadsreportage op atv, persberichten, social media;
• kanalen toerisme: www.visitantwerp.be, www.thisisantwerp.be;
• interne stadskanalen: medewerkersluik A-stad, publieksschermen den Bell, interne communicatie;
• nieuw ontwikkelde website www.antwerpcitydrops.be;
• een aantal jongeren die deel uitmaken van de urban scene fungeren als reporters op snapchat en brengen naar aanloop van en tijdens het evenement een aantal berichten ter promotie van Antwerp City Drops;
• er wordt onderzocht of een zijmuur van de loods van Antwerpen Miniatuurstad met graffiti kan bespoten worden om promotie te voeren voor het festival;
• in het voorjaar van dit jaar zijn een aantal promotionele dragers (tenten, banners, beachvlaggen,…)  uitgewerkt met het label van Antwerp City Drops die op verschillende evenementen van de stad en van partners worden ingezet in de aanloop naar het eigenlijke festival.

Media:
Het organisatiebureau Fast Forward sloot een aantal mediadeals af met partners zoals Studio Brussel, Radio NRJ, La Libre Belgique, La Dernière Heure, Gazet van Antwerpen, VRT, VTM en ATV. Studio Brussel zal naast een radiospot tijdens Antwerp City Drops ook een live-uitzending voorzien van op één van de festivalsites.

Daarnaast wordt er met budget van de bedrijfseenheid Ondernemen en Stadsmarketing een mediaplan opgesteld door mediabureau Maxus, waarbij aanvullend op de bestaande mediadeals de volgende media wordt aangekocht:

• volledig beklede bus (rijdt gedurende een maan door de centrum van de stad);
• busflanken (rijden gedurende twee weken door het centrum van de stad);
• agraffa afiichage indoor en outdoor in  Antwerpen;
• culturama affichage in Antwerpen en de districten;
• online campagne op Facebook en Instagram;
• online bannering campagne die gericht is op de doelgroep van de campagne.

Campagneperiode
De campagne start op 1 september 2016 en loopt tot 26 september 2016.

Dit evenement wordt volgens het opportuniteits- en bevoegdhedenkader evenementen ingedeeld in categorie 1 (eigen evenement) en wordt vrijgesteld van alle kosten en retributies (inname openbaar domein, logistiek materiaal, nutsverbruik, opkuis, afvalcontainers, retributieparkeerverbodsborden en verwijderen straatmeubilair). 

Antwerp City Drops is een eigen organisatie van de stad Antwerpen met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide deelnemers- en publieksopkomst en een interessante communicatie – en mediawaarde.

De sporttechnische organisatie, communicatie- en mediacampagne en sponsorrekrutering werd uitbesteed aan Fast Forward Events.

Het project kadert in het bestuursakkoord 2013-2018 en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid cultuur, sport, jeugd & onderwijs.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit, in het afsprakenoverzicht, in het bestek en in het gunningsverslag gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) en tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden door de organisator.

Vermits het een eigen organisatie is van de stad Antwerpen dient er:

• volgens artikel 5 van het retributiereglement voor opdrachten inzake brandpreventie (gemeenteraadszitting van 19 november 2013, jaarnummer 00677) geen retributie inzake brandpreventie betaald te worden;
• op 21 maart 2016 (jaarnummer 180) keurde de gemeenteraad het nieuw retributiereglement voor inname van openbaar domein voor evenementen en manifestaties goed. Op 4 maart 2016 keurde het college van burgemeester en schepenen de nieuwe procedure voor evenementenaanvragen - opportuniteits- en bevoegdhedenkader evenementen goed. Op 16 december 2013 (jaarnummer 760) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.

Gebruiksreglement voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen van 16 december 2013 (jaarnummer 00760).

Retributiereglement betreffende de terbeschikkingstelling, laattijdige of niet correcte teruggave, verlies of beschadiging van logistiek materiaal, activatie en gebruik elektriciteit in beheer van de stad Antwerpen van 19 november 2013 (jaarnummer 683)

Collegebesluit over de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden van 18 december 2009 (jaarnummer 18606).

Bij beslissing van 22 mei 2006 (jaarnummer 1149) keurde de gemeenteraad de tekst goed van het charter sportevenementen, dat bij de organisatie van elk evenement zowel door de stad Antwerpen als door de organisatie moet ondertekend worden. De goedkeuring en ondertekening van het charter sportevenementen wordt dan opgenomen in het collegebesluit van het evenement.