2016_CBS_10744 - Patrimonium Cultuur. De Keyserhoeve 64-66, Zandvliet. Cultuurcentrum De Schelde. Theatertechnieken, gondels en trommeltrekken - Wijziging opdracht en aanvullende werken. Eindafrekening. Gunning - Goedkeuring

Op het ogenblik van gunning werden bijkomende investeringsbudgetten bovenop het gunningsbedrag vastgelegd ten behoeve van onvoorziene omstandigheden tijdens de uitvoering van de werken. Dit ten bedrage van 7.504,61 EUR inclusief btw (= 5% van het gunningsbedrag).

Voor de uitgave voor de aanvullende werken dient ten aanzichte van Cultuurcentrum De Schelde, rekening houdende met de eerder vastgelegde marge, geen bijkomend budget vastgelegd te worden.

Vermits dit besluit de eindafrekening behelst en er derhalve geen bijkomende aanrekeningen verwacht worden, kunnen de resterende kredieten vrijgemaakt worden.

Artikel 57 §3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten

Artikel 57 §3, 5° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het vaststellen van de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht van dagelijks bestuur

Met het gemeenteraadsbesluit van 25 juni 2007, jaarnummer 1521, besliste de gemeenteraad in toepassing van artikel 43 § 2,10° van dit Gemeentedecreet welke opdrachten voor werken, leveringen en diensten kunnen beschouwd worden als opdrachten van dagelijks bestuur.

Voor de aankoop van gondels en trommeltrekken voor Cultuurcentrum De Schelde (De Keyserhoeve 64-66 te Zandvliet) werd vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking GAC/2015/3044 uitgeschreven. Op 2 juli 2015 dienden de volgende firma’s een offerte in:

• Servio nv, Brugsesteenweg 545, 8800 Roeselare, met ondernemingsnummer 0417.744.554;
• DTS B.V., Duinerkenstraat 44, NL 9723 BT Groningen, Nederland.

In zitting van 11 september 2015 (jaarnummer 7537) keurde het college de gunning goed voor de levering en plaatsing van gondels en trommeltrekken op basis van bestek GAC/2015/3044 (P06432-80) aan Servio nv, Brugsesteenweg 545, 8800 Roeselare, met ondernemingsnummer 0417.744.554 voor een bedrag van 157.596,86 EUR inclusief btw en 5% marge tijdens uitvoering.

Wijziging opdracht en aanvullende werken

Tijdens de uitvoering van de werkzaamheden werden door de klant uitvoeringsmethodieken aangepast en werken bijgevraagd in functie van de optimalisering en verfijning van het project. De beslissing om deze wijzigingen door te voeren gebeurde in overleg met alle betrokken partners. De wijzigingen hebben tot gevolg dat er ten opzichte van de in het basisbestek voorziene werken voor aanvullende werken en wijzigingen in uitvoering nieuwe prijzen worden ingediend door de aannemer.

Deze werkwijze heeft als doel de continuïteit van de werf te verzekeren.

Door de aannemer werd een prijsofferte ingediend als volgt (alle bedragen exclusief btw):

• Minwerk CCZ_Trek_1: vervallen schuifdeur gondels (variante – 15-10-2015):

Omschrijving/motivatie werken:

Het oorspronkelijke ontwerp voor de theatergondels voorzag dat de 2 openingen tussen zaal en technische ruimte beiden afgesloten zouden worden met een schuifdeur. Door een variante uitvoering waarbij de gondels gepositioneerd en vergrendeld worden net voorbij de openingen, wordt het geheel tussen zaal en berging voldoende afgesloten. Hierdoor kunnen de 2 voorziene schuifdeuren en de bijhorende vloerdeurstop gesupprimeerd worden.

De niet uit te voeren werken omvatten:

• Leveren en plaatsen van 2 schuifdeuren;
• Leveren en plaatsen van vloerdeurstop.

Advies ontwerper:

De variante uitvoering voldoet aan de wensen van de gebruiker om de toegang tot de technische ruimte af te sluiten en vereenvoudigt de opvatting en het gebruik van het geheel.

De betreffende posten zullen niet uitgevoerd worden: de voorziene posten worden in min aangerekend aan de prijzen zoals opgenomen in de basisofferte. Er is geen termijnverlenging van toepassing.

Minwerk:

Een bedrag van - 4.925,50 EUR exclusief btw wordt positief geadviseerd voor de werken in deze verrekening. Er wordt geen termijnverlenging toegekend.

• Verrekening CCZ_Trek_2: handgreep op technisch balkon (vraag van de klant – offerte van 30-09-2015):

Omschrijving/motivatie werken:

In de voorstellingszaal wordt de technische passerelle begrensd door een betonnen borstwering. Hoewel er voor technische ruimtes geen specifieke vereisten zijn inzake hoogte van borstwering, wordt deze door de gebruiker te laag bevonden. Met het oog op een verhoogd veiligheidsgevoel, wordt bovenop de betonnen borstwering een stalen handgreep gemonteerd. Deze handgreep kan tevens gebruikt worden als vaste buis voor het monteren van spots of doeken rondom zaal en podium, alsook de bevestiging van de mobiele zijpoten rond de scène.

De uit te voeren werken omvatten:

• Leveren en plaatsen van een stalen handgreep, inclusief inboring met chemische ankers.

Er wordt door de aannemer geen termijnverlenging gevraagd voor het ingediende aanvullende werk.

Advies ontwerper:

Er wordt door de aannemer een gedetailleerd prijsofferte aangereikt, aangevuld met uitvoeringstekeningen van de te leveren materialen.

De offerte voor leveren en monteren van bovengenoemde handgreep met steunen is marktconform. Er is geen termijnverlenging van toepassing.

Ingediend door de aannemer en positief geadviseerd door Stadsbeheer:

Een bedrag van 2.516,00 EUR exclusief btw wordt positief geadviseerd voor de werken in deze verrekening. Er wordt geen termijnverlenging toegekend.

• Verrekening CCZ_Trek_3: regietafel met omkasting (hiaat – offerte van 04-02-2016):

Omschrijving/motivatie werken:

Achteraan de voorstellingszaal dient ruimte voorzien te worden voor de plaatsing van een regietafel. Deze tafel werd ingetekend op de ontwerpplannen door het extern studiebureau, evenwel niet opgenomen in uiteindelijke aanbestedingsdossier voor de bouwaannemer. In overleg met de gebruiker wordt gekozen voor een mobiele regietafel in zwart gelakt staal, in overeenstemming met de overige theatertechnische installatie. De randen en montagebeugels van deze regietafel, zichtbaar voor publiek vanuit de zaal, worden afgewerkt met een stalen omkasting.

De uit te voeren werken omvatten:

• Leveren en plaatsen van een regietafel, uit 2 delen;
• Metalen omkasting rond de ophangbeugels van de regietafel.

Er wordt door de aannemer geen termijnverlenging gevraagd voor de ingediende aanvullende werken.

Advies ontwerper:

De aannemer dient een gedetailleerd prijsoverzicht in van de te leveren onderdelen, aangevuld met de nodige uitvoeringstekeningen. Dit overzicht is in overeenstemming met de gecontroleerde vaststellingen door de bouwheer. De offerte voor de regietafel en bijhorende omkasting is marktconform. Er is geen termijnverlenging van toepassing.

Ingediend door de aannemer en positief geadviseerd door Stadsbeheer:

Een bedrag van 2.230,00 EUR exclusief btw wordt positief geadviseerd voor de werken in deze verrekening. Er wordt geen termijnverlenging toegekend.

• Verrekening CCZ_Trek_4: afwerking gondeldoorgang (vraag van de klant – offerte van 27-01-2016):

Omschrijving/motivatie werken:

De achterste gondel in de voorstellingszaal dient bij zijn beweging over de zaal doorheen een sparing in de afsluitende betonnen borstwering te gaan. Door de onzorgvuldige aansluiting van de betonnen muurelementen ter plaatse van deze sparing is het wenselijk het geheel af te werken met een stalen afwerkingsplaat.

De uit te voeren werken omvatten:

• Leveren en plaatsen van een stalen afwerkingsplaat, zwart gelakt.

Er wordt door de aannemer geen termijnverlenging gevraagd voor het ingediende aanvullende werk.

Advies ontwerper:

De offerte voor het leveren en plaatsen van de zwarte afdekplaat is marktconform. Er is geen termijnverlenging van toepassing.

Ingediend door de aannemer en positief geadviseerd door Stadsbeheer:

Een bedrag van 150,00 EUR exclusief btw wordt positief geadviseerd voor de werken in deze verrekening. Er wordt geen termijnverlenging toegekend.

• Verrekening CCZ_Trek_5: aanpassing draaideuren gondeldoorgang (vraag van de klant – offerte van 04-02-2016):

Omschrijving/motivatie werken:

De achterste gondel in de voorstellingszaal dient bij zijn beweging over de zaal doorheen een sparing in de afsluitende betonnen borstwering te gaan. Met het oog op het voorzien van een valbeveiliging voor technisch personeel worden 2 automatische, mobiele poortjes voorzien die de onderbreking in de borstwering afsluiten wanneer de gondel niet in gebruik is. Op vraag van de gebruiker met het oog op verhoogde veiligheid worden deze poortjes groter gedimensioneerd zodat in geval van gebruik van de gondel (waarbij de poortjes in geopende toestand staan) op hun beurt de doorgang over de passerelle in het geheel blokkeren voor andere techniekers.

De uit te voeren werken omvatten:

• Groter dimensioneren van de voorziene automatische gondelpoortjes.

Er wordt door de aannemer geen termijnverlenging gevraagd voor het ingediende aanvullende werk.

Advies ontwerper:

Het groter dimensioneren van de afsluitende gondeldeurtjes is niet strikt noodzakelijk, maar verhoogt niettemin de veiligheid voor personeel, in het bijzonder bij gebruik door externe techniekers. De offerte voor de aanpassing van de poortjes is marktconform. Er is geen termijnverlenging van toepassing.

Ingediend door de aannemer en positief geadviseerd door Stadsbeheer:

Een bedrag van 450,00 EUR exclusief btw wordt positief geadviseerd voor de werken in deze verrekening. Er wordt geen termijnverlenging toegekend.

• Minwerk CCZ_Trek_6: harnas (compensatie – 28-09-2016):

Omschrijving/motivatie werken:

Voor het gebruik van de gondels wordt voor het personeel een harnas voorzien om zich op een veilige manier te verplaatsen boven de zaal. De gebruiker geeft aan reeds zelf over het vereiste harnas te beschikken. Het harnas dient daarom niet geleverd te worden.

De niet uit te voeren werken omvatten:

• veiligheidsharnas.

Advies ontwerper:

De betreffende post zal niet uitgevoerd worden: de voorziene post wordt in min aangerekend aan de prijs zoals opgenomen in de basisofferte. Er is geen termijnverlenging van toepassing.

Minwerk:

Het minwerk van 120,00 EUR exclusief btw wordt positief geadviseerd voor de werken in deze verrekening. Er wordt geen termijnverlenging toegekend.

Voor deze reeks verrekeningen resulteert dit in een meerkost van 300,50 EUR + 63,11 EUR (21% btw) = 363,61 EUR.

Voor een samenvatting van de oorzaken van de vermelde verrekeningsvoorstellen wordt verwezen naar het overzicht in bijlage bij het besluit (prijzen inclusief btw, er is geen contractuele prijsherziening van toepassing). Vermits betreffend bestek een levering betreft is geen termijnverlenging van toepassing.

EINDAFREKENING:

De eindafrekening werd opgemaakt als volgt:

Voor deze opdracht werd het vastgelegde investeringskrediet niet volledig aangewend. De bestelbon kan worden afgesloten en het budget van 7.141,01 EUR, inclusief 21% btw, kan vrijgemaakt worden.

Een detailoverzicht van deze eindafrekening wordt toegevoegd als bijlage aan dit besluit.

In toepassing van artikel 26, §1, 2°, a van de wet van 15 juni 2006 zal deze opdracht voor aanvullende werken waarvan het bedrag niet hoger ligt dan 50% van het bedrag van de hoofdopdracht gegund worden volgens de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking aan de oorspronkelijke opdrachtnemer omdat deze werken ingevolge onvoorziene omstandigheden noodzakelijk zijn geworden en de werken technisch of economisch niet van de hoofdopdracht kunnen worden gescheiden zonder ernstig bezwaar.

In toepassing van artikel 37 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 is de aanbestedende overheid gerechtigd de oorspronkelijke opdracht eenzijdig te wijzigen voor zover het voorwerp van de opdracht onveranderd blijft en de wijziging in waarde beperkt blijft tot 15% van het oorspronkelijke opdrachtbedrag.