2016_CBS_10646 - Sport. Sportevenementen 2016 - Music For Life Warmathon (lopen). Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

Studio Brussel organiseert van 18 tot 24 december 2016 Music for Life waarbij tijdens de Warmste Week gans Vlaanderen zoveel mogelijk geld inzamelt voor verschillende goede doelen. Vanaf 2015 is er ook een sportief programma, de 'Warmathon'. Bedoeling is dat iedereen (tussen 18 en 23 december 2016) kan komen lopen voor het goede doel. Dit initiatief wordt georganiseerd in de zes volgende steden:

• 18 december 2016: Brussel;
• 19 december 2016: Hasselt;
• 20 december 2016: Brugge;
• 21 december 2016: Antwerpen;
• 22 december 2016: Leuven;
• 23 december 2016: Gent.
  

Voor de logistieke organisatie heeft Studio Brussel beroep gedaan op de Start To Sport vzw, organisator van tal van loopevenementen in de stad (en ver daarbuiten).

Wie meeloopt, steunt de goede doelen waarvoor de VRT-actie Music for Life zich tijdens De Warmste Week voor inzet. De Warmathon is een recreatieve loopwedstrijd waarbij lopers zoveel mogelijk rondjes afleggen op hun eigen tempo. Het parcours door het Rivierenhof is ongeveer drie kilometer lang.

Het evenement vindt plaats op woensdag 21 december 2016. Het provinciebestuur gaf reeds toestemming voor het gebruik van het Rivierenhof.

Om de Music For Life Warmathon in optimale omstandigheden te laten plaatsvinden, vraagt organisator Start To Sport vzw het volgende: 

• inzet van de Lokale Politie/Openbare Orde/evenementen voor:

• afsluiten van de gevraagde straten en locaties noodzakelijk voor de organisatie van het evenement;
• mobiliteitsafspraken met De Lijn;
• medewerking verlenen bij de uitwerking van een veiligheidsplan in samenwerking met de organisatie en de betrokken overheidsdiensten.

• inzet van de dienst Stadsbeheer/Logistiek/Bijzondere opdrachten en feestmateriaal op basis van werkorder B606413 voor:

• het gratis gebruik van het beschikbare feestmateriaal, nadarbarelen en vlaggen;
• het gratis ter beschikking stellen van stroom- en watervoorziening.

• inzet van de dienst Stadsbeheer/Stadsreiniging/bijzonder interventieteam voor:

• gratis ter beschikking stellen van de nodige vuilniscontainers.

• de bekendmaking van het evenement door inzet van de stedelijke communicatiekanalen.

Principieel gunstig advies van brandweer, politie en mobiliteit onder voorwaarden van het respecteren van de opgelegde voorwaarde en het vervolledigen van het dossier. Het definitieve advies wordt gefinaliseerd na vervollediging van het dossier door de organisator.

De aanvragen voor deze evenementen werden ingediend voor 1 april 2016 en deze evenementen vinden plaats in 2016 zodat ze niet onder het nieuwe opportuniteits- en bevoegdhedenkader evenementen vallen.

In het kader van dit evenement werd met de organisatoren een sportcharter afgesloten.

De Music For Life Warmathon is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke- en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide publieksopkomst en interessante communicatie- en mediawaarde.

De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van Start To Sport vzw een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en hospitality).

Het project kadert in het bestuursakkoord 2013-2018 en het sportbeleidsplan van de Bedrijfseenheid Cultuur, Sport, Jeugd en Onderwijs.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) gedurende de ganse periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden door de organisator.

Artikel 7 van het “Retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties” (gemeenteraadsbeslissing van 19 november 2013, jaarnummer 00673) bepaalt dat geen retributierecht aangerekend wordt.

Artikel 3 en artikel 9 van het gebruiksreglement van 16 december 2013 betreffende het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen (jaarnummer 760).

Collegebesluit over de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden van 18 december 2009 (jaarnummer 18606).

Artikel 7 van het retributiereglement van 21 maart 2016 voor het vrijhouden van parkeerplaatsen door tijdelijk parkeerverbod (jaarnummer 191).

Groepscharter van 26 september 2014 (jaarnummer 9727) en samenwerkingsovereenkomst tussen de stad Antwerpen en de vzw Antwerpen Sportstad van 28 november 2014 (jaarnummer 11739).

Bij beslissing van 22 mei 2006 (jaarnummer 1149) keurde de gemeenteraad de tekst goed van het charter sportevenementen, dat bij de organisatie van elk evenement zowel door de stad Antwerpen als door de organisatie moet ondertekend worden. De goedkeuring en ondertekening van het charter sportevenementen wordt dan opgenomen in het collegebesluit van het evenement.