2016_CBS_10645 - Sport. Sportevenementen 2016 - Veldrijden. Scheldecross. Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

De vzw Antwerpen Sportstad voorziet een toelage van 40.000,00 EUR. Dit bedrag wordt betaald vanuit de werkingstoelage die de vzw Antwerpen Sportstad ontvangt van de stad Antwerpen. 

Het evenementenbureau Golazo vraagt voor de editie 2016 van de Scheldecross de toelating van de stad Antwerpen om op zaterdag 17 december 2016 deze veldrit te mogen organiseren op en rond de ligweide aan de Kastanjedreef op Linkeroever en vraagt tevens logistieke en financiële ondersteuning.

De Scheldecross maakt deel uit van een regelmatigheidscriterium zodat alle toppers aan de start worden verwacht met een grotere uitstraling als gevolg.

Het parcours van ongeveer drie kilometer start op de Gloriantlaan richting Kastanjedreef, over de ligweide, vervolgens richting wandeldijk naar het Sint-Annastrand om tenslotte opnieuw aan de Gloriantlaan te arriveren.  

Het programma op zaterdag 17 december 2016 ziet er als volgt uit:

• 09.30 uur: Nieuwelingen;
• 10.30 uur: Juniores;
• 11.30 uur: Beloften;
• 12.40 uur: G-sport
• 13.45 uur: Elite Dames;
• 15.00 uur: Elite mannen en Beloften mannen.

Zowel de wedstrijd van 13.45 uur als de wedstrijd van 15.00 uur worden live uitgezonden op televisiezender Sporza.

De jeugdinitiatie vindt dit jaar op woensdag 14 december 2016 tussen 14.00 uur en 15.00 uur plaats.

Er worden een aantal (VIP-)parkeerzones gecreëerd in de onmiddellijke omgeving van het parcours zodat de verkeersdruk op de buurt tot een minimum beperkt blijft.

De organisator voorziet een pendeldienst over het water tussen de aanlegsteiger aan het ponton op rechteroever en de aanlegsteiger aan het Sint-Annastrand op linkeroever.

De organisatie voorziet tevens voldoende signalisatie op de belangrijkste invalswegen, niet alleen voor de toeschouwers maar ook voor de renners, officials en de pers.

De organisatie vraagt concreet aan de stad Antwerpen:

• goedkeuring van het parcours;
• gratis gebruik van de ligweide (deel van het parcours) van zwembad De Molen en gratis gebruik van de parking;
• verwijderen van de nodige afsluitingshekken van zwembad De Molen (zodat de renners over de ligweide kunnen fietsen);
• logistieke ondersteuning van de dienst stadsbeheer/bijzondere opdrachten en feestmateriaal:
• inzet van de lokale politie voor de noodzakelijke straatafsluitingen, politiebewaking en politiebegeleiding, het ter beschikking stellen van de gevraagde parkings zoals opgenomen in het advies van de politie;
• inzet van de dienst stads- en buurtonderhoud/stadsreiniging voor het reinigen van de organisatiesite voor het evenement (Wandeldijk, start- en aankomstzone Gloriantlaan), controle van het terrein (en mogelijke opkuis) na het evenement (eigenlijke opkuis is voor de organisator), het gratis ter beschikking stellen van de nodige vuilniscontainers; en de mogelijke inzet van een strooidienst;
• afvaardiging van de burgemeester en/of de schepen voor sport voor de prijsuitreikingen op zaterdag 17 december 2016.

De plaatselijke horeca wordt door de organisator ingelicht over het evenement. 

Bij het opmaken van dit collegebesluit was er nog geen advies van de brandweer en de groendienst beschikbaar omdat beide diensten nog wachten op aanvullende informatie. Van zodra hun adviezen bekend zijn, zal de organisator hiervan op de hoogte gebracht worden.

De Scheldecross is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide deelnemers- en publieksopkomst en een interessante communicatie- en mediawaarde.

Bovendien krijgt de stad Antwerpen, in ruil voor de ondersteuning, een uitgebreide return:

• opname van het logo van de stad Antwerpen in alle publicaties en communicatie;
• opname van het logo en link op de officiële website;
• gratis vip- en publiektickets;
• visibiliteit in VIP;
• de nodige zichtbaarheid op het terrein (publiboog, spandoeken, vlaggen, beachflags, enzovoort).

Het project kadert in het bestuursakkoord 2013-2018 en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid Cultuur, Sport, Jeugd en Onderwijs. De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten, enzovoort) tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De organisatie is verantwoordelijk voor de bewaking van deze constructies en materialen. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden.

De volgende aanvraagstukken worden ingediend, voor uiterlijk 15 januari 2017, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Grote Markt 1, 2000 Antwerpen:

• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, met andere woorden het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad dient over te schrijven;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• de financiële afrekening met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag.

Artikel 7 van het “Retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties” (gemeenteraadsbeslissing van 19 november 2013, jaarnummer 00673) bepaalt dat geen retributierecht aangerekend wordt.

Artikel 3 en artikel 9 van het gebruiksreglement van 16 december 2013 betreffende het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen (jaarnummer 760).

Collegebesluit over de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden van 18 december 2009 (jaarnummer 18606).

Artikel 7 van het retributiereglement van 21 maart 2016 voor het vrijhouden van parkeerplaatsen door tijdelijk parkeerverbod (jaarnummer 191).

Groepscharter van 26 september 2014 (jaarnummer 9727) en samenwerkingsovereenkomst tussen de stad Antwerpen en de vzw Antwerpen Sportstad van 28 november 2014 (jaarnummer 11739).

Bij beslissing van 22 mei 2006 (jaarnummer 1149) keurde de gemeenteraad de tekst goed van het charter sportevenementen, dat bij de organisatie van elk evenement zowel door de stad Antwerpen als door de organisatie moet ondertekend worden. De goedkeuring en ondertekening van het charter sportevenementen wordt dan opgenomen in het collegebesluit van het evenement.