2016_CBS_11041 - Patrimonium Districts- en loketwerking. Mechelsesteenweg 216, zaal Harmonie. Harmoniestraat 25b, oranjerie. Mozartstraat 7, conciërgewoning Harmonie - Voorontwerp. Studieopdracht. Aanvullende dienst - Goedkeuring

Offerte bijkomende studieopdracht – aanpassing bestek (zaal en oranjerie)

Een overzicht van de offerte, uitgebracht voor aanpassing van het aanbestedingsdossier voor zaal en oranjerie, kan opgesteld worden als volgt:

Voor de bijkomende opdracht met betrekking tot de conciërgewoning en het los en vast meubilair werden reeds bepalingen voor calculatie van het ereloon opgenomen in het addendum, goedgekeurd door het college op 3 april 2015 (jaarnummer 2844).

Beperking aanvullende werken tot 50% van de hoofdopdracht

In toepassing van artikel 26, §1, 2°, a van de wet van 15 juni 2006 beperkt deze opdracht voor aanvullende werken zich tot een bedrag niet hoger dan 50% van het bedrag van de hoofdopdracht. Hiertoe onderstaand overzicht ter verduidelijking (bedragen inclusief 21% btw, exclusief herzieningen):

Aanvullende diensten:

• in het kader van gewenste uniformiteit met het ontwerp voor het ensemble van bestaande gebouwen binnen project Harmonie en de onlosmakelijke verbondenheid van de oranjerie als bijgebouw bij de zaal, werd via addendum de initiële opdracht van het studiebureau uitgebreid als een aanvullende dienst met de studie voor restauratie en herbestemming van de oranjerie. Het ereloon voor deze studie werd geraamd op 75.467,70 EUR, inclusief btw;
• met het oog op een opmeting van het interieur van de zaal en een beperkt materiaaltechnisch onderzoek voor het exterieur van de oranjerie, werd een aanvullende dienst toegekend ten bedrage van 9.848,92 EUR, inclusief btw;
• het ereloon voor de aanvullende dienst, die het onderwerp uitmaakt van de opdracht in functie van de herbestemming tot districtshuis, omvattende het onderzoek van het PVE (fase 1), het inventarisatieonderzoek met het oog op een herwerking van het bestek (fase 2), de studieopdracht voor de conciërgewoning en de inrichting met vast en los meubilair (fase 3) kan bepaald worden op basis van de ereloonberekening opgenomen in het addendum en bedraagt 162.515,34 EUR, inclusief btw;
• het ereloon voor de opmaak van een beheersplan noodzakelijk in het kader van de subsidieaanvraag voor zaal harmonie en oranjerie enerzijds, voor de conciërgewoning anderzijds, bedraagt respectievelijk 27.290,86 EUR en 4.531,69 EUR, inclusief btw;
• het ereloon voor de aanvullende dienst, die het onderwerp uitmaakt van de opdracht in functie van de herbestemming tot districtshuis, omvattende de prestaties voor aanpassing van het aanbestedingsdossier en opmaak van de stedenbouwkundige vergunningsaanvraag voor zaal Harmonie (fase 3) kan bepaald worden op basis van de ereloonberekening opgenomen in het addendum en bedraagt 128.174,88 EUR, inclusief btw.

Het ereloon voor de basisopdracht wordt bepaald op 890.348,92 EUR, inclusief btw. Het ereloon ingevolge aanvullende diensten bedraagt 407.829,39 EUR, inclusief btw en verhoudt zich als 45,81 % ten opzichte van de basisopdracht.

Bijkomende vastlegging ereloon

Voor een betaling van de erelonen met betrekking tot de aanpassing van het bestek en de opmaak van de stedenbouwkundige vergunning voor zaal Harmonie, oranjerie en conciërgewoning dient bijkomend budget vastgelegd te worden.

Onderstaand overzicht voor de budgetspreiding (bedragen inclusief btw):

(*) op basis van actuele voorontwerpraming voor de conciërgewoning

De uitgave voor de betaling van het ereloon zal verrekend worden op het investeringsbudget 2016 en 2017.

Artikel 57 §3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Artikel 57 §3, 5° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het vaststellen van de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht van dagelijks bestuur.

Met het gemeenteraadsbesluit van 25 juni 2007, jaarnummer 1521, besliste de gemeenteraad in toepassing van artikel 43 § 2, 10° van dit Gemeentedecreet welke opdrachten voor werken, leveringen en diensten kunnen beschouwd worden als opdrachten van dagelijks bestuur.

Districtscollege Antwerpen:

Het voorontwerp voor de herbestemming van zaal Harmonie, oranjerie en conciërgewoning werd ter kennisneming voorgelegd aan het districtscollege van Antwerpen op zitting van 5 december 2016 (jaarnummer 856)

Voorontwerp: herbestemming tot districtshuis

Bestendiging van de publieke toegankelijkheid

Het voorontwerp opgemaakt door Atelier Kempe Thill wordt gekenmerkt door een publieke toegankelijkheid, leesbaarheid en klantgerichtheid waardoor een optimale districts- en loketwerking mogelijk wordt gemaakt die “future proof” is en beantwoordt aan de hedendaagse principes van een modern klantenmanagement.

De drie panden welke het onderwerp uitmaken van dit project (zaal Harmonie, oranjerie en conciërgewoning) zullen allen, op maat van de gebouwen, integraal toegankelijk gemaakt worden. De storende toegangshelling voor de oranjerie wordt vervangen door een subtiele terreinverhoging van de omgevingsaanleg tussen zaal en oranjerie, beide gebouwen bedienend. De gelijkvloerse verdieping van de conciërgewoning met werkplekken en een individueel kantoor zal toegankelijk gemaakt worden vanuit een nieuwbouwvolume met aangepaste vergaderinfrastructuur.

Door de grote impact op de historische ruimte-indeling zal evenwel afgezien worden van de integratie van een personenlift om de overige verdiepingen van de conciërgewoning te bereiken. Hier bevinden zich eveneens individuele kantoren, ruimtes voor informeel overleg en de nodige nevenfuncties.

Gebruik van het gebouw door de burger

Naast de nodige infrastructuur voor dienstverlening in het kader van zijn gebruik voor districts- en loketwerking, zal zaal Harmonie ook het potentieel hebben tot sociaal-cultureel gebruik. De vergaderinfrastructuur in het nieuwbouwvolume, evenals de grote refterruimte kan ter beschikking gesteld / verhuurd worden aan burgers en verenigingen.

Het ontwerp voor zaal Harmonie laat ook toe delen van het gebouw, in het bijzonder de centrale beuk van de grote zaal, ter beschikking te stellen voor plechtigheden en huldigingen, toespraken, tijdelijke exposities of muzikale evenementen.

De oranjerie zal uitgerust worden met een aangepaste infrastructuur om overlegmomenten voor raadzittingen van het district en voor grotere groepen te kunnen organiseren. Dit alles binnen het volledig gerestaureerde kader van voornoemd bijgebouw aansluitend bij zaal Harmonie. Door het autonome karakter van de oranjerie binnen het ontwerp wordt de mogelijkheid open gelaten om dit gebouwdeel, naast zijn reguliere gebruik als vergaderzaal, ter beschikking te stellen voor externe exploitatie (bijvoorbeeld horeca), zodat ook hier een ontsluiting van het monument voor een zo breed mogelijk publiek gegarandeerd wordt, alsook in sociale controle wordt voorzien.

Flexibele multifunctionaliteit in harmonie met de actuele bestemming

In het ontwerp voor zaal Harmonie is gestreefd naar de mogelijkheid tot een optimaal gebruik van het gebouw, niet enkel tijdens de reguliere diensturen voor districts- en loketwerking, maar ook daarbuiten. De centrale beuk van de grote zaal kan overdag dienst doen als monumentale wachtruimte voor bezoekers. Door de bewuste keuze om hier te voorzien in een vrije invulling met losse elementen, wordt de mogelijkheid geboden om buiten de diensturen dit deel van het gebouw in te richten voor publieke evenementen.

Behalve een organisatorische afstemming van het ontwerp op dit duale gebruik, zal ook functioneel en technisch een adequate uitrusting voorzien worden: een aangepaste capaciteit voor opslag en bezoekerssanitair, opwarmmogelijkheden en ruimte voor catering, stroomvoorzieningen voor specifieke scenografie, behoud van het oorspronkelijke podium, een klimaatinstallatie die kan inspelen op de veranderlijke bezettingsgraad… worden geïntegreerd in het ontwerp.

Ondanks (of dankzij) de eigenheid van zaal Harmonie, geconcipieerd als monumentale feestzaal, is Atelier Kempe Thill erin geslaagd op passende wijze enerzijds de districts- en loketfunctie optimaal te integreren binnen de specifieke grootschaligheid van dit gebouw, anderzijds daarbij de potentie gegenereerd door de eigenheid van het monument, uitnodigend tot polyvalent gebruik, niet uit het oog te verliezen.

Mogelijkheid tot reconversie op lange termijn

De uitwerking van enerzijds een uitvoeringsdossier voor restauratie van zaal Harmonie met een logisch netwerk van multifunctionele basisvoorzieningen in een eerste fase, en anderzijds een dossier met de invulling met los en vast meubilair specifiek gekoppeld aan de toekomstige invulling, speelt maximaal in op een toekomstvisie van ‘uitwisselbare’ functionaliteit. Zonder te moeten ingrijpen op de ‘vaste’ drager, geworteld en verweven met de monumentale, waardevolle gebouwelementen en de daaraan verbonden verregaande financiële inspanningen om hier aanpassingen aan te brengen, bestaat de mogelijkheid om terug te kunnen keren naar de basisstructuur.

Beperking van de energieverliezen

Het ontwerp voorziet om een groot aantal werken uit te voeren ten behoeve van de verbetering van het binnenklimaat van het monument, uiteraard met respect voor de monumentale waarde van het gebouw.

Zowel hellende als platte daken zullen waar mogelijk geïsoleerd worden.

Om het comfortgevoel te verbeteren zal het buitenschrijnwerk gereconstrueerd worden naar origineel model, evenwel ingevuld met thermisch verbeterd gelaagd enkel glas (zogenaamd “monumentenglas”). Het glas zal geplaatst worden in gereconstrueerd houten schrijnwerk met respect voor de erfgoedwaarde. Achter deze beglazing zal aan de binnenzijde in de dagkanten thermisch-isolerende achterzetbeglazing voorzien worden.

Optimale relatie buiten-binnen

De restauratiewerken van zaal Harmonie met reconstructie van het schrijnwerk naar origineel model en opnieuw een invulling met beglazing zal de oorspronkelijke relatie tussen exterieur en interieur herstellen. De functionele verbindingen van het geheel met het voorliggend openbaar park dragen bij tot de verbetering van de ontsluiting van dit erfgoed. De inrichting van het districtshuis zal streven naar een onthaal met een open en transparant karakter.

Gelet op het gegeven dat het voorgelegde voorontwerp beantwoordt aan het programma van eisen en beschikt over bovenvermelde kwaliteiten, adviseert Stadsbeheer het voorontwerp voor herbestemming van zaal Harmonie tot districtshuis goed te keuren.

Ramingvoorontwerp                                    

Studieopdracht herbestemming tot districtshuis

Met het oog op de uitwerking van een dossier voor herbestemming van zaal Harmonie tot districtshuis werd in overleg met het aangestelde studiebureau Atelier Kempe Thill een plan van aanpak uitgewerkt in 3 fases (zoals goedgekeurd door het college op 3 april 2015, jaarnummer 2844):

• fase 1: verfijning programma van eisen
• fase 2: onderzoek impact functiewijziging
• fase 3: uitwerking dossier invulling zaal Harmonie met functie districtshuis
  • de uitbreiding van de projectzone door aanhechting van de conciërgewoning als onderdeel van het toekomstige districtshuis;
  • de specifieke interieuropgave (los en vast meubilair);
  • de effectieve uitwerking en aanvulling van het huidige aanbestedingsdossier.

De eerste 2 fasen werden inmiddels voltooid. Op basis hiervan is voldoende duidelijkheid enerzijds over een uitwerking van het programma van het nieuwe districtshuis Antwerpen an sich, maar ook over de wijze waarop deze nieuwe functie respectvol geïntegreerd kan worden binnen de historische context van zaal Harmonie.

Berekening honoraria - studieopdracht

Aan de hand van de verworven kennis uit fase 1 en 2 van bovengenoemd plan van aanpak, is het nu ook mogelijk voor het extern studiebureau om de prestaties in te schatten die geleverd dienen te worden voor de administratieve aanpassing van het bestek en uitwerking van het aanbestedingsdossier (fase 3).

Hiervoor wordt een offerte uitgebracht binnen de voorziene bepalingen van de oorspronkelijke modelovereenkomst van de architectuuropdracht. De offerte bedraagt 105.929,65 EUR exclusief btw (128.174,88 EUR inclusief btw). Een detaillering van de offerte kan teruggevonden worden bij de algemene financiële opmerkingen en in de offerte als bijlage bij dit besluit.

De honoraria van de studieopdracht worden berekend conform de bepalingen uit de modelovereenkomst, aangevuld met bijkomende contractuele afspraken, welke deel zullen uitmaken van een addendum.

De offerte omvat de werkzaamheden om de gewijzigde indeling te verwerken in het bestaande aanbestedingsdossier. De werkzaamheden zijn gesplitst in ‘engineering’ werkzaamheden en verwerkingswerkzaamheden. Engineering betreft ontwerp en afstemming binnen ontwerpteam (adviseurs en bouwheer) om te komen tot een integrale oplossing. Verwerkingswerkzaamheden betreft de inspanning om de aanpassingen op te nemen in het aanbestedingsdossier. Onderdeel van de offerte is eveneens het vervaardigen van een hernieuwd bouwaanvraag dossier.

Met betrekking tot de werkzaamheden aan de conciërgewoning en het losse en vaste meubilair werd separaat een overeenkomst gesloten. Deze werkzaamheden maken geen deel uit van de offerte.

Er wordt in de offerte een overzicht gegeven van de wijzingen tussen het eerder opgemaakte aanbestedingsdossier voor herbestemming van zaal Harmonie en de actuele gewenste indeling van het voorontwerp, vergezeld van een urencalculatie voor de te leveren prestaties.

Gelet op de complexiteit en omvang van het aanbestedingsdossier wordt de offerte als marktconform geadviseerd door de bedrijfseenheid Stadsbeheer.

Studieopdracht – uitvoeringstermijnen

Voor de uitvoering van fase 3 worden de termijnen zoals opgenomen in de basisovereenkomst gehanteerd, respectievelijk van toepassing op de projectfases aanvraag stedenbouwkundige vergunning en opmaak restauratie- en uitvoeringsdossier.

Aansluitend wordt de studieopdracht voor het volledige dossier tot herbestemming van zaal Harmonie verdergezet met het nazicht van de offertes bij aanbesteding, de controle op de werken en de opmaak van de eindafrekening met een naleving van de termijnen in het bijzonder en andere bepalingen in het algemeen zoals gestipuleerd in de modelovereenkomst.

In toepassing van artikel 26, §1, 2°, a van de wet van 15 juni 2006 zal deze opdracht voor aanvullende werken waarvan het bedrag niet hoger ligt dan 50% van het bedrag van de hoofdopdracht gegund worden volgens de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking aan de oorspronkelijke opdrachtnemer omdat deze werken ingevolge onvoorziene omstandigheden noodzakelijk zijn geworden en de werken technisch of economisch niet van de hoofdopdracht kunnen worden gescheiden zonder ernstig bezwaar.