Op 28 juni 2013 keurde de raad van bestuur van het AG SO de aanpassing van het retributiereglement en gebruikersreglement voor extern gebruik van schoolinfrastructuur goed voor de periode 2013-2016.
In de zitting van 30 mei 2016 keurde de gemeenteraad het retributiereglement goed voor de terbeschikkingstelling van schoolinfrastructuur aan derden 2016-2020.
Aanvullend op het nieuwe retributiereglement voor de periode 2016-2020 worden enkele aanpassingen voorzien in het huidige gebruikersreglement.
Hieronder worden de inhoudelijke wijzigingen of verduidelijkingen in de gebruikersafspraken even op een rijtje gezet:
Algemeen
Bij alle relevante artikelen werd melding gemaakt op welke wijze bepaalde documenten of informatie consulteerbaar of opvraagbaar is.
Artikel 1: Definities
Artikel 3: Procedure
De procedure blijft grotendeels dezelfde. Ze wordt enkel in de nieuwe gebruikersafspraken een stuk concreter uitgewerkt.
Artikel 4: Verplichting voor de gebruiker
Afsprakennota
In het oude gebruikersreglement was er nog sprake van het instrument "afsprakennota” dat gebruikt zou worden om de concrete afspraken met een gebruiker in een concreet gebouw vast te leggen. In realiteit gebeurde dit niet omdat alle aandachtspunten naar sleutelgebruik, controle en toezicht, en veiligheid gelden voor alle gebouwen. Bovendien werden deze aandachtspunten voldoende uitgewerkt en opgenomen in voorliggende gebruikersafspraken. De goedkeuring van een ter beschikking bestaat ook uit het naleven van de bepalingen van het retributiereglement en de bepalingen van de gebruikersafspraken.
Bergruimte
De voorwaarden rond het gebruik van bergruimte werden toegevoegd om onduidelijkheid bij de aanvragers te vermijden.
Catering
De paragraaf rond catering werd geschrapt. De voorwaarden voor het gebruik van grootkeukens zijn immers zo specifiek en onderhevig aan allerlei strenge regelgeving dat we grootkeukens in principe niet terbeschikking stellen, tenzij onder expliciete goedkeuring en controle door de school waar de grootkeuken zich bevindt.
Schoonmaakonderhoud
Door een intensief gebruik van bepaalde type lokalen (turnzalen) kan het gebeuren dat lokalen niet gepoetst zijn op het moment dat gebruikers hiervan gebruik maken. De exploitant zal in die gevallen voorzien in passend schoonmaakgerief dat door de gebruiker snel en efficiënt gebruikt kan worden.
Toezicht
Het toezicht houden op de in- en uitgangen blijkt uit de voorbije jaren een zorgenkindje te zijn, waar onvoldoende aandacht aan werd besteed door de gebruikers. De noodzaak tot een efficiënt toegangsbeheer door de gebruikers wordt nogmaal expliciet benadrukt. Via steekproefsgewijze controles zal dan ook nagegaan worden of de gebruikers deze afspraken nakomen. Bij het manifest negeren van deze afspraken, kan de toelating tot het gebruiken van infrastructuur van het AG SO worden ingetrokken.
Melden van schade
De gebruikersafspraken vermelden nu ook een permanentienummer waarnaar gebeld kan worden om desgevallende schade door te melden.
Brandveiligheid en EHBO
Op vraag van de Interne Dienst voor Preventie en Bescherming werden enkele verduidelijkingen aangebracht ten opzichte van het vorige document.
Procedure voor aanvraag vermindering en/of vrijstelling
De procedure tot aanvraag van een vermindering en/of vrijstelling van retributie werd opgenomen in de gebruikersafspraken.
Het vastleggen van gebruikersafspraken in het kader van een ter beschikkingstelling van schoolinfrastructuur is een bevoegdheid van de raad van bestuur van het AG SO
De Raad van Bestuur keurt de gebruikersafspraken goed voor de terbeschikkingstelling van schoolinfrastructuur aan derden voor de periode 1 september 2016 tot 31 augustus 2020.