2017_RVBAGSO_00027 - Patrimonium, BO_14, Stedelijke Basisschool De Vlinderboom, Arthur Matthyslaan 82-86 en Te Boelaarpark 3-5, heraanleg speelplaatsen, SO/2016/1166895 - Projectvoorstel - Goedkeuring

De bouwkost is gebaseerd op een raming van de projectleider a.d.h.v. eenheidsprijzen van projecten met vergelijkbare werken.

In onderstaande tabellen een oplijsting van de verschillende onderdelen van de projectkost (alle bedragen incl. BTW). Omdat er met twee projectfiches zal gewerkt worden, worden hieronder twee projectkosten opgegeven.

Prijsverschil met bedrag voorzien in de MP '14 - '19

Het totaalbedrag van € 894.772,21 opgenomen in de MP '14 - '19 voor de realisatie van de 2 fases is niet toereikend. Het totale tekort voor de uitvoering van deze werken bedraagt € 855.549,52. 

AGIOn 

Het dossier betreft een AGIOn-dossier. De subsidies hiervoor zullen aangevraagd worden op de reguliere pot 2017. Het totale subsidiebedrag voor de 2 fases wordt geraamd op € 936.748,44. 

Gunningswijze:

Architect voor fase 1 en fase 2: via raamcontract kleine pool;

Veiligheidscoördinator voor fase 1 en fase 2: via raamcontract;

Aannemer fase 1: open aanbesteding;

Aannemer fase 2: herhaling van gunning (op basis van bestek fase 1).

Gezien de projectkost ≥ € 250.000 + € 52.500 (21% BTW) = € 302.500 bedraagt, heeft de raad van bestuur de beslissingsbevoegdheid.

De Stedelijke Basisschool De Vlinderboom bestaat uit de 3 afdelingen:

1. afdeling Rups: 4-stroom kleuterafdeling gevestigd op de site met adres Te Boelaarpark 3;
2. afdeling Cocon: onderbouw (1ste t/m 3de jaar) van een 5-stroom afdeling lager, gevestigd op de site met adres Arthur Matthyslaan 82-86;
3. afdeling Vlinder: bovenbouw (4de t/m 6de jaar) van een 5-stroom afdeling lager, gevestigd op de site met Te Boelaarpark 5.

In het kader van een op te starten doorlichtingsproject werden op 31 januari, 7 en 13 februari plaatsbezoeken uitgevoerd door de dienst Vastgoedprojecten (bij het laatste plaatsbezoek waren ook de respectievelijke gebouwbeheerders en IDPB aanwezig).  

Deze plaatsbezoeken hebben duidelijk gemaakt dat de speelplaatsen van de 3 afdelingen met de nodige problemen kampen en daardoor prioritair dienen aangepakt te worden:

• oppervlakte overdekte speelplaats: de afdelingen Rups en Vlinder kampen met een tekort aan overdekte speelplaats. Om het minimum van 1 m2 per lln. te halen dient voor de afdeling Rups 65 m2 en voor de afdeling Vlinder 33 m2 bijkomend voorzien te worden;
• oppervlakte fietsenstallingen: de afdelingen Cocon en Vlinder kampen met een aanzienlijk tekort aan fietsenstalling (zowel voor lln. als personeel). Extra capaciteit dient voorzien te worden en dit kan alleen maar op eigen terrein (door de ligging in een park kan dit niet op het openbare domein);
• de bestaande terreinafsluitingen: de afsluitingen van alle afdelingen zijn te laag en door hun gebrekkige vormgeving makkelijk overklimbaar. De scholen kampen hierdoor met de nodige inbraakproblemen en diefstal van fietsen (ook tijdens de schooluren);
• de bestaande verhardingen: de verhardingen van alle afdelingen zijn op vele plaatsen verzakt, omhoog geduwd, of aangelegd met een te grote hellingsgraad. Waardoor er sprake is van een verhoogd risico op struikelen en ernstige en omvangrijke plasvorming (zelfs bij geringe regenval). In één van de gebouwen van de afdeling Vlinder stroomt het water zelfs binnen bij hevige regenval;
• de bestaande rioleringssystemen: de afvoersystemen voor regenwater van alle afdelingen zijn niet op maat van een boomrijke omgeving (te kleine buisdiameters, opvangpunten die ze zeer makkelijk verstropt raken). Ondanks het nodige onderhoud - de rioleringen worden op regelmatige basis doorgeblazen - blijft dit probleem aanhouden. Bovendien heeft een camera-onderzoek van het rioleringssysteem van de afdeling Rups aangetoond dat dit in slechte staat verkeert. Vele buizen vertonen breuken en / of instortingen (verzakkingen van verharding). Gezien de gelijkaardige ouderdom van alle speelplaatsen kan aangenomen worden dat deze problemen zich ook manifesteren aan de rioleringsbuizen van de twee andere afdelingen;
• de bestaande speeltoestellen: de speeltoestellen van alle afdeling zijn verouderd (houtrot, beschadigde elementen, enz.) en de valbeveiligingszone is bij een aantal niet toereikend en conform de regelgeving.

Geplande werken:

Rekening houdende met de vastgestelde problemen zijn in hoofdzaak volgende werken te voorzien:

• riolerings- en grondwerken:
• afbraak bestaande / plaatsen van nieuwe rioleringssystemen (rekening houdende met de bepalingen van de verordening hemelwater) + koppeling op bestaande;
• plaatsen van de nodige wachtleidingen tussen de verschillende gebouwen.

Opmerking: als input voor de projectdefinitie zal een bevraging gebeuren van het oudercomité. 

Lopende werken:

1. Afdeling Rups (Te boelaarpark 3): het grootste gebouw van deze site bestaat uit een inventarispand (oude orangerie) waar een uitbreiding (jaren '60 van vorige eeuw) werd tegen aan gebouwd. De daken van deze uitbreiding werden in 2014 via een REG-project geïsoleerd en gerenoveerd (Eandis). In de zomervakantie van 2018 zullen de daken van de orangerie worden aangepakt (ook via Eandis).
2. Afdeling Vlinder (Te Boelaarpark 5): deze site telt drie gebouwen. Een van deze drie betreft een inventarispand (oud koetshuis). het buitenschrijnwerk van de achtergevel en de twee kopse gevels verkeert in zeer slechte staat (vochtindringing bij regenweer) en zal in de zomervakantie 2018 vervangen worden via een REG-project (Eandis).

n.v.t.

Het project zal opgesplitst worden in 2 fases:

• fase 1: renovatie speelplaats afdeling Rups (Te boelaarpark 3) en speelplaats afdeling Cocon (Arthur Matthyslaan 82-86);
• fase 2: renovatie speelplaats afdeling Vlinder (Te Boelaarpark 5).

De fasering is het gevolg van:

• de omvang van de heraan te leggen speelplaatsen. De totale oppervlakte bedraagt afgerond 5.000 m2. De fasering zorgt ervoor dat de haalbaarheid van de heraanleg binnen een zomervakantie wordt vergroot en het risico op overlast voor de school tot een minimum wordt beperkt;
• het moment waarop de subsidies dienen aangevraagd te worden. De subsidieaanvraag voor het totale project dient ingediend te worden bij AGIOn in september 2017. Door het feit dat fase 1 meer dan 50% van de totale investeringkost bedraagt, volstaat het voor AGIOn dat in september 2017 voor fase 2 enkel een raming wordt ingediend om een principeakkoord te verkrijgen voor het ganse project. Aangezien de timing voor de realisatie van dit project krap is, wordt op die manier de werklast voor de architect verkleind (het aanbestedingsdossier van fase 2 kan na september 2017 opgemaakt worden) en  de haalbaarheid en (financiële) beheersbaarheid van het project vergroot;

Opstart dossier + keuze architect: 1^ste helft januari 2017 - 1^ste helft mei 2017.

Fase opmaak schets- en definitief ontwerp: 1^ste helft mei 2017 - 1^ste helft juli 2017.

Fase opmaak aanbestedingsdossier: 1^ste helft augustus 2017 - 2^de helft september 2017.

Fase nazicht aanbestedingsdossier AGIOn: 2^de helft september 2017 - 2^de helft januari 2018.

Fase opmaak + indienen bouwaanvraag: 2^de helft september 2017 - 1^ste helft november 2017.

Goedkeuringstermijn bouwaanvraag: 1^ste helft november 2017 – 2^de helft april 2018.

Fase aanbesteding + gunning DirCom / RvB: 2^de helft januari 2018 - 2^de helft april 2018.

Nazicht gunningsdossier AGIOn: 1^ste helft mei 2018.

Gunning werken: 1^ste helft mei 2018.

Aanvang werken: 1^ste helft juli 2018.

Voorlopige oplevering: 2^de helft augustus 2018.

Definitieve oplevering: 2^de helft augustus 2019.

Timing fase 2:

Opstart dossier + keuze architect: 1^ste helft januari 2017 - 1^ste helft mei 2017.

Fase opmaak schets- en definitief ontwerp: 1^ste helft mei 2017 - 1^ste helft juli 2017.

Fase opmaak aanbestedingsdossier: 1^ste helft juni 2018 - 1^ste helft oktober 2018.

Fase nazicht aanbestedingsdossier AGIOn: 1^ste helft oktober 2018 - 1^ste helft januari 2019.

Fase opmaak + indienen bouwaanvraag: 2^de helft september 2018 - 2^de helft november 2018.

Goedkeuringstermijn bouwaanvraag: 2^de helft november 2018 – 1^ste helft mei 2019.

Fase aanbesteding + gunning DirCom / RvB: 1^ste helft januari 2019 - 2^de helft april 2019.

Nazicht gunningsdossier AGIOn: 1^ste helft mei 20219.

Gunning werken: 1^ste helft mei 2019.

Aanvang werken: 1^ste helft juli 2019.

Voorlopige oplevering: 2^de helft augustus 2019.

Definitieve oplevering: 2^de helft augustus 2020.

Opmerking: sinds 1 juni 2016 is het archeologieluik van het Onroerenderfgoeddecreet (12 juli 2013) volledig in werking. Voor de aanvrager van een stedenbouwkundige vergunning  betekent dit een verplichting om in bepaalde gevallen een bekrachtigde archeologienota bij de vergunningsaanvraag te voegen. Door de erfgoedwaarde van het park en de perceelsoppervlakte (> 300 m2) valt het huidige project binnen de bepalingen van dit decreet. Op basis van het uiteindelijk ontwerp dient met de stedenbouwkundig ambetenaar bekeken te worden of de opmaak van een archeologienota al dan niet verplicht is. Indien ja, dan heeft dit aanzienlijke consequenties voor de timing. De opmaak van een nota duurt immers tussen de 10 en 22 weken en dient voor het indienen van de bouwaanvraag opgemaakt te worden. Dus bovenstaande timing is onder voorbehoud.