2017_RVBAGSO_00051 - Patrimonium, Vastgoedprojecten, De Pit, Frankrijklei 71-73, verhuis ondersteunende diensten AG SO, SO/16/1241699 - Projectvoorstel - Goedkeuring

De visie op de transitie van het AG SO, naar een waardengedreven netwerkorganisatie en meer specifiek op de school die centraal staat en wordt ondersteund door het service- en coördinatiecentrum 2.0, moet weerspiegeld worden in de nieuwe huisvesting van de ondersteunende diensten in De Pit. Vorm volgt immers visie. In de visienota (zie bijlage) worden een aantal principes omschreven en vastgelegd :

• Open huis
• Slimmer werken
• Plaats- en tijdonafhankelijk werken
• Gedifferentieerde flexwerkplekken
• Samen werken in flexibele netwerken
• Authentieke leeromgeving
• Duurzame mobiliteit
• Duurzaam energieverbruik
• Maximaal digitaal

Volgende afdelingen verhuizen naar de site op de Frankijklei:

De 5 kernsecretariaten van de onderwijsdivisies zijnde:

• kernsecretariaat basisonderwijs (BAO)
• kernsecretariaat buitengewoon onderwijs (BUO)
• kernsecretariaat secundair onderwijs (SEC)
• kernsecretariaat deeltijds kunstonderwijs (DKO)
• kernsecretariaat volwassenonderwijs (VWO)

De ondersteunende diensten zijnde:

• Beleidsondersteuning (BON)
• Onderwijsmanagement (OM)
• Marketing en communicatie (MC)
• Facilitaire diensten (DF)
• Informatie en communicatie technologie (ICT)
• Personeelszaken (HR)
• Juridische dienst (JUR)
• Vastgoedprojecten (VP)
• Financiën (FIN)
• Interne dienst voor preventie en bescherming (IDPB)

Het CLB en technisch onderhoud blijven gevestigd op een andere locatie. Beiden hebben specifieke ruimtebehoeftes die niet te integreren zijn in een standaard kantoorgebouw. Technisch onderhoud heeft nood aan ateliers en magazijnen. Het CLB heeft buiten kantoorruimtes ook behoefte aan medische circuits en deze genereren een grote stroom leerlingen. Deze stroom is niet vanzelfsprekend om op te nemen in de reguliere stroom voor het kantoor. De loskoppeling van de beide functies, kantoor en medische circuits, is niet gewenst waardoor enkel de administratie van het CLB integreren geen optie is. 

Het aantal medewerkers dat een werkplek zal hebben op de nieuwe locatie bedraagt 310. Dit komt overeen met circa 284 VTE’s.

De visienota is vertaald naar een programma van eisen.

Er worden 6 niveaus ingericht met werkplekken. Geen enkele medewerker heeft een eigen, gepersonaliseerde werkplek of een eigen afgesloten bureau. Dat resulteert logischerwijze in het toepassen van het principe van clean desk. Er wordt voorzien in zes verschillende soorten werkplekken. Op deze manier kan de medewerker in functie van het taakgericht werken kiezen welke werkplek het meest geschikt is op dat moment. Voor 85% van de medewerkers wordt een standaard werkplek voorzien. De werkplekken worden op het vlak van ICT uitgerust om dit mogelijk te maken.

Indeling van de functies in het gebouw

Op niveau -1 bevinden zich de logistieke en technische functies zoals het serverlokaal, het archief en de bergingen alsook de kleed – en doucheruimte voor het personeel.

Op niveau 0 komen het onthaal incl. verzending, de orthotheek, het EBHO lokaal en verschillende vergaderruimtes.

Op niveau +1 komt de gemeenschappelijke cafetaria en keuken, gekoppeld aan de buitenruimte en nog enkele vergaderruimtes.

Van niveau +2 tem +7 bevinden zich de werkplekniveaus voor de verschillende afdelingen. Deze niveaus worden niet open gesteld voor breed gebruik.

Op de dakverdieping, niveau +8,  komen er nog vergaderruimtes, een dakterras en technische ruimtes.

Voor deze verdere totaalrenovatie is het bouwheerschap gedelegeerd naar AG Vespa.

In de overeenkomst, die een projectgebonden aanvulling is op de algemene samenwerkingsovereenkomst AG SO – AG Vespa dd. 26/04/2013, worden de engagementen voor deze deelopdracht ruimer beschreven en wordt het kader voor de financiële verrekening voor de geleverde prestaties van het bedrijf vastgelegd. Alle modaliteiten voor de algemene samenwerkingsovereenkomst zijn ook van toepassing voor deze deelopdracht.

Goedkeuring directiecomité en raad van bestuur AG SO: april 2017

Opstart definitief ontwerp: mei 2017

Indienen bouwaanvraag: juli – augustus 2017

Uitvoeringsdossier en aanbesteding: najaar 2017 – voorjaar 2018

Gunning aannemer: mei 2018

Start werken: augustus 2018

Einde werken: december 2019

Verhuis AG SO: begin 2020

Niet van toepassing.

Niet van toepassing.

De stad Antwerpen wil de omgeving van de Lange Gasthuisstraat sterker profileren als winkel- en woongebied. Daarom zal het gebouw van het Autonoom Gemeentebedrijf Stedelijk Onderwijs Antwerpen (AG SO) aan de Lange Gasthuisstraat 15 (LG15) worden gevaloriseerd door de stad, die er eigenaar van is. Het AG SO zal het gebouw op termijn dus moeten verlaten.

Bij de zoektocht naar een locatie werd door het AG SO, samen met Stadsbeheer en AG Vespa, een prospectie gehouden. Het pand aan de Frankrijklei 71-73 kwam in beeld, dat na het verlaten van de piste om de lokale politie daarin onder te brengen, door AG Vespa ter verkoop op de markt werd gebracht.

Het college besliste op 8 juli 2016 (jaarnummer 6033) dat het AG SO kan verhuizen naar de site Frankrijklei 71-73 voor de huisvesting van alle ondersteunende diensten en kernsecretariaten van het AG SO. De gemeenteraad keurde op 21 november 2016 (jaarnummer 739) het budget 2017 van de stad goed. Daarin werd enerzijds budget voorzien voor de aankoop van het pand door de stad van AG Vespa voor 4.814.036 euro. Anderzijds is de investeringsdotatie van de stad aan het AG SO voor de renovatie en inrichting van het pand gestegen met in totaal 11.924.197 euro. Deze bijkomende dotatie is ook verwerkt in de budgetopmaak 2017 van het AG SO. De raad van bestuur van het AG SO keurde de budgetopmaak 2017 goed op 25 november 2016 (jaarnummer 194), inclusief de derde versie van het masterplan patrimonium, waarin het project van de Frankrijklei is opgenomen.

Het directiecomité van het AG SO keurde op 21 november 2016 (jaarnummer 359) de startnota ‘Het Stedelijk Onderwijs op weg naar een waardengedreven netwerkorganisatie – de school centraal, versterkt door netwerken’ goed. De raad van bestuur van het AG SO nam op 25 november 2016 (jaarnummer 172) kennis van deze startnota. In de nota is volgende passage opgenomen : “Het nieuw en geïntegreerd model van ondersteuningsnetwerk wordt ook zichtbaar gemaakt in een nieuwe huisvesting aan de Frankrijklei in 2019, waarbij het principe ‘ondersteunende diensten dichter bij de school’ wordt toegepast. Dit huis van het Stedelijk Onderwijs is een open huis, waar iedereen welkom is.”

De bouwkost is gebaseerd op een raming opgemaakt door AG Vespa.

In onderstaande tabel een oplijsting van de verschillende onderdelen van de projectkost (alle bedragen incl. BTW).

De projectkost is hoger dan de oorspronkelijke budgettering, die gebaseerd was op het ontwerp voor de huisvesting van de Lokale Politie Antwerpen, omwille van volgende redenen:

• Indexatie (van 2012 tem 2017)

• De bestaande trappen worden vervangen. Deze voldoen niet aan de normen van brandveiligheid (te steil). In het verleden werd hiervoor een afwijking gekregen bij de brandweer maar AG SO wenst deze aan te passen conform de regelgeving.  

• Het onderdeel technieken is fors gestegen door een stijging in de bezetting van het gebouw. De politie ging hier in trekken met +- 150 personen, het AG SO breng hier +- 310 medewerkers in onder. Dit heeft zijn impact op de dimensionering van de technische installaties en bijgevolg de kostprijs hiervoor.

Het dossier betreft geen AGIOn-dossier.

Prijsverschil met het bedrag voorzien in de projectfiche:

Het bedrag twv € 11.941.300,40 incl. btw, opgenomen in de Masterplantool is niet toereikend. Een bijkomend bedrag van € 1.194.081,80 zal opgenomen worden in de begroting van volgend legislatuur wanneer de bedragen effectief uitgegeven dienen te worden conform de uitvoering en bijhorende budgettaire spreiding van het project (zie tabblad financiering in bijlage).

Gezien de projectkost hoger is dan € 250.000 excl. btw heeft de raad van bestuur de beslissingsbevoegdheid.