2017_RVBAGSO_00082 - Secundair Onderwijs - Mandaat AG Stedelijk Onderwijs aan LOP Antwerpen voor Meldjeaan aanmeldingssysteem inschrijvingen eerste graad schooljaar 2018-2019 - Goedkeuring

De raad van bestuur AG Stedelijk Onderwijs heeft volheid van bevoegdheden en kan bevoegdheden delegeren.

Op 23 maart 2017 keurde de Algemene Vergadering van het Lokaal Overlegplatform (LOP) Antwerpen secundair onderwijs met een dubbele meerderheid, een meerderheid bij de onderwijspartners enerzijds en een meerderheid bij de niet-onderwijspartners anderzijds, een aanmeldingsprocedure goed voor het eerste jaar secundair onderwijs, met ingang van schooljaar 2017-18 (inschrijvingen voor schooljaar 2018-19). Een aanmeldingssysteem, ‘Meld Je Aan secundair’ (naar analogie met Meld Je Aan basisonderwijs) wordt ontwikkeld.

Alle secundaire scholen met een eerste graad zullen in dit systeem instappen.

Bij een aanmelding via het aanmeldingssysteem Meld Je Aan secundair (MJA) worden door MJA een aantal persoonsgegevens verzameld. Het gaat enerzijds om het rijksregisternummer (RRN) van de aangemelde leerling, noodzakelijk om tot een éénduidige identificatie van de aangemelde leerling te komen en daarmee te vermijden dat eenzelfde leerling op ongeoorloofde wijze meerdere keren aangemeld wordt, en anderzijds om een reeks bijkomende persoonsgegevens die nodig zijn, hetzij om na te gaan of het kind aan de wettelijke inschrijvingsvoorwaarden voldoet (geboortedatum, indicatorgegevens), hetzij om gegevens die nodig zijn om volgend op de aanmelding een inschrijving te kunnen realiseren.

Voor zover gebruikt in het kader van interne doeleinden waaronder de controle op de inschrij­vingen van leerlingen, zijn scholen wettelijk gemachtigd het RRN te gebruiken en zijn zij ook vrijgesteld van de verplichting tot aangifte bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer (CBPL) van de gegevens­verzameling die zij aanleggen. Deze machtiging en vrijstelling gelden niet automatisch voor het LOP voor de gegevens die bij de organisatie van MJA opgeslagen worden.

Naar analogie met het gebruik van het aanmeldingssysteem MJA in LOP basisonderwijs beroept men zich op een eerder geformuleerd besluit van het Sectoraal Comité van het Rijksregister omtrent de verzameling en verwerking van persoonsgegevens door een lokaal overlegplatform ten behoeve van de organisatie van een aanmeldingssysteem:

In zijn beraadslaging van 25 maart 2009 kwam het Sectoraal Comité van het Rijksregister tot de conclusie dat een LOP kan optreden als verwerker van de persoonsgegevens die in een aanmeldingsregister opgeslagen worden in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van de betrokken scholen. Vereist wordt dat tussen de betrokken verantwoordelijke schoolbesturen en het LOP een schriftelijke overeenkomst afgesloten wordt waarin de opdracht en de aansprakelijkheid van het LOP in verband met de organisatie van het aanmeldingsregister en de daarmee verbonden verzameling en verwerking van persoonsgegevens geregeld wordt.

Onderhavig voorstel van overeenkomst (zie bijlage) specifieert (in zeven artikels):

1. De opdracht die aan het LOP gegeven wordt (= organisatie van MJA).
2. Welke gegevens in MJA opgenomen worden.
3. Voor welke doeleinden die gegevens aangewend mogen worden.
4. Aan wie die gegevens doorgegeven mogen worden.
5. Welke technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen genomen worden & bepalingen inzake controle op correctheid van de gegevens.
6. De verantwoordelijkheid van medewerkers en organisaties die door het LOP ingeschakeld worden.
7. Duur van de overeenkomst.