2016_RVBAGSO_00195 - SO/2014/369 - Raamovereenkomst schoonmaak schoolgebouwen AG SO - Bijakte 1 - Goedkeuring

De financiële impact door de implementatie van de inhoud van onderhavige bijakte op basis van:

• het intensifiëren van de communicatie met de (school)directie;
• het extra inzetten van uren om de aangepaste schoonmaakprogramma's te realiseren en de strengere kwaliteitsbewaking van het schoonmaakresultaat te garanderen;

resulteert finaal in een jaarlijkse maximale meerkost voor het inzetten van extra uren en middelen van 360.040,01 euro exclusief btw of 435.648,41 euro inclusief 21% btw.

Het initiële gunningsbedrag (4 jaar) bedroeg 11.059.213,95 euro inclusief 21% btw. De totale meerkost van 1.306.945,23 euro inclusief 21% btw (3 jaar) betekent een verhoging van circa 11,82% ten opzichte van het initiële gunningsbedrag. De wijziging blijft in waarde beperkt tot vijftien percent van het oorspronkelijke opdrachtbedrag (cf. artikel 37 van het koninklijk besluit Uitvoering) en is budgettair voorzien.

Op basis van de eerder in dit besluit aangehaalde argumentatie en de daaruit volgende meerkost(en) zijn eenmalig en liggen vast voor de verdere looptijd van de raamovereenkomst.

Circa de helft van de voorziene meeruitgave zou bij een andere opdrachtnemer eveneens de totaaluitgave vermeerderen. Hiermee rekening houdende en hieruit volgend blijft de initiële rangschikking bij toewijzing van de opdracht (cf. beslissing 2015_RVBAGSO_00034) ongewijzigd.

Bevoegdheidsorgaan conform aankoopprocedures en goedkeuringsmatrix van het AG Stedelijk Onderwijs Antwerpen.

Op 24 april 2014 keurde de raad van bestuur van het Autonoom Gemeentebedrijf Stedelijk Onderwijs Antwerpen de gunning van de opdracht 'raamovereenkomst schoonmaak schoolgebouwen AG SO' op basis van bestek SO/2014/369 goed. De opdracht werd toegewezen aan de firma Gom nv.

Na de opstartfase en na een grondige analyse van de dienstverlening tijdens het afgelopen eerste jaar van de samenwerking door de afdeling facilitaire diensten van AG SO werd vastgesteld dat de gemaakte afspraken zoals opgenomen in het bestek enige bijsturing behoeven.

De afdeling facilitaire diensten van AG SO stelde specifieke contractvoorwaarden scherper om de vereiste kwaliteit in het kader van de resultaatsverbintenis te borgen. 

De wijzigingen aan de contractvoorwaarden werden door de afdeling financiën/aankoop en de juridische dienst van AG SO afgetoetst aan de wetgeving overheidsopdrachten. Overeenkomstig artikel 37 van het koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken d.d. 14 januari 2013 werd een bijakte bij de raamovereenkomst opgesteld. 

Om de gewenste kwaliteit te waarborgen, de dienstverlening in de scholen te verbeteren en de servicebeleving te verhogen zijn volgende aanpassingen nodig:

• in het kader van het functioneel gebruik van de lokalen (voorbeelden: gang die gebruikt wordt als refter, dubbele bezetting door naschoolse activiteiten ...) bestaat de noodzakelijkheid om aanpassingen door te voeren aan de schoonmaakprogramma's;
• striktere en concretere bepalingen om de gemaakte engagementen van de opdrachtnemer naar een resultaatsgerichte schoonmaak afdwingbaarder te maken;
• doordat taken die voorzien zijn in de dienstenniveau-overeenkomst, niet door de scho(o)l(en) worden uitgevoerd, is het noodzakelijk om bijkomende uren in te zetten;
• het intensifiëren van de communicatie tussen de opdrachtnemer en de scho(o)l(en);
• door complexe/soms verouderde infrastructuur die inefficiënties met zich meebrengt, is bijkomende inzet van uren en schoonmaakmachines noodzakelijk om de kwaliteit te borgen.

De wijzigingen die voortvloeien uit bovenstaande argumentatie werden in de bij dit besluit gevoegde bijakte opgenomen en zijn op de opdracht toepasselijk tijdens de uitvoering ervan.

Behoudens deze wijzigingen blijven de overige bepalingen van het bijzonder bestek voor de overheidsopdracht voor diensten met als voorwerp SO/2014/369 "Raamovereenkomst voor schoonmaak van schoolgebouwen van het AG Stedelijk Onderwijs" van toepassing.

• wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 25;
• wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten;
• koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen (hierna koninklijk besluit Uitvoering), meer bepaald artikel 37.