2016_RVBAGSO_00193 - SO2015_501 Raamovereenkomst voor het leveren, plaatsen en in gebruik stellen van onderwijsmeubilair - Gunningswijze en lastvoorwaarden - Goedkeuring

De totale geraamde uitgave van de opdracht, voor een looptijd van 4 jaar, bedraagt € 3.471.074,38 exclusief btw of € 4.200.000,00 inclusief btw.

Bevoegdheidsorgaan conform aankoopprocedures en goedkeuringsmatrix van het AG Stedelijk Onderwijs Antwerpen.

Bij opmaak van het bestek werden de verschillende divisies en de Interne dienst voor preventie en bescherming op het werk (IDPB) betrokken:

• op donderdag 15 september 2016 werd het voorontwerp verstuurd naar het beoordelingsteam;
• uiterlijk tegen woensdag 05 oktober 2016 diende het beoordelingsteam haar opmerkingen en/of aanvullingen kenbaar te maken;
• op 18 oktober 2016 werd, samen met het beoordelingsteam, het voorontwerp besproken;
• na het overleg van 18 oktober 2016 werd het bestek gefinaliseerd.

De huidige raamovereenkomst 'SO/2011/003 Raamcontract leveren en plaatsen onderwijsmeubilair' loopt ten einde op 31 december 2016. Het is dan ook aangewezen een nieuwe raamovereenkomst af te sluiten.

Financiën-aankoop stelt voor om voor deze aankopen een open offerteaanvraag met Europese bekendmaking 'SO2015_501 Raamovereenkomst voor het leveren, plaatsen en in gebruik stellen van onderwijsmeubilair’ uit te schrijven.

De betrouwbaarheid van de inschrijvers zal getoetst worden aan het toegangsrecht zoals bepaald in het Koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten klassieke sectoren.

Volgende selectiecriteria zijn van toepassing:

Economische en financiële draagkracht van de inschrijver:

• De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor de financiële - economische draagkracht van de inschrijver te beoordelen aan de hand van de jaarrekening (die de overheid zelf zal opvragen).
  De aanbestedende overheid zal de current ratio, acid ratio, brutomarge, nettorendabiliteit van het totaal activa voor belastingen en solvabiliteit berekenen.
   
• Een verklaring betreffende de totale omzet en de omzet van de bedrijfsactiviteit die het voorwerp van de opdracht is over de laatste drie beschikbare boekjaren, afhankelijk van de oprichtingsdatum of van de datum waarop de kandidaat of de inschrijver met zijn activiteit is begonnen, voor zover de betrokken omzetcijfers beschikbaar zijn (zie ‘bijlage C: Omzetcijfers het leveren, monteren en plaatsen van onderwijsmeubilair 2013-2014-2015’).

Minimumeisen:

• Uit het nazicht van de jaarrekening moet een gezonde financiële situatie (*) blijken.
  (*) De financiële ratio’s moeten overwegend positief zijn. 
• Een verklaring betreffende de totale omzet en de omzet van de bedrijfsactiviteit die het voorwerp van de opdracht is over de laatste drie beschikbare boekjaren, afhankelijk van de oprichtingsdatum of van de datum waarop de kandidaat of de inschrijver met zijn activiteit is begonnen, voor zover de betrokken omzetcijfers beschikbaar zijn (zie ‘Bijlage C: omzetcijfers leveren, monteren en plaatsen van onderwijsmeubilair 2013-2014-2015’). 
• De totale omzet van de laatste 3 boekjaren moet ten minste € 600.000,00 exclusief btw – € 726.000,00 inclusief btw op jaarbasis zijn.

Technische bekwaamheid van de inschrijver:

De inschrijver dient aan te tonen dat hij voldoende draagkracht heeft om deze opdracht tot een goed einde te brengen. De geschiktheid van de kandidaat wordt beoordeeld aan de hand van volgende criteria:

• Minimum drie referenties met betrekking tot gelijkaardige opdrachten tijdens de laatste 3 jaar, met vermelding van bedrag, datum en de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor ze bestemd waren in het algemeen en voor welke overheidsinstelling in het bijzonder. 

Voor elke referentieopdracht in de lijst worden volgende vermeldingen bijgevoegd:

• de opdrachtgever (met gegevens contactpersoon + telefoonnummer);
• het begin en einde van de uitvoering;
• de beknopte omschrijving van de opdracht (verschillende onderdelen);
• kostprijs.

De lijst wordt vergezeld van getuigschriften van goede uitvoering.

Minimumeisen:

Tenminste 3 referenties. Deze referenties bevatten een uitgebreide omschrijving van de levering aan overheids- en/of privaatrechtelijke personen met een waardering of appreciatie door deze overheids- en/of privaatrechtelijke personen. Referenties bij een overheid worden bewezen door certificaten die door de bevoegde overheid zijn opgesteld of geviseerd:

• datum van uitvoering (periode 2013, 2014, 2015);
• het referentiebedrag (ongeveer € 2.500,00 euro excl. btw / € 3.025,00 euro incl. btw in het totaal op jaarbasis);
• de publiek- of privaatrechtelijke instantie(s) waarvoor zij bestemd waren, inclusief de contactgegevens.

Bij ontstentenis van certificaten voor één of meer referenties voegt de inschrijver bij zijn offerte een verklaring op eer, met vermelding van een lijst van de voornaamste leveringen (die rechtstreeks verband houden met de opdracht zoals vermeld in dit bestek), die hij gedurende de laatste drie jaren heeft verricht, het bedrag, data en de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren, met vermelding van de contactpersonen (naam, tel.nr., e-mail) voor desbetreffende referenties.

Certificaten of verklaringen op eer inzake verschillende leveringen binnen dezelfde overeen-komst gelden slechts als één referentie. Certificaten of verklaringen op eer inzake verschillende overeenkomsten afgesloten bij dezelfde publiek- of privaatrechtelijke instantie kunnen wel gelden als verschillende referentie.

De opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de economisch meest voordelige offerte, rekening houdend met volgende gunningscriteria: 

1 Prijs: 40 punten

Totale offertebedrag 35 punten

Volumekorting 5 punten

2 Kwaliteit en gebruiksvriendelijkheid: 25 punten

3 Aanbod en diversiteit van de catalogus: 20 punten

4 Service: 15 punten  

Toelichting gunningscriteria

1 Prijs: 40 punten

1.1 Totale offertebedrag

Het totale offertebedrag 'Inventaris' zal beoordeeld worden volgens de regel van drie:

Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs.
De maximumscore bedraagt 35 punten (van de 40 punten)

1.2 Volumekorting: 5 punten

De inschrijver geeft via het offerteformulier op welke volumekorting bij grote bestelhoeveelheden van toepassing zijn.
De ‘volumekorting’ wordt beoordeeld volgens de regel van drie: Score offerte = (volumekorting/ hoogste volumekorting) * gewicht van het criterium volumekorting.
De maximumscore bedraagt 5 punten (van de 40 punten). 

2 Kwaliteit en gebruiksvriendelijkheid: 25 punten

Cfr. de technische specificaties (zie hoofdstuk III. Technische bepalingen) worden de voorgestelde producten beoordeeld op:

• De technische kwaliteit volgens bijgevoegde technische fiche en conformiteitsattesten;
• De gebruiksvriendelijkheid/functionaliteit;
• Het maatschappelijk verantwoord ondernemen: ecologische kwaliteit (het percentage aan gerecycleerde materialen, herkomst van het hout enz.)
• De ergonomische mogelijkheden.

De inschrijver voegt bij zijn offerte de technische fiches en conformiteitsattesten van het meubilair opgenomen in de inventaris (zie ‘III.4 Technische specificaties’ en bijlage D.1 ‘Inventaris’)

De aanbestedende overheid kan daarenboven voor de beoordeling van dit gunningscriterium:

• ofwel enkele meubelstukken laten demonstreren;
• ofwel een plaatsbezoek brengen bij de leverancier;
• ofwel een plaatsbezoek brengen bij één van de opgegeven referenties.

(zie ‘I.17 Demonstratie’).

Het gunningscriterium ‘kwaliteit en gebruiksvriendelijkheid’ zal als volgt beoordeeld worden:
- de inschrijver met de hoogste waardering krijgt het maximum van de punten;
- de andere inschrijvers worden verhoudingsgewijs gescoord ten opzichte van de hoogst gewaardeerde. 

3 Aanbod en diversiteit van de catalogus: 20 punten

De inschrijver moet bij de indiening van zijn offerte een papieren en digitale catalogus van het jaar 2017 (*) bijvoegen.  Buiten de vermelde items in de inventaris bestaat de mogelijkheid om ander onderwijsmeubilair (**) uit de catalogus te bestellen.

Het assortiment  (variatie en grootte van het productaanbod) aan algemeen onderwijsmeubilair, het assortiment (variatie en grootte van het productaanbod) aan onderwijsmeubilair voor kinderen met een beperking, kleurkeuze materialen, aantal modellen onderwijsmeubilair en de mogelijkheden om het meubilair uit te breiden (zie ‘III.13 Catalogus’)

Het gunningscriterium ‘Aanbod en diversiteit van de catalogus’ zal als volgt beoordeeld worden:

- de inschrijver met de hoogste waardering krijgt het maximum van de punten;
- de andere inschrijvers worden verhoudingsgewijs gescoord ten opzichte van de hoogst gewaardeerde.

(*) indien de catalogus voor 2017 nog niet beschikbaar is dient de inschrijver de catalogus van 2016 aan te bieden
(**) andere onderwijsmeubilair: meubilair dat behoort tot het voorwerp van deze overheidsopdracht.

4 Service: 15 punten

Onder service wordt verstaan (niet limitatief, verdere aanvulling kan worden gegeven door de inschrijver):

1. de communicatie/service voorafgaand aan de bestelling;
2. klantgerichtheid en bereikbaarheid (o.m. mogelijkheid tot face-to-face contacten als telefonische contacten, website, demo-opstellingen op locatie en/of in een  verkooppunt of bij een klant, Single point of contact SPOC, …);
3. beschrijving van de manier van uitvoeren van de opdracht vanaf het online plaatsen van de bestelling tot de facturatie;
4. promoties (o.m. periodes, wijze van kennisgeving …);
5. opmaak opstellingsplan/3D-plan;
6. leveringsvoorwaarden/leveringsmodaliteiten (o.m. leveringstermijn in kalenderdagen,  eventuele mogelijkheid tot spoedbestellingen, tussentijdse servicemogelijkheden bij niet tijdige of onvolledige levering …);
7. de uitvoeringswijze levering, montage en plaatsing van het onderwijsmeubilair op de aangegeven verdieping van een school/academie;
8. controle en toezicht bij de uitvoering;
9. de service na levering en plaatsing;
10. beleid rond retour van meubilair (terugnamevoorwaarden en omruilingsmogelijkheden);
11. de wijze van uitvoering en opvolging herstellingsaanvragen (o.m. herstellingen ter plaatse, herstellingen extern, servicemogelijkheden bij langdurige herstellingsperiodes, …);
12. klachtenopvolging (o.m. wijze van opvolging, reactietijd, …);
13. webapplicatie (o.a. structuur en gebruiksvriendelijkheid webshop, raadpleging prijzen via online applicatie, raadpleging voorraad via online applicatie, praktische uitvoering van de verkoop via de website, mogelijkhe(i)d(en) opbouw webapplicatie op maat van de aanbestedende overheid …;
14. …

(zie ‘II.3 Bestellingen’ en ‘II.4 Leveringstermijn en plaatsing’, ‘II.5 Veiligheid en hygiëne’, ‘II.10 Herstellingen’, ‘II.21 Meldingsplicht’ en hoofdstuk III. Technische bepalingen).

Het is de inschrijver toegelaten om te verwijzen naar bijkomende informatie op de eigen website over aangeboden diensten.

 Indien er een prijs verbonden is aan de (extra) dienstverlening, zal deze prijs mee beoordeeld worden onder dit gunningscriterium en niet bij ‘prijs’ (zie eveneens ‘I.5 Prijsvaststelling’).

Het gunningscriterium ‘service’ zal als volgt beoordeeld worden:
- de inschrijver met de hoogste waardering krijgt het maximum van de punten;
- de andere inschrijvers worden verhoudingsgewijs gescoord ten opzichte van de hoogst gewaardeerde.

Looptijd

Totale looptijd van deze opdracht: 48 maanden

Vermoedelijke begindatum van deze overheidsopdracht: april 2017

Vermoedelijke einddatum van deze overheidsopdracht: april 2021 (d.i. inclusief mogelijke verlengingen).

De raamovereenkomst heeft een initiële looptijd van één jaar te rekenen vanaf de datum vermeld bij sluiting van het contract. Na het verstrijken van deze initiële looptijd kan de opdracht driemaal worden verlengd met een periode van één jaar, op basis van artikel 37 § 2 van de Wet op de overheids-opdrachten. De totale duur (incl. verlengingen) bedraagt maximaal 4 jaar. 

1. Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen. Hierna genoemd ‘de wet op de overheidsopdrachten’.
2. Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen. Hierna genoemd ‘KB Plaatsing d.d. 15 juli 2011’.
3. Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. Hierna genoemd ‘KB Uitvoering d.d. 14 januari 2013’.
4. Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. Hierna genoemd ‘Rechtsbeschermingswet’
5. Het Algemeen Reglement van 4 augustus 1996 voor de Arbeidsbescherming (ARAB), Welzijnswet en Codex over het welzijn op het werk.
6. Wet van 11 februari 2013 tot vaststelling van sancties en maatregelen voor werkgevers van illegaal verblijvende onderdanen van derde landen.
7. De Europese Norm NBN EN 1729 ‘Meubelen – Stoelen en tafels voor onderwijsinstellingen’.

De in dit deel weergegeven toepasselijke reglementering en normen zijn niet-limitatief opgesomd. De inschrijver wordt geacht alle van toepassing zijnde bepalingen te kennen en in overstemming met de van toepassing zijnde regelgeving en normen te hanteren.