2017_CBS_04109 - Bestek GAC/2017/4508 - Raamovereenkomst voor de planning en aankoop van mediaruimte voor de groep Antwerpen. Selectieleidraad en procedure - Goedkeuring

Motivering van de procedure

Er wordt gekozen voor een onderhandelingsprocedure met bekendmaking omdat de opdracht niet exact te omschrijven is. De opdrachtnemer kan voor verschillende projecten worden ingezet, gaande van de ontwikkeling van profilerende en sensibiliserende campagnes tot het formuleren van strategische marketing- en communicatieadviezen die kunnen kaderen in alle beleidsdomeinen waar de groep Antwerpen aan werkt.

De procedure voorziet dan ook in onderhandelingsmoment met de inschrijvers om zo de uiteindelijke overeenkomst beter te kunnen afstemmen op de noden van de aanbestedende overheid.

Selectiecriteria

Financiële en economische draagkracht van de inschrijver

De inschrijver geeft een overzicht van de jaarlijkse omzet over de periode 2014-2016. De jaarlijkse netto omzet dient minimaal 2.000.000 EUR te bedragen. Kandidaten die zich uitsluitend inschrijven voor perceel 2 van deze opdracht hebben een minimale jaaromzet van 500.000 EUR.

Technische bekwaamheid of beroepsbekwaamheid van de inschrijver

Voor perceel 1 zullen maximaal de 4 hoogst gerangschikte kandidaten weerhouden worden op basis van de hierna genoemde selectiecriteria, voor perceel 2 worden maximaal de 5 hoogst gerangschikte kandidaten weerhouden.
De geselecteerde kandidaten voor perceel 1 die tijdig een regelmatige offerte indienen, en die niet als winnaar worden weerhouden, ontvangen een forfaitaire vergoeding van 2.500 EUR inclusief BTW. De geselecteerde kandidaten voor perceel 2 die tijdig een regelmatige offerte indienen, en die niet worden weerhouden, ontvangen geen vergoeding.

Beide percelen:

• De firma kiest zelf 2 cases die ze de afgelopen 5 jaar heeft gerealiseerd en toont aan dat ze ervaring heeft op vlak van analyse en rapportage. De firma toont aan op welke manier deze evaluaties werden voorgesteld aan de klant en welke templates hiervoor gebruikt worden. Dit op een totaal van 15 punten.

Perceel 1: 

• De firma moet aantonen dat ze de laatste 3 jaar, minimum 5 contracten in portefeuille heeft, met een omzet van minimum 100.000 euro per contract. De firma vermeld per opgegeven referentie de verschillende types van opdracht die in deze referenties vervat zitten. Dit op een totaal van 5 punten.
• Selectie van drie zelf te kiezen cases van uitgevoerde contracten, op een totaal van 30 punten.
• De firma kiest zelf 2 cases die ze de afgelopen 5 jaar heeft gerealiseerd en toont aan dat ze ervaring heeft op vlak van 'Media planning' voor alle mediatypes en dit voor lokale, nationale en internationale doelgroepen. Dit op een totaal van 25 punten.
• De firma kiest zelf 2 cases die ze de afgelopen 5 jaar heeft gerealiseerd en toont aan dat ze ervaring heeft op vlak van 'Media buying' voor alle mediatypes en dit voor lokale, nationale en internationale doelgroepen. Dit op een totaal van 25 punten.

Perceel 2:

• De firma moet aantonen dat ze de laatste 3 jaar, minimum 5 contracten in portefeuille heeft, met een omzet van minimum 10.000 euro per contract. De firma vermeld per opgegeven referentie de verschillende types van opdracht die in deze referenties vervat zitten. Dit op een totaal van 5 punten.
• De firma kiest zelf 2 cases die ze de afgelopen 5 jaar heeft gerealiseerd en toont aan dat ze ervaring heeft op vlak van 'Media planning' voor lokale mediatypes en dit voor lokale en zeer diverse doelgroepen. Dit op een totaal van 25 punten.
• De firma kiest zelf 2 cases die ze de afgelopen 5 jaar heeft gerealiseerd en toont aan dat ze ervaring heeft op vlak van 'Media buying' voor lokale mediatypes en dit voor lokale en zeer diverse doelgroepen. Dit op een totaal van 25 punten.

In toepassing van artikel 26§2, 3° van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, zal deze opdracht gegund worden bij onderhandelingsprocedure met bekendmaking omdat voor zover door de aard van de te verlenen diensten de specificaties van de opdracht niet voldoende nauwkeurig kunnen worden vastgesteld om de opdracht bij aanbesteding of offerteaanvraag te plaatsen.

In toepassing van artikel 58 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 betreffende de overheidsopdrachten, dient de dienstverlener van een opdracht voor diensten overeenkomstig de bepalingen van artikelen 67 en 72, zijn financiële en economische draagkracht en zijn technische bekwaamheid aan te tonen.

In toepassing van artikel 2, 4° van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, zal de stad Antwerpen optreden als aankoopcentrale in die zin dat ze overheidsopdrachten of raamovereenkomsten met betrekking tot diensten plaatst die bestemd zijn voor aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten.

Om in de periode 2018-2022 de externe communicatie van de stad Antwerpen naar bewoners, bedrijven, bezoekers en studenten verder te zetten, wil de stad Antwerpen een beroep doen op een of meerdere externe partners op het vlak van mediastrategie, -planning en –aankoop.

De mediapartner werkt samen met de externe bureaus door de stad aangesteld om het marketing- en communicatiebeleid verder uit te bouwen op het vlak van merk- en campagnestrategie en campagnecreatie.

Voor elke campagne wordt bepaalt tot wie ze zich richt en wat het gewenste bereik is. Dit kan zich beperken tot een lokale campagne op district- of stadniveau maar ook over de stadsgrenzen heen gaan tot regio WAK (Waasland Antwerpen Kempen), of de gehele provincie Antwerpen. Voor bepaalde campagnes wordt een nationaal of zelfs internationaal bereik beoogd, telkens gericht op één of meerdere doelgroepen. Daarnaast zet de stad Antwerpen sterk in op digitale vernieuwing en sociale media, wat zich ook in de communicatie- en mediamix en campagnes laat merken.

Hiervoor wordt de specifieke expertise en ervaring van één of meerdere mediapartners gezocht en wordt de opdracht tevens opgedeeld in 2 percelen:

1. Perceel 1: uitwerken van een mediastrategie + tactische mediaplanning & - aankoop van grote, positionerende campagnes.
2. Perceel 2: mediaplanning en –aankoop voor kleine, lokale campagnes. 

Artikel 57 § 3, 5° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het vaststellen van de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht van dagelijks bestuur.