2017_CBS_10148 - Contractbeheer - Bijkomende opdracht - Goedkeuring

Alle processen die verband houden met contractbeheer in de ruime zin, dienen te worden gestroomlijnd en geoptimaliseerd. Het gaat in casu om een complexe opdracht waarvoor een proceseigenaar moet worden aangeduid. Het is aangewezen hiervoor een task force op te richten onder leiding van een lid van het managementteam, zodanig dat met een duidelijke mandatering, beslissingen kunnen genomen worden. Het contractbeheer sluit nauw aan bij de materies van de bedrijfseenheid Financiën, aangezien naast het opvolgen van de contractvoorwaarden, steeds financiële implicaties met contracten gepaard gaan. Om deze reden is het wenselijk de bedrijfsdirecteur van de bedrijfseenheid Financiën, mevrouw Ann Neels, bijkomend te belasten met deze opdracht rond het contractbeheer. In nauw overleg met de interne auditdienst zal aan Ann Neels de opdracht worden gegeven om onder meer:

• een multi-disciplinair team samen te stellen om dit project op te nemen;
• een oplijsting te maken van alle mogelijke categorieën van contracten en verbintenissen (zoals onder meer concessies, subsidiëringen en toelagen, enzovoort);
• een prioritisering en plan van aanpak voor te leggen aan de stadssecretaris, strategisch coördinator en het managementteam;
• hierover op regelmatige wijze te rapporteren aan het managementteam en het college.

Deze opdracht sluit ook aan bij de realisatie van het plan van aanpak van de bedrijfsdirecteur van de bedrijfseenheid Bestuuurszaken dat eerder aan het college werd voorgelegd naar aanleiding van de audit contractbeheer.

Het contractbeheer zit in de stedelijke organisatie verspreid over verschillende bedrijfseenheden. Er is nood om dit te centraliseren en één aanspreekpunt aan te duiden.