2017_CBS_07773 - Sport. Evenementenhal Park Spoor Noord - Aanvraag event Venuez 2018 - Goedkeuring

Evenementen met nationale of internationale uitstraling zijn belangrijk voor de stad. Het positieve, bruisende imago van de stad Antwerpen wordt benadrukt. Deze evenementen zijn van economisch en promotioneel belang voor de stad.

Op 10 juni 2016 (jaarnummer 191) keurde het college de overdracht van de evenementenhal van de Parkloods van de bedrijfseenheid Stadsbeheer naar de bedrijfseenheid Cultuur, Sport, Jeugd en Onderwijs goed.

Marvin Media vraagt om te beschikken over de evenementenhal Park Spoor Noord voor de organisatie van de horecabeurs Venuez 2018.
Ook Venuez 2017 vond dit jaar plaats in de evenmentenhal Park Spoor Noord. Het was een geslaagd event met een internationale uitstraling met bijgevolg een meerwaarde voor de stad Antwerpen.

Het Venuez event 2017 bracht wel schade aan het openbaar domein toe. De stad wil dit in 2018 voorkomen door vooral de organisatie van de mobiliteit en de veiligheid voor de buurbewoners te verbeteren.
Voor de organisatie van het event in 2018 dient Marvin Media volgende voorwaarden te respecteren.

• De reeds bestaande voorwaarden zoals beschreven in het huidige gebruikersreglement (jaarnummer 854 - Stedelijke gebruiksreglementen - Infrastructuur stadsbeheer - Goedkeuring);
• de betwistingsprocedure bij de groendienst voor de factuur van 19.419, 00 EUR over schade aan het openbaar domein van de editie 2017 dient eerst afgerond te zijn. Het contract kan pas worden opgemaakt vanaf het moment de factuur is betaald, hetzij geannuleerd;
• de organisatie dient een mobiliteitsplan op te stellen en politietoezicht aan te vragen met focus op foutparkeerders;
• enkel de ingang ter hoogte van Damplein 31 mag gebruikt worden voor de opbouw en afbraak van het evenement. De verharde kasseistrook is hier op voorzien. De andere paden in het park niet;
• er wordt geen toelating gegeven om een andere ingang van het park te gebruiken;
• de organisator van het evenement maakt een laad- en losschema voor leveranciers op. Er wordt op voorhand een inventaris aangelegd van de leveranciers; hoeveel wagens, welk type wagen, eventueel nummerplaat. Aan de hand van deze inventaris maakt de organisator een haalbaar en veilig laad- en losschema/spreidingsplan op. Afhankelijk van het aantal leveranciers/ wagens worden er x-aantal op- en afbraakdagen ingepland;
• dit spreidingsplan wordt op voorhand voorgelegd aan politie en parkteam om de haalbaarheid en veiligheid af te toetsen;
• de organisator beschikt over een lijst (wagens en/of nummerplaten  of gegevens van leveranciers) die mogen laden en lossen;
• wagens/leveranciers die niet op de lijst staan, mogen het park niet inrijden;
• het park is een autovrije zone. Parkeren kan nooit. Laden en lossen wel;
• uitzondering voor de organisatie: zij mogen gebruik maken van de 18 parkeerplaatsen aan de achterzijde van de Parkloods, mits toelating van politie. Deze parkeerplaatsen zijn voor personenwagens en lichte vrachtwagens;
• de organisator maakt, zoals voorbije jaren, een mobiliteitsplan op voor het evenement zelf. De mogelijkheid voor shuttle bussen, om mensen naar evenement te voeren, kan bekeken worden;
• de brandwegen rondom het gebouw moeten te allen tijde vrij blijven voor hulpdiensten. Deze wegen mogen niet gebruikt worden. Noch om over te rijden, noch om te parkeren of laden en lossen;
• nooit parkeren en/of laden en lossen op het dolomietpad. Dit pad is hier niet voor geschikt;
• nooit op het gras rijden, parkeren en/of laden en lossen. Dit brengt het gras ernstige schade toe;.
• nooit in de boomvakken (cirkels rond de bomen) rijden, parkeren en/of laden en lossen. Dit brengt de boomwortels ernstige schade toe;
• laden en lossen buiten de kruinen van de bomen;
• indien er buiten de evenementenhal constructies worden opgetrokken door de organisatie dient deze opstelling te worden afgestemd met en goedgekeurd door het stedelijk evenementenloket (http://evenementen.antwerpen.be/).

De aanvraag voor het gebruik van de evenmentenhal Park Spoor Noord is in optie genomen als volgt:

Voor de berekening van de retributie voor de evenementen adviseert de dienst sport en recreatie om voor de opbouw en afbraak van het event, de helft van de werkelijke huur aan te rekenen volgens de tarieven vastgesteld in het huidige retributiereglement van de evenementenhal Park Spoor Noord (2013_GR_00690 - Retributiereglement - Evenementenhal Park Spoor Noord - Goedkeuring)

De opvolging van de facturatie verloopt via Fenix en SAP.

Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, inzonderheid artikel 57 §3, 1° bepaalt dat het college de daden van beheer over de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen binnen de door de gemeenteraad algemene regels dient uit te voeren.