Antwerp City Drops is een eigen organisatie van de stad Antwerpen met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide deelnemers- en publieksopkomst en een interessante communicatie – en mediawaarde. De sporttechnische organisatie en sponsorrekrutering werd uitbesteed aan Fast Forward.
Het project kadert in het bestuursakkoord 2013-2018 en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid Cultuur, Sport, Jeugd en Onderwijs.
De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:
In toepassing van artikel 26§1, 2° b) van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, zal deze opdracht gegund worden bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking omdat het gaat om diensten bestaande uit de herhaling van soortgelijke diensten, die door dezelfde aanbestedende overheid worden gegund aan degene die de oorspronkelijke opdracht uitvoert, op voorwaarde dat deze diensten overeenstemmen met een basisontwerp en dit ontwerp het voorwerp uitmaakte van de oorspronkelijke opdracht, geplaatst bij aanbesteding of offerteaanvraag. De mogelijkheid om deze procedure aan te wenden, werd bij het in mededinging stellen van de eerste opdracht vermeld. Bovendien zal de gunning van de herhalingsopdracht(en) gebeuren binnen drie jaar na de sluiting van de oorspronkelijke opdracht.
Hoofdstuk VI artikel 2.1 van het opportuniteits- en bevoegdhedenkader beoordeling van evenementaanvragen zoals goedgekeurd door het college op 31 maart 2017 (jaarnummer 2990).
Artikel 3 c) en artikel 7 van het retributiereglement van 21 maart 2016 op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties (jaarnummer 180)
Artikel 3 en artikel 9 van het gebruiksreglement van 16 december 2013 betreffende het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen (jaarnummer 760).
Artikel 2 en artikel 4 van het retributiereglement van 27 juni 2016 betreffende logistiek materiaal, (evenement gerelateerde) reiniging van het openbaar domein en gebruik elektriciteit in beheer van de stad Antwerpen.
Artikel 7 van het retributiereglement van 21 maart 2016 voor het vrijhouden van parkeerplaatsen door tijdelijk parkeerverbod (jaarnummer 191).
Op 27 januari 2017 (jaarnummer 11182) keurde het college de kalender van de bovenlokale sportevenementen 2017 goed. Antwerp City Drops is één van de sportevenementen vermeld in dit collegebesluit.
Onder de naam Antwerp City Drops laat Antwerpen in het weekend van 23 en 24 september 2017 het beste van de (inter)nationale urban scene op de stad los. Op verschillende locaties in de binnenstad geniet je gratis van urban sports, lifestyle en culture. In afwachting van het festival (Antwerp City Drops) in september wordt Antwerpen al warm gemaakt met meer dan 60 activiteiten op lokaal niveau in de districten van mei tot en met september.
Voor de selectie van het organisatiebureau werd er gebruik gemaakt van de procedure van een herhaling van gunning (op basis van bestek VZW ANTWERPEN SPORTSTAD 2015/1). Naar aanleiding van een nieuw uitgewerkt voorstel op basis van de evaluatie en aanpassingen van budgettaire accenten, besliste de vzw Antwerpen Sportstad de opdracht voor de organisatie van Antwerp City Drops en het rekruteren van sponsorgelden te gunnen aan Fast Forward, Blazoenstraat 34A, 9000 Gent, met ondernemingsnummer 0477.413.412.Voor deze opdracht wordt een budget ter beschikkings gesteld van 150.000,00 EUR (exclusief btw)
De nadruk van het evenement ligt op spektakel (spectaculaire demonstraties – kijksport) en participatie (workshops, initiaties – doesport) waarbij het organisatiebureau zal samenwerken met lokale partners om een maximaal draagvlak en optimale publieksopkomst te garanderen (inschatting 40.000 toeschouwers verdeeld over twee dagen). Naast de verschillende sportactiviteiten zal er ook een muzikaal luik zijn. Dit gedeelte zal tijdens de nacht van zaterdag op zondag plaatsvinden waarbij de bezoekers met één ticket toegang krijgen tot verschillende clubs in Antwerpen.
De organisatiezone zal uitgestrekt zijn over:
Tijdens de op- en afbouw zullen de organisatiezones op bovenvermelde locaties maximaal afgeschermd worden.
In 2017 zal de organisatiezone aan de Jordaenskaai een week vroeger in gebruik genomen worden. Vanaf zondag 17 tot en met vrijdag 22 september 2017 zullen jongeren en scholen al gebruik kunnen maken van het skatepark. Ze zullen gedurende die week initiaties kunnen volgen en vrij skaten:
De invulling van deze zones gebeurde in afstemming met politie, brandweer, Park Spoor Noord (parkbeheer), mobiliteit, groendienst, markten en foren alsook horeca management om de impact van het evenement duidelijk af te stemmen op hun werking.
De organisatie respecteert de adviezen en voorwaarden van de stedelijke diensten, de veiligheidsvoorwaarden van politie en brandweer en de voorwaarden van manifestaties op de openbare weg. De op- en afbouwtijd wordt beperkt en catering wordt voorzien (afstemming met omliggende zaken). Er zijn geen afgesloten vip-zones en het open karakter van de omgeving blijft behouden. Op zaterdag 23 september 2017 wordt het evenement uiterlijk om 22.00 uur afgesloten. Op zondag 24 september 2017 uiterlijk om 18.00 uur. Eventuele beschadigingen aan het openbaar domein zullen worden verhaald op de organisatie.
De stad verleent cateringexclusiviteit aan Fast Forward op de bovenvermelde locaties. Hieronder wordt het beheer van het openbaar domein verstaan met het oog op het toewijzen van standplaatsen voor ambulante handelsactiviteiten.
Ambulante handelaars worden niet toegestaan tijdens de duur van de domeinconcessie voor de beschreven zones. Uitgezonderd de bestaande ambulante handelaars die voorafgaand een concessie verkregen van de stad. Voor deze laatste partij dient bekeken te worden in het kader van de inplanting van het evenemententerrein of ze op hun bestaande plek kunnen blijven staan of moeten uitwijken naar een andere zone.
Fast Forward heeft het recht om tijdens de duur van de domeinconcessie een cateringpartner aan te stellen en hiervoor een standplaatsvergoeding te vragen. Een inplantingsplan met opname van standplaatsen van de cateringstanden wordt door Fast Forward bezorgd uiterlijk begin september (van het betreffende werkingsjaar). Bijgevoegd bij het plan wordt een overzicht bezorgd van de identiteitsgegevens van de cateringpartner, het middel waarmee de activiteiten worden uitgeoefend, de aard van de producten of diensten die zij gemachtigd zijn te verkopen, de standplaatsen die hen zijn toegewezen en een kopij van de overeenkomst zoals afgesloten tussen Fast Forward en de cateringpartner. Standhouders dienen zich te houden aan de voorschriften en richtlijnen zoals vastgesteld in het gemeentelijk politiereglement en de voorwaarden manifestaties op de openbare weg.
De bestaande horeca aan de verschillende organisatiezones dient maximaal te kunnen meegenieten van het evenement. Horecaondernemers krijgen de kans een bijkomende drank –en eetstand te plaatsen op hun vergund terras voor klanten indien dit voorafgaandelijk wordt aangevraagd met een (verkorte) evenementenaanvraag. Er mag geen overlast ontstaan voor naburige panden of handelszaken. Terrasuitbreiding wordt bekeken vanuit veiligheidsoverwegingen en beschikbaar ruimtegebruik (comfort en doorstroming bezoekers van het evenement). Terrasinperking zal eveneens bekeken worden, maar uiteraard alleen indien het niet anders kan omwille van veiligheidsredenen.
Aan de stad Antwerpen wordt het volgende gevraagd:
Een veiligheidsdossier wordt opgemaakt volgens de richtlijnen van politie en brandweer.
Principieel gunstig advies van brandweer, politie, OS/evenementen, mobiliteit, markten en foren onder voorwaarde van het respecteren van de opgelegde voorwaarden en het vervolledigen van het dossier. Het definitieve advies wordt eerstdaags gefinaliseerd na vervollediging van het dossier door de organisator.
Stad Antwerpen zal naar aanleiding van Antwerp City Drops opnieuw een communicatiecampagne voeren. De campagne werd goedgekeurd op het college van 7 juli 2017 (jaarnummer 6199).
Dit evenement wordt volgens het opportuniteits- en bevoegdhedenkader evenementen zoals goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen op 31 maart 2017 (jaarnummer 2990) ingedeeld in categorie 1 (eigen evenement georganiseerd door de stad Antwerpen) en wordt vrijgesteld van alle kosten en retributies (inname openbaar domein, logistiek materiaal, nutsverbruik, opkuis, afvalcontainers, retributieparkeerverbodsborden en verwijderen straatmeubilair).
De vzw Antwerpen Sportstad voorziet een budget van 150.000,00 EUR (exclusief BTW) voor Fast Forward volgens de voorwaarden van de gunning ANTWERP URBAN FESTIVAL 2016/004.
De communicatiecampagne voor Antwerp City Drops is een releaseproject voor ondernemen en stadsmarketing. De totale campagne wordt begroot op 75.000,00 EUR. Voor de campagne wordt samengewerkt met mediabureau Maxus via een raamcontract. Er werden aparte bestekken opgevraagd voor niet-regulier drukwerk.
Onder voorwaarde van het respecteren van de opgelegde voorwaarden en het vervolledigen van het dossier.
Onder voorwaarde van het respecteren van de opgelegde voorwaarden en het vervolledigen van het dossier.
Onder voorwaarde van het respecteren van de opgelegde voorwaarden en het vervolledigen van het dossier.
Onder voorwaarde van het respecteren van de opgelegde voorwaarden en het vervolledigen van het dossier.
Onder voorwaarde van het respecteren van de opgelegde voorwaarden en het vervolledigen van het dossier.
Het college keurt de organisatie en de gevraagde ondersteuning goed voor Antwerp City Drops dat plaatsvindt op zaterdag 23 en zondag 24 september 2017 op de Groenplaats, Grote Markt, Steenplein, Jordaenskaai, Park Spoor Noord, Sint-Jansvliet en Vrijdagmarkt.
Het college verleent de organisator, Fast Forward, Blazoenstraat 34A, 9000 Gent, de gevraagde toelatingen, indien men rekening houdt met:
Het college keurt de afvaardiging goed van de schepen voor sport volgens protocollaire afspraken.
Het college geeft opdracht aan:
| dienst | taak |
| LP/OO/EV |
|
| SB/L/BOF |
|
| SB/SR |
|