2017_CBS_07796 - Beheer geïnde gelden - Kasverschillen gemeld in januari-augustus 2017. Ontheffing verantwoordelijkheid stadssecretaris - Kennisneming

Aangezien de vorige stadssecretaris, Roel Verhaert, sinds 1 september 2017 met pensioen ging, dienen voor de periode januari - augustus van 2017, in het kader van het beheer van geïnde gelden, de kasverschillen nog gerapporteerd te worden aan de gemeenteraad.

In het kader van het interne controlesysteem werden procedures voor de inning van geringe dagontvangsten uitgewerkt. Deze procedures beschrijven de aanstelling van geldinners, het beheer van geïnde gelden en de te volgen stappen in geval van kasverschil, diefstal of fraude.

In de periode van januari 2017 tot en met augustus 2017 zijn 333 kasverschillen gemeld (inclusief onregelmatigheden), waarvan 137 kastekorten voor een bedrag van -2.863,24 EUR en 196 kasoverschotten voor een bedrag van + 942,51 EUR.

Er werden in het eerste kwartaal twee onregelmatigheden gemeld in verband met de ontvangsten. Voor de onbrekende ontvangsten bij stadsloket Ekeren, werd er door interne audit een onderzoek opgestart. Hieruit bleek dat er geen indicatie was van kwaad opzet en werd er geconcludeerd dat over een periode van 5 jaar verschillende fouten cumuleerden. In zwembad Ieperman werd er melding gemaakt van gevonden gelden. Hiervan kon de oorsprong niet achterhaald worden. 

Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 bepaalt de bevoegdheden van de stadssecretaris en de financieel beheerder.
Op grond van artikel 100 §3 is de stadssecretaris verantwoordelijk voor de chartale gelden en de kasverrichtingen.

Het Gemeentedecreet, artikel 162 §2, bepaalt dat de secretaris onder zijn verantwoordelijkheid, na advies van de financieel beheerder, personeelsleden van de gemeente die onder zijn gezag staan, kan belasten met de inning van geringe dagontvangsten.

De omzendbrief ABB 2006/19 van 1 december 2006 definieert geringe dagontvangsten als ontvangsten die onmiddellijk geïnd worden. Men spreekt van een onmiddellijke inning als de inning samenvalt met de vaststelling van het invorderingsrecht (bijvoorbeeld toegangsgeld voor een museum).

Deze omzendbrief stelt bovendien dat de inning van geringe dagontvangsten door personeelsleden het voorwerp moet zijn van een procedure binnen het interne controlesysteem.

Op 26 mei 2008 (jaarnummer 1066) keurde de gemeenteraad de voorwaarden goed waaronder personeelsleden kunnen worden belast met de inning van geringe dagontvangsten en gaf de gemeenteraad opdracht aan de stadssecretaris tot het uitwerken van procedures met de modaliteiten voor de inning van geringe dagontvangsten.

Op 4 maart 2009 (jaarnummer 176) nam het managementteam kennis van de procedures voor de inning van geringe dagontvangsten.

Op 17 juli 2009 verscheen de dienstnota "Financiën: procedures voor de inning van geringe dagontvangsten" (D2009.147), die weergeeft welke procedures bij de inning van geringe dagontvangsten nageleefd moeten worden.

Op 28 oktober 2009 (jaarnummer 710) besliste het managementteam om een doelgerichte en doelmatige risicobeheersing na te streven bij de inning van geringe dagontvangsten, en om de nodige stappen te ondernemen opdat deze aangepaste procedures binnen de bedrijfseenheden en districten nageleefd worden.

Op 16 september 2010 besliste de stadssecretaris dat de "kasverschillen" om de drie maanden worden geagendeerd.

Op 25 juli 2017 (jaarnummer 1011) nam de stadssecretaris kennis van de kasverschillen gemeld in het eerste en tweede kwartaal van 2017.

Op 29 augustus 2017 (jaarnummer 1150) nam de stadssecretaris kennis van de kasverschillen gemeld in de periode juli-augustus van 2017 en besliste om alle gemelde kasverschillen van januari-augustus 2017 voor te leggen aan college en gemeenteraad.

Op 26 juli 2017 (jaarnummer 429) nam het managementteam kennis van de kasverschillen gemeld in het eerste en tweede kwartaal van 2017.

Op 16 augustus 2017 (jaarnummer 428) heeft het managementteam kennis genomen van de geactualiseerde procedure voor dagelijks geldbeheer ontvangsten.

Op 30 augustus 2017 (jaarnummer 466) nam het managementteam kennis van de kasverschillen gemeld in juli-augustus van 2017.

Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 bepaalt de bevoegdheden van de stadssecretaris en de financieel beheerder.

Op grond van artikel 100 §3 van het Gemeentedecreet is de stadssecretaris verantwoordelijk voor de chartale gelden en de kasverrichtingen.

Artikel 162 §4 van het Gemeentedecreet bepaalt dat de gemeenteraad de voorwaarden bepaalt waaronder personeelsleden van de gemeente kunnen worden belast met de inning van geringe dagontvangsten.

De bevoegdheid voor de chartale gelden en de kasverrichtingen ligt in het kader van de functiescheiding bij de stadssecretaris. De stadssecretaris delegeerde zijn decretale bevoegdheden inzake financiën aan de bedrijfsdirecteur financiën.